裴高华

　　摘 要：文书档案工作是一个单位档案工作的重要组成部分，它记载着一个单位发展的历史进程，而文秘人员对文书档案工作有着重要的影响，他们档案意识的强弱，业务知识的多少，甚至工作热情的高低等，都直接影响档案工作的好坏。要保证档案的完整和质量，必须从文秘工作做起，提高文秘人员的综合素质。

　　关键词：文秘工作；档案管理

　　一、文秘工作的重要性

　　文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，归属于办公室工作范畴，包括办文、办事两个大的方面。办文包括制发文件、收发文件、转递文件、采集和提供信息、文档工作和保密工作等。办事包括会务、协调、催办查办、行政事务工作等。文秘工作具有特定的规范性，主要有以下几方面：

　　（一）文秘工作的政治性，包括政策性和保密性

　　文秘工作会接触到领导机关和领导者的机密，强调政治性，必须注意保密，守口如瓶。

　　（二）文秘工作的综合性

　　文秘工作综合性强，工作内容很繁杂，文秘人员必须是杂家，上管方针政策，下管苍蝇蚊子，粗如牛腰，细如牛毛，没有明确其他科室分管的工作也要管起来。同时文秘工作要经常按领导授权去协调解决各种问题，协调上下级事务，这也是文秘工作的主要工作。

　　（三）文秘工作的从属性

　　文秘工作历来都是从属于一个领导机构的。它的活动内容主要是围绕着领导机关和决策者，为保证领导顺利工作而提供方便条件的。在实际工作中，文秘工作人员需要为领导决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作。

　　（四）文秘工作的服务性

　　文秘工作的服务性也是事务性，服务性是由从属性决定的，这是文秘工作的重要特点。

　　（五）文秘工作的精简高效性实现文秘工作的精简高效就要规范工作程序，提高工作效率，要对文秘工作制度进行新的定位，从建章立制入手，狠抓规范化管理的落实，做到科学而又精简的结构安排，做到高效、优质、准确规范、传递迅速。

　　（六）文秘工作的与时俱进性

　　秘书工作自古有之，而今随着时代的发展，文秘工作又具有了新的内容和特色，在工作方式、工作效率、工作职能方面不断发生着变化，由此，必须不断改革创新，与时俱进，开拓进取，才能适应新形势的需要。

　　二、文秘工作与档案管理

　　文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。

　　（一）文档工作离不开档案管理

　　文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个企业的工作效率；能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息，使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进效益。可以说，文秘工作的优质服务对垦区的经济和社会建设都在起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。

　　（二）搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性

　　重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。

　　三、用改革创新的思维做好档案管理工作

　　改革创新是档案事业发展的必然要求。党的十八大以来，习总书记在系统总结改革开放历史经验、深刻把握改革内在规律的基础上，对全面深化改革作了一系列重要论述。要适应改革创新这个要求，必须要有新思维、新理论、新方法。要解放思想，破除因循守旧观念；要与时俱进，确实做好文秘工作中的档案管理。

　　（一）档案工作创新，要解决好三个关系

　　1.创新与实践的关系。创新是事业发展的动力，但创新绝不能是虚无飘渺的創新，理论创新、方法创新都要经过实践检验，凡是对事业的发展有促进作用的创新，都要大力推广，在实践中不断完善。

　　2.创新与基础的关系。工作创新不是凭空想象，不是“空中楼阁”，创新必须在原有基础之上进行。我国档案工作历经半个世纪的发展，形成了一整套理论、方法和工作经验，档案事业得到了较快发展，形成了独具特色的工作体系，这些基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义，是创新的根基，因此，创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破。

　　3.创新与现实的关系。工作创新不能脱离实际。当前，档案工作仍处于发展阶段，由于受各种条件限制，档案工作发展较慢、社会档案意识不强、专业档案人才缺乏、档案事业发展后劲不足状态。创新就要重视现实，面向未来，从实际出发，围绕如何解决现实存在的问题，在打好基础、快速发展上求突破。

　　（二）与时俱进推动服务手段创新

　　1.建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用每个单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

　　2.建立“电子档案数据管理中心”。档案馆（室）与每个单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子档案数据管理中心”。该中心设在每个单位档案室，是每个单位信息资源库的重要组成部分。电子档案数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子档案，并在网站上提供有限制性或非保密电子档案查询、利用服务，实现电子档案信息资源共享。

　　3.电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子档案上传工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。

　　4.开展在线服务。传统的档案利用方式，只能到档案部门查询和利用，随着信息时代的发展，改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、人工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

　　（三）加强横向联合，实现信息资源共享

　　随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。建立联合目录是用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆（室）馆藏的档案目录。实现资源共享，能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆（室）藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆（室）馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。

　　参考文献：

　　[1]徐艳.试论档案工作创新[J].赤峰学院学报，2005（02）.

　　[2]高德武.档案工作创新思路[J].科学与管理，2005（02）.