文/朱 兰
　　探析完善初中档案管理工作的方法
　　文/朱 兰
　　档案管理作为学校管理工作的重要组成部分，其承载、记录着学校教学教研成果和学生信息的整体情况，是信息和载体的双重体现。本文针对当前初中档案管理的弊端和不足，从管理人才、制度完善和档案信息化建设三个方面着手，来完善初中档案管理工作。
　　初中学校；档案管理；制度；信息化；人才队伍

1　引言

档案管理工作是一项复杂的系统工程，整个工作过程涉及了档案的收集、编号、保存、统计等环节。随着网络信息化的不断发展，传统的档案管理模式和方法已经无法满足初中学校的现代化诉求，因此，利用科学的眼光、可持续发展的思维模式，寻求初中档案的有效性管理手段和方法就显得尤为重要。

2　初中档案管理中存在的问题和不足

2.1档案管理人员的水平和专业素质整体偏低
　　第一，由于我国档案管理理论起步较晚，高校在专业设置上存在一定的滞后性，因此，我国高校在档案管理人才的培养和输出上，存在素质偏低、人才少的特点，因此，初中学校在引进档案管理人才方面面临着较大的难度；
　　第二，档案管理人员缺乏系统化的档案管理知识体系，理论知识和技能操作均不能达到高效、规范的要求，而且初中学校对档案管理人员的培训具有盲目化，且继续教育后劲不足，因此，还难以快速打造一支技术过硬、理论全面、职业素养高、专业能力强的人才队伍。
　　2.2档案管理员工作计划不明确，管理粗放
　　完善的管理制度是确保工作质量的重要前提。现阶段，初中档案管理工作在制度的完善和实施上存在缺失。首先，档案管理模式粗放，缺乏逻辑性和系统性，管理细节的关注度不到位；其次，档案管理员的审查工作缺乏计划性，不能定期进行档案材料的审查、统计和更新；最后，档案员缺乏主动性，不能自发进行档案的收集、保管和审查，忽视档案的整体性和完整性，因此，如果缺乏标准化的制度进行约束和规范，容易造成信息缺漏、损毁等现象。
　　2.3管理模式缺乏创新性，管理员信息化意识淡薄
　　目前，我国初中学校大部分的档案管理工作依然保持着传统的理念和方法，档案载体仍然为纸质媒介，在管理模式上缺乏创新性，信息化程度整体低下。虽然传统的纸质档案具有无可替代的优势，但是面对日益增多的课题和学生信息，纸质档案的劣势逐渐凸显出来。如，重复使用率低下，档案整理、归档、统计工作量大，保存环境受限，成本高昂，损毁、丢失风险较大。因此，新形势下，积极树立信息化管理理念是迫在眉睫的。

3　完善初中档案管理工作的方法和措施

3.1提升档案管理人员素质，建立完善培训机制
　　新时期，任何管理工作的开展都要围绕“以人为本”的理念，档案管理工作要想获得良好的效果，最重要的工作就是全面提升初中档案管理人才的综合素质。初中档案管理人员在工作理念和思维模式上要与时俱进，及时根据档案管理工作的特点和要求，进行创新化调整。
　　第一，档案管理人员的专业背景、技术纯熟度、管理理念的创新性以及认真、细心、负责任的态度是做好档案管理工作的重要条件。因为档案管理工作的各个环节环环相扣，每一个环节都需要有相应的理论和技术作支撑，因此，档案管理人员只有系统的了解并掌握专业知识才能更好的服务于初中学校，才能够提高档案管理工作的有效性。
　　第二，当前，初中学校的档案管理人员整体素质偏低，如果没有健全的培训机制和继续教育手段，初中学校的档案管理工作势必会脱离现实、效率低下。因此，引入现代化档案管理方法和手段，不断与时俱进，在学习和创新中将档案管理工作做到极致是初中档案管理人员的毕生追求。
　　3.2发挥档案管理员职责权限，优化档案管理细节
　　学校档案管理的复杂性和长期性，档案管理人员对档案工作的规范化管理要做到精细化、具体化和全面化。
　　第一，档案管理人员要具备强烈的责任感，避免渎职、失职行为的发生，要不断强化档案材料的收集管理、准确移交归档的力度，从而降低风险发生概率。
　　第二，档案管理人员在自身能力拓展上，要努力向创新型、复合型人才转型，对于档案管理过程中遇到的问题，及时寻求有效的方法进行解决，重视工作中各个模块的衔接性和连贯性，及时检查、统计档案数量和质量，做好报备记录。
　　3.3提高管理员信息化运用能力
　　信息技术的广泛运用，对传统档案管理模式带来了巨大的冲击，单纯依靠传统的纸质媒介为载体的管理技术，已经无法满足学校档案管理工作的需要，因此，提高档案管理员的电脑操作水平，转变管理员创新思维，及时将档案管理操作能力提高到专业水平，从而积极建立档案数字化管理体系，确保档案管理工作的可持续发展。

4　结束语

初中档案管理工作是学校一切工作的综合反映。规范化的档案管理，不仅为相关教学资料、校史发展资料的快速查找提供了便利，而且为完善初中学校的科学管理、提高初中学校的综合竞争力创造了条件。因此，完善初中档案管理工作是提高学校综合实力不可或缺的重要保证。
　　［1］朱兰.初中档案管理中的档案收集工作探讨.《办公室业务》，2015年19期
　　［2］于雅萍.浅析新形势下如何做好档案管理工作.《才智》，2011年19期
　　（作者单位：山东省济宁市邹城市第四中学）
　　

　　北极光 2016年8期