协同创新视角下干部人事档案在美术院校人才平台构建与信息管理模式中的应用研究_文艺生活·中旬刊_杂文_网络文摘

周应敦封绚

　　（湖北美术学院，湖北武汉 430205）

一、干部人事档案在美术院校人才平台构建与信息管理模式中的管理现状和解决思路

新时代干部人事档案的相关制度构建和体系完善是大势所趋，协同创新视野下的人才平台构建与信息化管理模式应用研究是必要的，随着国家对人才流动的鼓励和社会机构免费托管档案政策的配套施行，将信息化管理模式引入到干部人事档案和人才工作中，符合社会发展的趋势。干部人事档案信息管理模式，指的是利用计算机、高清扫描、独立系统和网络等各种软硬件，对干部人事档案及其信息进行科学管理，搭建高校人才平台数据库，而协同创新视野下的管理模式就是一个从合作到协同，最终实现“共振”、推陈出新的过程。

　　经调研，部分美术院校的干部人事档案相关工作依旧是按照以前的工作模式，仍是“劳动密集型”工作，管理方法和手段较为滞后，不适应新形势和实际工作需求，存在以下共性问题：

（一）档案材料方面

由于传统的干部人事档案是基于纸质材料开展相关工作，所以在归档、保存、查借阅、风险防控等方面存在自身的不足特点，暴露出了如残缺不全、私改伪造和管理被动等问题，另外，由于教职工职称、职务职级变动、学习进修等情况，干部人事档案的材料内容不断丰富，现行的档案管理模式较难及时合理反馈数据的动态变化等。

（二）监管体制方面

由于高校的干部人事档案的管理部门设置不一，部分环节没有做到无缝衔接，档案材料只是简单的保管和存放，一人管理甚至一人兼职管理全校干部人事档案，存在效率底、缺乏监管等风险。

（三）工作配合方面

由于涉及到干部人事档案的最主要的两个部门，即干部管理部门和干部人事档案管理部门，存在相互独立，各自掌握的干部教师信息数据不同步等情况，容易形成了数据孤岛。

（四）信息共享方面

教职工“三龄两历”（指的出生时间、参加工作时间、入党时间，学习经历和工作经历）等相关基础信息，目前大部分还是通过电子表格等方式筛选，花费时间和精力。

　　根据部分美术院校现行干部人事档案管理情况来看，虽然人事档案在人才平台构建与信息管理模式中实践应用情况处于快速发展阶段，但协同创新视野下干部人事档案信息化的普及为其带来了全新的思路，这有利于人才建设与发展的互联互通，有利于快速应对高校人才数据统计、分析和预测，有利于为学校的发展决策提供更广阔的视野。

二、湖北美术学院通过“三步走”战略，建立“大档案”人才平台格局

干部人事档案工作是组织人事工作中必不可少的基础工作，这既关系到学校的人才平台构建，同时也是教职工个人经历和社会实践的记录。干部人事档案不仅包含记载教职工个人“三龄两历”等基本信息的材料，还包含职务职称、各类考核、个人奖惩、工资等众多材料。干部人事档案中各类材料数据繁多复杂，对这些数据进行收集、整理和分析，无疑是一个庞大的系统性工程，湖北美术学院干部人事档案改版升级工作自2013年9月启动，通过信息整合达到“大档案”人才平台格局，使其在学校师资建设、人才培养、导师团队等多个方面发挥作用。总体而言，按照“三步走”的总体思路统一部署、分步推进：

（一）第一步：干部人事档案改版升级

意大利档案理论先驱巴尔塔萨·波尼法西奥在其代表作《论档案馆》阐述了重要观点，他认为“顺序是档案的“灵魂”，这种顺序必须通过分类来体现。”[1]理清头绪后，从基础抓起分类分批完成干部人事档案改版升级工作：

　　1.全体教职工干部人事档案及库房设备改版升级

　　2013年9月至2014年9月，整理全体教职工档案，补充材料3000余份，各项硬件达到要求。一是档案库房和设备达到要求。安装了防盗网、遮光窗帘，配备了空调、灭火器等，六防到位；做到了库房、阅档室、办公室和微机室“三室分开”；库房全部采用铁皮柜存放档案，配备有孔径为5mm的专用打孔机及复印机等；制度上墙并完善了各种登记薄和备份记录。

　　二是档案盒、袋符合规范。档案盒换成符合要求的A4大小档案盒，并购置使用统一标准的分类角和散材料袋。

　　三是局部调整了档案材料分类。“将变更职务有关的考察材料和现实表现材料归入到了第九类第二小类相关职务变更的干部任免审批表之后，并作为一份材料进行了编号，其它考察材料仍旧归入到第三类”[2]；将学生登记表作为学历学位材料归入到了第四类第一小类；将第四类分为了学历学位材料、专业技术职务材料、科研学术材料、培训材料四小类，并参照第九类进行了编号。

　　四是保持了档案材料的原始性。在改版升级过程中，每卷档案材料严格坚持左边和下边对齐，档案中原有纸张小于A4的，保持原样纸型不变。

　　五是在改版升级的同时做到“三清”。对库房档案进行了一次全面清理，初步清准“三龄两历一身份”等基本信息，对库存所有档案及相关资料建立电子清单。

　　2.中层管理干部干部人事档案专项审核

　　2015年3月至11月，完成中层管理干部的干部人事档案专项审核工作。其中，从2015年4月至7月，共进行两次全面初审和数次复审，对每轮审核发现的问题进行及时分析汇报，全面了解各类问题情况，研究认定依据和意见，做好审核结果沟通与归档。如通过“公对公”、“保密寄收”等形式，发函至相关单位，核实认定部分同志参加工作时间；全体在职攻读过学历学位教职工，完成教育认证及归档工作等。

　　3.早期离退休教职工干部人事档案整理改版升级

　　2016年11月至2017年4月，对学校早期离退休教职工的干部人事档案进行整理改版，重新建立目录，并将未归档材料同样保存好，通过整理完善早期离退休教职工档案，以传承校史。

　　4.人事代理教职工的干部人事档案整理改版升级

　　2017年2月至9月，对人事代理教职工的干部人事档案进行整理改版升级工作，由于人事代理档案一直在省人才存放托管，关于在我校工作期间的职称评审、干部任免、继续教育、年度考核、奖惩情况等材料均不齐全，因此，这批档案急需补充入校工作后相关材料、且同时按照上级相关部门要求进行改版升级。

　　5.在库在职、人事代理和近年退休教职工干部人事档案重新梳理

　　在完成在库在职、人事代理和近年离退休教职工的干部人事档案整理改版升级的基础上，严格对照上级文件要求，对以上全校所有教职工档案重新梳理，查漏补缺、装订成册并重新编订档案目录，审核入库。

（二）第二步：干部人事档案信息全面审核和高清扫描

2018年1月，在前期全面推进干部人事档案改版升级的基础上，进一步推进了人事信息审核工作，完成我校在职在岗教职工和离退休教职工干部人事信息审核和档案高清扫描工作，为人才平台信息的准确性把关，为各项人才平台的构建工作打下坚实的基础。

（三）第三步：干部人事档案数字信息化建设

针对传统纸质档案存在的易破损、查询慢、管理容易有漏洞等弊端，湖北美术学院正在逐步推进干部人事档案和人才平台数字信息化建设，即以档案信息维护为核心、以档案数据上报为基础，主要提供了档案信息维护数据上报、档案数据交换和系统设置等功能，可以在档案信息、人才平台维护模式和信息数据交换间无缝切换。这样具有较强的开放性和可扩展性，具有完善的二次开发接口。

　　力争做到当人员档案信息库发生变化，人才平台相应的数据统计分析也即时变化，以达到“基础信息一处维护、业务流程自动共享，业务信息一处运行、相关业务联动反应，统计数据一处变化、决策分析同步实现”效果。

三、湖北美术学院干部人事档案管理建设的工作体会

（一）组织领导重视，已见成效

学校领导重视，划拨专项经费，是干部人事档案顺利建设发展的关键。湖北美术学院干部人事档案建设工作不断发展，效果显著：一是规范形成了查借阅和开具相关证明的流水式工作程序，档案库房设备达到要求且档案存放整齐划一；二是通过高清扫描、信息全审核、数据进入信息化系统方式，即将可在养老保险改革、人才平台等工作中大量运用，既检验了信息系统的实用性和操作性，又大幅度地减轻管理人员劳动强度，更规范了干部人事档案利用流程，可谓一举多得。

（二）仍有一些难题

虽然湖北美术学院干部人事档案硬件设施、制度落实、人员经费等较为完善，但仍有工作难度：一是部分“三龄”认定难度较大；二是“存在着历史上遗留下来的材料短缺和不完善问题，补充难度较大”[3]；三是反映干部人事制度改革的新型材料收集力度不够；四是如何使信息化管理工作保持良好的可持续发展态势；五是如何与公共档案部门建立科学合理的档案管理对接机制，加强对人事代理人员的档案管理有待进一步探索；六是档案工作枯燥繁琐，缺乏专业培训是制约科学管理人事档案的重要因素之一[4]。