陈 韵

　　(湖南涉外经济学院文法学院 湖南 长沙 410205)

　　秘书非语言应用技巧探析

　　陈 韵

　　(湖南涉外经济学院文法学院 湖南 长沙 410205)

　　秘书在人际交往中，为了更好地传达信息和交流思想感情，就要运用非语言符号，非语言符号是秘书在工作中进行语言沟通的辅助工具，本文分析了秘书在不同场合针对不同对象使用的非语言，从表情语、手势语和体姿语三方面入手，提炼出秘书非语言运用技巧，以期能帮助秘书进行有效沟通提高工作效率。

　　秘书；非语言；技巧

　　秘书非语言，即秘书在一定交际环境中，除语言因素以外的，对交际对象含有信息价值的那些因素。包括动态势语(面部表情、动作手势等)、静态势语(站姿、坐姿、空间距离)、类语言(叹息及叫喊等)、辅助语言(停顿沉默)。秘书与人进行信息沟通，语言的运用有时受表达环境的制约，而非语言就起到补充和辅助的作用，收到“此时无声胜有声”的效果。秘书想要具备良好的非语言运用能力，必须掌握非语言运用技巧。

1 善用微笑，如沐春风

美国心理学家艾帕尔·梅拉别思曾总结出公式：“心情的表达=7%的言语+38%的语音+55%的面部表情。”，我们且不去论证公式的精确度有多高，但至少可以从一个侧面揭示出面部表情的功用，而在秘书工作中面部表情最重要的部分就是微笑。

　　微笑是一种不出声的笑，只是脸部肌肉在活动，但它却有着非常丰富的内涵。微笑能为言语交流营造融洽的氛围，为成功的沟通打下良好的基础。辛迪克劳馥说：“女人出门若忘了化妆，最好的补救方法便是亮出你的微笑”。一个善于微笑的秘书，不仅表现出自身的良好形象，而且能树立公司的形象，展现公司的风采，使来访者能感受到公司的温暖，秘书不能把自己的消极情绪带到工作中，每天给自己一个会心的微笑，工作更有热情和激情，给身边的领导和同事一个微笑，可以创造一种和谐融洽的气氛，工作效率自然也会提高。

　　平时秘书在运用微笑传情达意时，一要真诚自然，发自内心的微笑，反映出自己待人的真心实意，善良友好，并非虚情假意，这便缩短了人与人之间的距离。二要适度得体，且不可无笑装笑，皮笑肉不笑，给人以虚情假意的感觉，也会让人很反感。

　　然而秘书在交际活动中，微笑要注意分清场合和对象，例如秘书人员在语言表扬下属时应利用面部表情微笑，用这种非语言来强调其赞扬，肯定之意。又如秘书在接待用餐时，要时刻注意自身的面部表情——微笑，这样可以营造一种轻松的用餐氛围。但在召开重要的会议、处理紧急或者突发事件、参加追悼大会时，就不能面带微笑。比如领导在与对方谈一个项目时，当对方开出一个较好的价位后，秘书觉得已经超出了原定好的价格而在旁边喜形于色，也许就是这一丝微笑，切断了己方能获取更多利益的机会。再如秘书传达近期或马上要执行的任务时就必须要保持严肃的面部表情，眼神交流要侧重于直视，身体保持直立，从而保证交流的环境比较紧张，使下级认识到任务的紧急，正确理解信息。

2 直观手态，传情达意

手势是有声语言的延伸，它是运用手掌、手指和手臂的动作变化来传递信息、表达感情的一种动态势语。它是非语言表达中最重要的部分，可以传达丰富多彩的信息，这是因为手是最灵活的器官，最为明显，最直观，因此秘书广泛利用手势来交流信息。在办文过程中，正确使用手势可提高办文效率，如秘书让文印人员打印文件时，附带手势“3”表示需要复印三份，这样能使文印人员加深对信息的记忆，降低信息在传播过程中的失真率。在办会过程中，合理使用手势能促进会议顺利开展，如秘书使用手势向左或向右来指挥会标的悬挂工作；将拇指和食指弯曲成圆，做出“OK”的姿势表示准备工作已完成；会中发生突发状况，有发言人不能及时到会时，秘书可以抬手示意主持人进行下一个环节，使其领会意图，确保信息准确传播。

　　秘书在使用手势语时要得当，这样能对口头语起到辅助、补充作用；使用不当，则有可能对沟通产生负面影响。所以秘书在使用手势语时要注意以下几个方面：其一，在频率上，切忌过于频繁，频率太高，这样不能给人以稳定沉着、冷静耐心的感觉，反给人烦躁焦虑、张狂傲慢的感觉，容易在领导或同事客人面前留下负面印象，有指手画脚之嫌。其二，在对象上，忌讳下对上使用，手势语主要在平级之间或者上级对下级使用，下级对上级使用一般是用于解释、说明等的情况，如果不分情况，则会给人傲慢不恭之感。其三，在幅度上，忌讳超出一定的范围，所谓幅度，就是指在使用手势语时手臂伸展的范围，使用手势语要特别注意把握一定的幅度。与人并坐、讲话时手不能伸到左右两边人的面前；与人面对面交谈，手势一般不要超过彼此距离的二分之一，否则就侵犯了对方的安全范围，令对方感到不安甚至反感。

　　对于秘书来说，无论使用哪种手势，都要与口语紧密结合，协调一致，运用手势要目的鲜明，克服随意性，应根据不同的对象、场合选用正确的手势。手势的动作要规范、适度，以给人优雅、含蓄、彬彬有礼之感。

3 协调体姿，自然亲和

秘书在人际沟通中，体姿不仅可以体现一个人的风度，也可以反映一个人的心理状态以及他对人对事所持有的态度。就秘书职业来说，对于体姿的要求甚为严格，因为这关系到个人的修养和公司的形象。

　　体姿语又可以分为动态体姿和静态体姿，动态体姿即为走姿，走姿最能体现一个人的精神风貌，协调稳健、轻松敏捷的走姿会给人以动态之美，表现出朝气蓬勃、积极向上的精神状态。

　　坐姿属于静态体姿，它既能体现一个人的形态美，又能体现一个人的行为美，符合礼仪规范的坐姿能传递出自信练达、积极热情和尊重他人的信息。秘书在实际工作中，要根据场合、座椅的高低及谈话对象的不同而灵活运用不同的坐姿，以达到交际的目的。比如与客人在洽谈业务时，坐满整个沙发，背往后靠、双臂环抱在胸前，会告诉别人提出的条件不满意或没有意向再跟你们继续交流下去。当然，秘书在社交场合，无论是坐在椅子上还是沙发上，都不宜坐满，而是做凳子的2/3，上身挺直，双肩平正放松，两臂自然弯曲放在膝上或放在椅子和沙发扶手上。坐下后秘书切忌不可将双膝分开，这样缺乏美感，也不可为了表示谦虚，故意坐在椅子边上，给人矫揉造作之感。

　　静态体姿中的站姿，它是动态美的起点和基础，秘书站着与人交谈时要抬头挺胸，给人以挺拔向上、充满自信的感觉，不能耸肩曲背、翘臀、挺腹、东倚西靠，这样会传递缺乏教养的信息，也会给整个公司带来不良影响。稳定优美、舒适自然的站姿会使谈话者觉得全身轻松，可以体现较好的精神面貌。

　　秘书在选择和运用体姿语时，既要规范，又要灵活运用，以最快的速度准确的反映出说话人的思想感情，各种体姿语之间还要相互配合，整体协调。秘书人员坐姿要端正、稳重、温文尔雅，站姿要自然挺拔，走姿要优雅，从而表现出风度美、气质美和韵致美，在公众面前塑造美好的形象。在具体言语活动中，选用不同的站姿、坐姿和走姿，以优美、高雅、自然、协调的姿势，配合出色的有声语言，才能获得成功的人际交往。

　　秘书非语言是秘书沟通交流、处理人际关系的重要工具，虽然它是秘书人际交往中的一种辅助语言，但它在秘书工作中使用的范围很广、使用效率也很高。在处理日常事务、协调人际关系时，秘书如果能灵活运用非语言辅助语言表达，则可以增加语言表达的魅力，达到事半功倍的效果。所以掌握秘书非语言的运用技巧，对秘书出色地完成工作、提高工作效率起着十分重要的作用。

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　　2014年度湖南涉外经济学院科学研究项目《多元文化视野下的秘书非语言研究》(课题编号：201430)的成果。

　　陈韵，女，湖南长沙人，湖南涉外经济学院文法学院副教授，硕士。

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　　1672-5832(2016)03-0081-02