卢赟维

　　摘 要：本文主要以人才交流服务中心的大学生档案管理工作为对象，首先分析了在人才交流服务中心大学生档案管理过程中存在管理意识淡薄、管理水平低下以及人员素质不高的现状，在此基础上提出了人才交流服务中心大学生档案管理将实现制度化、信息化和专业化的趋势，以不断满足现代化档案管理的需求。

　　关键词：档案管理；管理现状；信息化

　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1005-5312（2016）24-0242-02

　　大学生的学籍档案是指参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字的形式记录了个人的高考成绩、在校成绩、家庭状况、社会关系、在校表现及奖惩情况等。当学生学习期满毕业时，学籍档案装入报到证由学校转到就业单位的人事部门或者当地的人才交流服务中心，学籍档案就变成了大学毕业生的个人档案。大学毕业生档案记载着大学生很多非常重要的信息，是一个毕业大学生进入社会提供各种材料的凭证，比如落户、申报职称、参加各种考试、缴纳各种保险等等。如果档案不全或者丢失是会直接影响一个毕业生今后的发展。但是目前我国对于大学毕业生的档案管理还存在很多不完善的地方，有学籍档案遗留的原因，有毕业生档案意识淡薄的原因，也有人才服务中心对于档案管理的重视程度不够，管理水平以及管理者的素质还不够等原因，因此想要改变这一现状就必须从各个方面着手。本文将详细探讨大学毕业生档案管理存在的问题以及对策。

　　一、大学毕业生档案管理的现状

　　（一）学籍档案遗留的问题

　　1.档案管理安全性不到位。大学生学籍档案是学生在校期间各种情况的真实写照，详细记录大学生的学习成长经历，是用人单位进行人才选拔和录用的参考和重要依据。但是由于档案管理不够严格，档案内容不齐全、档案丢失现象时有发生。另外档案的材质通常多为纸张，且有些由个人保管，一旦本人暂时不需要这份档案，对档案的重要性认识不够，档案就会有遗失风险，即使在档案被安全保管的地方，很多时候也会发生不可预测的一些自然或人为灾难等，例如地震水灾丢失等。档案的丢失，特别是重要档案的丢失会给个人带来严重的影响。

　　2.档案管理标准不清，档案范围狭隘。当前高校学生档案缺少统一的建档标准，形式单一、内容陈旧，经常出现诸如材料缺欠、书写不规范、纸张规格不一或重要材料不盖章等问题。例如建档所涉及的材料和内容本应全面反映学生综合素质，但实际收集时往往不够齐全。大多数现有归档材料仅仅只是高考录取材料、学习成绩总表、毕业生登记表、入党入团材料、体检表等，其他许多可反映学生综合素质的材料，如大学生英语四、六级证书复印件、大学生能力技能竞赛证书复印件等，没能及时归档。这不利于全面展现大学生的实际情况和个性特点。从档案中既看不出该生有什么突出成绩，也发现不了其有什么专长，对学生的鉴定存在评述模式化倾向，评语多是千篇一律的评价套语，缺点则是千人一面的希望之词，很难反映出一个人的真实情况。在强化素质教育，提倡培养复合型人才的今天，传统的归档方法应当有所改进，做到与时俱进。

　　（二）学生对档案的重要性认识不够

　　由于学校宣传得少，很多大学生对于档案的知识了解甚少，没有充分认识到档案对个人发展的重要性，有的学生在填写个人档案时也显得比较随性、不认真，致使所填的信息不全面、不规范；有的学生甚至对个人档案的去向不知情。只有当需要档案时，才四处寻找自己的档案。学生本人对个人档案的不重视、不关心，对档案管理工作不够配合，在一定程度上影响了学生档案管理工作。

　　（三）人才交流服务中心存在的大学毕业生档案管理问题

　　1.人才交流服务中心大学生档案管理人员管理意识淡薄。在我国现阶段，关于档案管理方面的法制不太健全，没有形成专门的档案管理制度。很多档案管理员缺乏严谨的档案管理态度，面对着众多的毕业生档案，工作随意性比较大，造成纰漏百出。象很多毕业生档案缺乏诸如毕业生登记表等重要的资料，但档案管理人员仍然将这些不完整的档案签字接收，没有及时将档案转回学校补齐资料。时间一久，加上毕业生本人的不重视，这些不齐全的档案就容易变成废档、死档。这些严重的问题会影响大学生档案的参考价值，使得用人单位在决定是否聘用时无据可查，对大学生就业产生影响。同时，也影响了毕业生的落户、晋升、调薪等。另外，很多档案管理人员对转出的档案核实不够严格，有些用户手续未办齐仍然允许档案转入转出，降低了档案管理质量。

　　2.人才交流服务中心对大学生档案管理水平低下。从全国范围来看，很多档案管理人员缺乏专业的技能和水平，这为档案管理工作带来了很大难度。特别是在我国经济不发达地区，信息技术普及程度不够，这些地区的人才服务中心在管理毕业生档案时，仍然沿用的是最简单的电子表格，仅仅录入毕业生的基本信息，例如姓名、出生年月，毕业学校等，造成毕业生档案信息不够全面、更新不够迅速、查询检索具体内容困难等问题。同时，在毕业生逐年增多的情况下，手工抄写已经逐渐满足不了需要，信息不能同步更新，质量达不到要求。由于很多人才服务中心大学生档案资料不够齐全，很多毕业生档案中仅存着学习成绩以及其他基本信息，信息内容涵盖不够全面。由于很多用人单位非常看中大学毕业生的个人素养，而在大学生档案缺乏大学生道德操守以及相关创新能力的证明，这不仅不能全面反映学生的素质和水平，对毕业生的升职加薪等个人利益造成了一定的影响。

　　3.管档单位对档案工作的不重视。人才服务中心应该突出“服务”特色，大学生档案管理作为一项长期性的工作，是为了给广大毕业生和用人单位等提供档案咨询等服务。但是，很多档案管理单位对档案管理工作认识不全面，导致对档案管理工作的不重视。很多人才交流服务中心，缺少档案管理人员，因此在岗的档案管理人员工作重、任务大，特别是学生毕业的高峰时期，每天都要接收上百份档案，为了方便毕业生查询档案去向，必须及时录入电脑，人手不足，造成档案堆积，同时还要解答毕业生对档案情况、去向等各种问题。这些信息录入不及时，严重影响了档案管理的服务水平和质量。同时，在经济不发达地区，人才交流服务中心缺乏专业的档案管理人员，这些人不具备档案管理的基本知识，出现了不知道哪些材料应该入档，应该盖哪种类型的章等基本问题，造成人事档案出现严重的质量问题。这些问题直接关系到档案的质量，严重影响了毕业生日后的发展。

　　二、大学毕业生档案管理的对策

　　上文谈到涉及大学毕业生的档案管理的三个主体存在的问题：学校、学生和人才交流服务中心，现分别就这三方面提出促进大学毕业生档案管理的对策。

　　（一）加强学籍档案管理的对策

　　1.加强档案管理，建立高校学生档案管理规章制度。高校档案管理应以《档案法》为指导，严格参照《干部人事档案材料收集归档规定》等若干文件精神，结合大学生档案管理工作的实际情况，通过“法规”来强化领导、学生、档案管理人员的档案意识，从学校的实际情况出发，制定相应的档案管理细则，确保学生档案管理工作有法可依、有章可循。

　　2.明确大学生档案内容，扩大档案材料的范围。根据国家法律法规和学校规章制度对大学生档案的内容加以明确，大学生档案内容应该包括两个方面：一是大学生进入高等学校前的材料，包括入学前的学习经历和工作经历、参加政治团体的材料、与高考的思想品德、学习成绩、体检方面的材料；二是在大学期间的档案材料，包括与学习有关的材料、与家庭有关的材料、参加政治团体的材料、奖励或处分材料、获得各种资格证书的材料、参加校园活动、社会实践活动和科技创新活动的材料以及与毕业相关的材料。

　　另外，高校大学生档案管理工作者要注重大学生档案材料收集的完整性，要让大学生档案材料反映出大学生的综合素质和个性特点。同时也要注意充分调动学生的积极性，主动归档能反映自身综合素质的材料。

　　（二）提高大学生对档案认识的对策

　　目前高校大学生档案管理工作体制落后，观念落伍。当务之急应多加宣传动员，提高大学生档案管理的意识，促使单位领导高度重视，将其纳入议事日程，在设备、人员和相关文件规定上加大力度。加强档案管理工作的设施以及环境建设，改善软件硬件基本设备条件。另外，还应该向毕业生大力宣传人事档案的重要性，提升他们对人事档案的认知度，提醒他们毕业后及时把档案保存在人才服务机构，并保持长期联系，随时更新档案内容，避免档案不必要的遗失。如果高校设立有档案馆，可以充分发挥档案馆的专业优势和指导作用，协助做好学生档案管理宣传工作，促进学生档案管理工作的规范化、科学化。

　　（三）加强人才服务中心大学毕业生档案管理对策

　　1.大学毕业生档案管理走向制度化。社会建设的完善、建立和谐社会的需要决定了我国各种制度的法律化、制度化发展，因此大学生档案管理也必须依靠良好、健全的管理制度才能实现高利用率。因此我国必须建立健全大学生档案管理制度，并且要严格执行，加强培养管理人员，使他们遵守档案法的相关制度，从而提升大学生档案管理的水平。此外，有了制度的保障，很多管理人员的意识也会由此提升，意识的提升更加有利于制度的施行，这是一个相互作用的结果，也是提高大学生档案管理水平的根本性保障措施。

　　2.大学毕业生档案管理的信息化。信息化时代决定了很多工作的发展趋势，对于大学生档案管理当然也不能偏颇这条路，每年大学生毕业数量剧增，传统的大学生档案管理模式已经不能满足大批量毕业大学生之后的档案管理，因此如果增加管理效率和管理水平是一个值得思考的问题，充分利用信息技术的现代化管理水平是一个必经之路。目前我国很多经济比较发达的地区已经开始引入了现代化的管理技术和设备，例如建立数据库，将档案资料扫描进入电脑，这就替换了很多手动的过程，管理水平有了明显的提升，更加方便对毕业生档案管理需求的服务。由此可见，全国性的实现大学生档案管理信息化也是一个必然的趋势。

　　3.加强档案管理队伍建设。建设一支适应大学毕业生档案管理的队伍，是提高学生档案管理水平的重要前提。首先管档单位要对毕业生档案引起重视，增加具有专业知识的管理人员，可以通过招聘部分档案学专业和计算机专业毕业生，配备大学毕业生档案专职管理人员，提高大学毕业生档案管理专业化水平。加强对档案管理员的培训，特别要加强档案知识、档案专业技能和计算机技术等方面的培训，切实提高档案管理工作水平。档案管理员要保证有足够的精力投入到大学毕业生档案管理工作中来。要加强团结协作，充分调动大学毕业生档案管理工作者的积极性和主动性，引导和鼓励他们积极参与，共同做好大学毕业生档案管理工作。定期加强对大学毕业生档案管理人员的网络技术和计算机技术培训，进一步提高学生档案管理的水平。

　　三、结论

　　随着高校毕业生就业的信息化、市场化发展，高校就业工作形势越来越严峻，大学毕业生档案健全与否将直接影响高校毕业生就业。要加强大学毕业生档案的信息化建设，必须实现网络化管理，把大学毕业生档案中重要材料全部数字化，充分利用就业网站、档案网站的作用，促进大学毕业生的就业。探讨大学生人事档案管理问题，加强大学生人事档案管理，既是保证大学生档案科学化管理的重要手段，也是促进大学毕业生就业的有效方式。我们应当充分认识到当前大学生人事档案管理工作中存在的不足，并积极采取各项对策措施，加强管理，力求做到准确、全面、高效，以期充分利用现有档案材料，更好地为国家和社会服务。

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