◎麦伟芳

　　伴随互联网、区块链、物联网等先进信息技术的日益完善，中国现代化建设获得了历史性进展，对档案管理发展产生了普遍而深刻的影响。中国原生的电子档案存量陡增，也面临着经济转型所带来的机会与挑战，对高职院校电子档案双套制和单套制模式的改革也势在必行。

一、高职院校电子档案单套制的优势

（一）满足绿色环保需要

双套制度不仅导致了纸质资料的浪费，消耗时间，纸质资料保管利用也浪费了大量空间。从成本方面来看，由于存储纸面文档需要建立庞大的档案馆藏区系统，有了相应的设备，保存纸面文档就必须占有巨大的物理存储空间，这给高职院校电子档案管理工作带来了严重的负担。而很多并无太多实效意义的电子档案，却因规模巨大，印制为纸面文档要付出巨大的转化成本。如果在保证电子档案安全性的情况下，进行电子档案单套制存档，就不需存放相应的纸面打印文件，这将大大降低白纸的使用率和纸面档案保管成本，从而给高职院校内部的电子档案管理创造更多价值。

（二）简化人工操作步骤

电子文档单套制模式也是传统档案管理模式上的一次重要转型，人们以往对于文档的管理工作基本都要依赖于纸质文档，使之成为文件存档、管理的主要载体。虽然在电子文档出现后已经显露出了许多优点，但是人们仍然无法摒弃过去的传统档案管理工作思路，尽管多年来人们不断引进电子文档双套制模式，但由于社会经济、技术的高速发展，电子文档双套制模式的缺点也日益凸显：管理成本重复花费、人力重复劳动等，同时电子文档双套制管理工作的效率也存在问题，必须耗费巨大的人力、物力、财力对纸质文档加以科学管理。所以，全面普及电子档案单套制管理实质上是对从传统纸张文档管理模式发展到全程电子化管理模式的又一次革新。人们已经彻底改变了过去使用纸张进行电子文档管理的工作模式，并意识到了现代电子档案管理的优势。在办公流程中，不但做到了传统办公流程与现代电子档案管理的高效衔接，还使得电子文件的存档和管理工作能够同步运转，提高了档案管理工作的整体效能。

　　电子文档系统实行单套制管理模式时，对电子文件的管理、检索等都可利用个人计算机等专用设备实现，并利用有关手段在较短的时限内进行有关管理工作。相反，在纸质版文档的管理工作流程中，必须耗费大量的时间对文档进行梳理，而在对文件进行检索时又必须耗费大量的时间去一一检索，与之比较，单套制管理能够极大地提高效率。

（三）保证信息检索速度

电子档案单套制管理方式和传统档案保管管理模式比较，最大的优势就是优化了管理工作过程，全部的工作过程都能够利用技术手段，在整个电子文档制作的流程中同步进行，这样不但降低了档案保管人员的工作量，还可以节省大量的工作时间，从而大大提高档案保管工作人员的管理效能。另外，在传统的电子档案保管模式中，获取档案信息需要工作人员事先调取档案入库上架前的记录，之后再自己去档案库中获取相应的档案，而人力查找这一过程也将耗费不少时间。如果引入电子文件单套制模式，要想查找文件，只需要借助技术手段在文件管理中输入文件的关键字就能将所需要的文件检索出来。由此可见，这一模式使文件的信息提取更为简单。

二、高职院校电子档案单套制管理模式的构建

（一）开发稳定的管理系统

研发稳定的电子档案管理系统。在技术得到支持的前提下，致力于稳定、持续以及全面的电子产品存档系统的开发，还需要利用技术手段为电子产品文档的收集与管理工作创造安全可靠的电子环境，以保证电子档案在归档、传输等流程中的原始性、完整度和可信度。在进行电子产品文档管理系统技术开发的整个过程中，要充分考虑到管理系统内部的相容性，以实现各个部门间在认证步骤中程序的简便，从而大大地提升这一模式的电子产品文档利用效果。

（二）广泛运用区块链技术

使用区块链技术中的时间记录细节以及数据权限等功能，避免信息内容被人非法修改，从而确保电子文档信息内容的真实性；利用区块链技术还能够使用权限、密码、定位等技术手段，保证在电子文档的读取过程中信息不泄露，不被人非法读取，以确保电子文档信息内容的安全性；使用区块链技术能够将内容数据和操作数据、元数据等进行整合，并将各种数据加以比较和甄别，继而产生更有价值的资讯，提高档案内容的整体性和利用性。而与此同时，我们还需要将电子档案加以备份，以确保当其原始的存档系统发生障碍造成文档内容不可恢复性的损失时，其档案还能够进行还原，减少损失。

（三）搭建协同管理平台

电子文档单套制归档系统与以往的双套制度有所不同，在具体实施归档作业中，各单位的分工方式也有所不同，必须采取全程管理的方法，而业务管理系统与电子文档系统相互之间的无缝连接，是完成电子文档收、管、存、用工作的关键，也必须在业务部门的业务管理系统中产生电子设备文档之后直接与归档系统衔接，所以涉及电子文档形成办理与存档工作的两种主管部门——业务管理单位和归档机关，在实施单套制存档工作时也必须是协调合作的伙伴关系，解决好业务单位与档案保管机关相互之间的关联是实现电子文档“单套制”协作关系的重点。

　　进行各主体协作管理的必要途径是建立协作管理网络平台，以方便各主体在网络中进行协同工作。首先，各技术主管部门建立以协同信息管理为基础的电子文档管理制度，使得各有关技术主体都可以利用统一的信息管理网络平台对电子文档实施记录、管理和查询，从而突破以往各个部门间的信息隔阂。为避免与电子档案管理混淆，技术人员可在电子档案管理中设置不同的登录命令，而不同管理主体的登录命令也不同，以便于各管理主体对电子文档内容进行查询。随后，在技术部分对协同管控平台实施功能提升，使不同的技术主体功能有效整合。各控制主机使用不同的登录命令进入协同系统，只可以对所管理的工作完成信息的记录、编辑工作，但是可以直接查询所有的信息，使全部的操作过程通过系统同时进行，既减少了电子文档保存信息孤岛的发生，也大大提高了电子文档保护的工作效率，[1]实现各主机系统的控制与应用。最后，管理技术部门还需要针对电子文档与单套制管理发展的实际需要，对协同管理平台及时进行管理系统的变更与完善，使所有关系的管理主体有效连接至协同管理平台，以达到数据共享与管理的合作。

三、高职院校电子档案单套制管理效率的提升

（一）完善文件单套制归档制度支持

健全的规章制度体系是保证单套制度工作的前提条件。一方面，在严格执行国家有关电子档案归档、电子文书管理等工作的法律、规定之外，高职院校还要针对各自特色提出具体的电子档案归档的范畴、时限、电子文书保管格式等。如为避免重大教学活动信息在日积月累的处理过程中出现错删，学校则可以按“月”或“季度”的周期开展资料归档业务，而不再有以往每月归档一次的时间限制。这样对归档人员来说，单次交接工作量相对较小，存储数量也不多，每次可一式三套保存，一个脱机封存管理，一个异地存放，一个提供使用，从而确保机读数据的完整、可靠。另一方面，强化了单位内部协作和内容整合工作，建立了单位资料归档制度和管理体系。[2]

（二）加强档案信息化人才队伍建设

技术人员是高职院校技术支持的重要保障，而提高高职院校技术人员质量保证的主要渠道之一即是确保单位拥有专门的科技人员，但由于技术系统更替速度较快，使得人员的技术水平与系统更替快慢相匹配，成为高职院校亟待解决的问题所在。

　　首先，相关部门必须抬高技术人员的进入门槛，增加技术人员的比例。例如国家档案管理机关技术人员与其他技术人员的配置比率为1∶3，以确保技术人员充足；科技人员需要计算机技术等有关学科出身，并获得相应专业资格证书，且具有相应的工作经历，优秀人才也可相应地放宽工作经历条件。

　　其次，构建人才激励机制。设立我国档案学专业的院校，要重视对学生信息系统研究、工程设计等有关专业课的培训，以保证国内档案学专业的学生基本掌握有关技术；与此同时，高职院校要积极开展技术培训工作，对有关技能人员定期开展培训和考评，以保证科技人员及时掌握有关前沿技术，达到个人专业技能过关，以提高科技人员能力，适应管理工作的发展进程。

　　最后，扩大科技人才吸纳途径。档案管理单位等部门的人员往往是经过事业单位考核合格的人员，这在一定程度上影响了技术人员的招聘质量。所以政府部门应和有关院校联合办学，由院校进行专门人才培养，再经过职业技能考核进入企业，这样既能增加人才培养的质量，也能增加人员的数量。

（三）建立明晰的档案监督检查机制

从负责与落实，必须设置明确的全程监管机制与可实施的监督检验机制，以确保各个层级负责落地与有效。第一，必须明确工作电子文档对全过程每个环节的具体安排，把责任落实到个人，这样不仅可以在工作出错时直接定位责任人，还能够赋予个人社会使命感，从而提高警惕与减少错误；第二，可以通过定期和不定期抽查等方法，对工作流程与结果加以监督，并设置专职的督查机构全程跟进督导和实地考察；第三，必须设置强制目标，采用将每月工作绩效考核和年终工作考评有机地结合的方式衡量工作指标，将个人薪资水平和工作指标挂钩，奖惩分明。只有在各级层面上积极履行职责，才能真正彰显机制与技术的有效性，而保质保量的工作落实则是有效推进电子文档单套制度运行的关键保证。[3]

四、高职院校电子档案单套制管理的安全措施

（一）库房环境实时监管

库房中，采用全自动传感器，对仓库的温湿度、灰尘、烟气等环境信息进行连续的收集和管理，并传递至仓库终端的数据采集器，以方便员工即时掌握仓库的环境情况。同时，数据采集器还与仓库温湿度控制器相连接，当出现温湿度异常后可自动进行调节，并将调节后的环境信息数据再次传递至仓库终端。

　　利用监控系统和网络技术对档案数据的载体库房实施监控，通常需要安装门禁和红外线监控系统，对仓库内载体情况实施不间断监控，如发生了未经许可申请、越权及规定时限以外的存取现象或资料窃取情况，则会通过互联网技术及时地向电脑或手机终端发出告警，此时管理者就可以利用电脑或手机中的相关应用软件即时查询仓库状况，并判断如何处置。对档案数据内容的信息管控方式在各个环节上也不尽相同。当档案数据通过质检入库或在异地网络备份时，就必须对档案数据的合法性实施监控，以确保传送后的档案内容和传送之前的资料保持一致；在对档案数据保存处理的过程中，须利用系统对档案数据当前的状况、潜在风险等情况加以监控和评价，将测评和监控的结果即时传递给管理者，由管理员据此作出反应，以避免造成档案数据内容的泄漏和破坏；在对档案数据进行使用管理时，则须对数据库存取情况加以监督，并分配存取权限、规定存取时间，如果发现异常的存取情况，则通过管理系统即时反映给终端，以防止档案数据的被盗、篡改等现象发生。

（二）人力辅助实时监管

档案数据信息安全监管系统要与人力安全监管相结合，以人力安全监管系统监管加以补充，为档案数据安全监管工作提供了双重保障。档案行政管理机关须设置仓库保安管理人员和档案数据安全监管人员。保安人员以定时的在库房巡视方式确定档案数据载体储存环境有无风险，同时以电子巡更系统智能地设定巡逻路径，以确定当前时间内安全员所在位置信息是否合理，安全员的反应信息是否正常，确保仓库周边环境和安全人员的安全。档案数据安全监管人员利用终端接收到的数据监控仓库安全情况，一旦系统产生预警，安全监管人员应按照预警类型第一时间以监控形式及时掌握仓库状况，并采取相应的查封、抢救、报警等措施。

（三）增加安全保障经费

数字档案资源的安全风险与应对策略是一个漫长而烦琐的工作，它的投资耗费庞大、复杂，但收益却并不显著。有统计资料指出，信息系统的建设费用中包含了软硬件产品购置费、系统软件研发费和维护费，其中维修成本属隐性费用。而实际上，软件维护费用一般是研发费用的二倍，但是也有些软件系统由于维修费时，维修工程量较大，维修成本往往超过了研发费用的三十至四十倍。[4]而作为档案管理中心，对于数字文档资料安全风险的处理手段往往更要进行有效的创新，没有人能够正确预见风险的出现与影响，这就说明对于资料安全风险的投入是必要的。

五、结语

在5G现代电子行政办公的深入与普及背景下，电子档案逐步代替了以往对纸质档案的存放与管理，单套制电子档案归档成为现代档案管理的必然趋势。单套制的管理模式也是学校档案管理方面的一个改革，为中国高等教育的科学管理提供了许多便利，但在当前的技术条件下，单套制的管理模式确实也存在着一定的困难，学校还是要具备突破常规的能力。勇于探索新领域，掌握新技能，接受新鲜事物，这才是满足中国教育事业迅速发展的基本要求。