苏文英

　　随着社会的现代化发展，档案事业也步入了数字化和网络化的时代。

　　一、学生档案管理手段的变革势在必行

　　学生档案管理是每一所高校不可缺少的重要组成部分， 它包含了学生的基本信息、家庭情况信息、奖励和惩处信息、是否毕业信息等，对于如何管理好档案至关重要。在这个科学技术不断发展，计算机技术日渐成熟，工作效率日渐提高的社会，光靠人工管理文件档案的方式已经过时了，随着时间的流逝，海量文件、数据的查找，更新和维护难度加大，难以满足师生需求。

　　有些学校是由学工处管理学生档案，有些学校是由教务处管理，各单位对档案的重视程度也不相同，目前大都由专职辅导员负责，他们既要做好教育工作，又要做好服务工作，任务繁重，往往要拖到学生即将毕业前才突击性地进行收集整理学生档案，这就很难齐全。利用了信息技术则这一问题彻底解决了，学生进校后按照电子档案的特征和格式填写内容，并要求各二级学院在规定的时间内汇总学生的相关信息，杜绝了各二级学院搞突击整理，确保学生档案的完整性。

　　二、信息化管理高校学生档案的优点

　　按照以往的工作方法，面对大量的学生数据材料，手工处理方法已经跟不上现代化的步伐，随着现代信息技术的飞速发展，许多学校已经具备了应用计算机和网络的能力，因此学生档案管理信息化必将使学生档案更加完善。

　　首先，信息技术改变高校学生档案的建立方式。信息的网络化和电子化方式管理后，学生信息不仅有纸质化信息，而且还有虚拟的电子信息，这就保证了档案材料不会缺失。

　　其次，信息技术扩大高校学生档案管理的空间广度。学生档案与其它档案相比具有保管时间短的特点，出于对档案信息利用最大化的考虑，在校期间能帮助广大师生、就业以后能帮助社会各界查询所需要的信息。

　　再次，信息的完整性也使档案有了一定的时效性。利用现代信息技术可以使高校学生档案实现信息完整化，也增强了档案的时效性，学生可以在就业期间让自己的信息材料充分发挥应有的作用。

　　三、进一步推进高校学生档案信息化管理

　　随着信息技术日新月异的发展，运用现代信息技术推动教育的改革，成为当今社会发展的潮流。当前高校学生档案信息化管理的主要目标和措施如下：

　　第一，加强网络建设是推进档案信息化管理的技术保障。网络是档案信息资源传输，交换和共享的载体，为了充分发挥档案信息化管理的整体效用，就要进行网络建设。在档案管理人、机结合的基础上，对档案信息建立数据库，逐步实现档案信息网络化，在原有的基礎上进一步改进，形成管理功能齐全的电子档案管理系统，更好地管理学生档案。

　　第二，加强电子文件的管理是做好档案信息化管理的关键。电子文件的载体稳定性差，易损坏，这就要求我们在生成，流转，处理，保管电子文件时的归档意识，加强对电子文件的管理，确保电子文件数据的原始性、安全性、可靠性、真实性、准确性。

　　第三，强化管理制度是档案信息化管理的安全保障。为了保证档案的安全完整，更要注意保密。为此，在查阅档案的过程中，必须采取可靠的加密手段和严格的制度措施，这样才不会造成数据库的损坏和丢失。

　　第四，严把档案材料质量关是进行信息化管理的基础。实行纸质档案和电子档案共存，管理人员将由二级学院或学工处、团委所形成的各类材料收集，整理，然后输入电脑，同时将纸质的材料放入学生档案袋保存，形成纸质档案与电子文件的一一对应，这样在查询是就准确、快捷地可以查询所需要的档案信息了。在接收材料时就要严把质量关，不规范的材料须退回重做，虽然眼前烦了点，但大大方便了日后管理，查询，提高了档案管理的利用效率。

　　第五，档案管理人员的专业化是档案信息化管理的基本保障。高校必须重视对从业人员的培养，在配备专职和专业的学生档案管理人员的同时，要对这些人员进行档案管理方面的知识和信息技术基础的培训，使他们能够灵活地操作电子档案管理系统，提高管理人员的业务能力。

　　时代在发展，各种管理方式也必须与时俱进，高校学生档案管理的信息化势在必行，我们必须更新理念，加强学习，大力借助现代化信息技术，努力使档案管理工作插上信息化的翅膀跃上新的平台。

　　（作者单位：常州工学院 ）

　　（责任编辑 刘冬杨）