摘要:本文从教学档案管理的网络化建设的现状,分析了网络化教学管理系统的特点,阐述了教学档案管理的网络化建设的实施方案和设计实现。

　　关键字:教学档案管理 网络化建设 管理系统

　　教学档案是高等学校教学工作的历史记录,是学校在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体等材料。教学档案是高等学校档案的主体、核心和重点,是衡量院校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。完整的教学档案对于改进教学工作、提高教学质量、促进教学工作的持续发展,有着至关重要的作用。他既是学校进行教学评估的真实凭证,又是改革教学工作的重要依据;既是开展教学研究的可靠资料,又是维护学校和个人合法权益的法律依据。教学档案的作用是通过其开发利用来实现的,只有做好教学档案的开发与利用工作才能充分发挥其作用。

　　一、 教学档案管理网络化现状分析

　　教学档案是广大教学工作者在从事教学实践和教学管理活动中直接形成的,具有保存价值并按照一定规范整理归档保存的教学文件材料。它是反映高等学校教学活动的真实历史纪录,是教学活动的成果和产物。伴随着时代的发展,社会的进步,以现代化高新信息技术发展为手段的知识经济时代的到来,使传统的档案管理机制面临前所未有的挑战。

　　当前,尽管我校在校园网的基础上构建了本校的教学档案管理系统,但由于出于成本、安全等因素的考虑,许多教学档案的管理仍主要采用传统的档案盒,分门别类的进行归档,资料较少时能够准确的查找;但是随着数据资料的增加,不便于进行快速的查找和统计;档案盒中存放较多的原始资料在一定程度上也浪费了大量的纸张,而且占用较大空间。随着时代的进步和科学技术的发展,教学档案的管理也必将随着这一划时代的历史进程而发生巨大的变化,走出传统的思维和工作模式,进一步为我校的教学、科研服务。

　　我校在教学档案管理手段方面,最突出的问题表现在管理手段上缺乏科学性。按照办公自动化、管理科学化的要求,在教学档案管理方面应当采取现代化手段,对我校的教学档案管理实现科学化,智能化。

　　在教学档案管理信息化方面,近几年来,尽管我校加大了管理信息化改革力度,但从整体上看,不少部门往往只重视设施、装备、技术的投入,很少关注管理信息化数据库的建设,使得对信息资源的开发和利用缺乏应有的力度。不能及时地掌握用户的需求及其变化,使管理信息化缺乏针对性和实用性,特别是不能真正地依据现代科技信息网络来及时、迅速、准确地开发信息资源,难以形成信息资源开发和服务功能的多元化、组织系统的网络化、操作手段的自动化等立体型体系,难以全面显示管理信息化在我校管理中的应有作用。

　　二、网络化教学管理系统的特点

　　(1)建立基于Web的服务体系

　　在学校综合集成管理信息中,档案工作将以计算机管理档案信息为主要形式,通过计算机检索查询和提供档案信息将成为主要的服务方式,因此为利用者提供的信息组织结构应是网状的,用户可以根据自己的意志沿着信息之间的关系链进行浏览,而不是按照规定途径进行检索和查询档案信息。手工劳动则成为辅助形式。而让利用者通过Web浏览器访问,是目前先进、有效和最为大家乐于使用的访问方式,因此我校建立起自己的Web服务器,向校内外档案利用者提供档案信息服务。

　　(2)档案信息的数据库系统

　　数据库管理系统的选择要建立在Internet/Web技术基础上。既要具备联机事务、处理数据安全性与可靠性的支持能力,又要有较强的安全控制能力,同时还要适应多种硬件平台、多种操作系统,并具备同其他数据库系统进行连接和交换数据的能力,使用户可以轻松地建立起Web站点上的数据库服务。

　　(3)对教学档案数据进行标准化处理

　　标准化是自动化网络化的前提。高校档案馆网络化协调机构制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范,并根据国际、国内标准及行业发展趋势,制定出网络化过程中各项标准,如著录规则的标准、文献标引的标准等,并且选用统一的高质量应用软件,建立标准化的数据库,这样可以在向资源共享过渡时少走弯路,避免人力、物力、财力的浪费。

　　(4)提高了教学档案管理系统的安全性

　　在网络上运行本系统,为确保数据安全采用了一些安全保障方式。如:系统采用优秀的加密算法,登录验证,权限管理(用户管理和组管理),安装防火墙等。

　　(5)降低系统实施成本

　　运用我校的现有网络资源和技术资源,本系统运行方便快捷,有效地降低了人力和物力的过多消耗。

　　三、 教学档案管理网络化的实施方案

　　各教学院、系试用电子档案管理系统,教学秘书拥有办公室数据的管理权,可以修改、查询、浏览下列内容:成绩管理、教学计划、校发文件、试卷管理、教学大纲、教学文件、试题库、教学日历、教材征订、优秀毕业论文、重点学科建设实习试验资料、教学工作量统计毕业学位等资料。

　　院教办拥有教研室数据的管理权,可以修改、查询、浏览以下内容:教学大纲、教学日历、教案、课表;习题集、试题库、考试大纲;考试成绩单及试卷分析;教学研究及论文成果;科研项目;发表论文;课程作业;社会实践报告;教研室活动;指导毕业论文和课程论文;科研科技服务获奖证书;指导学生社会实践及获奖证书等。

　　最后由大学将各院教学档案系统对接,构建全校的教学档案管理系统。

　　四、 教学档案管理网络化研究的设计实现

　　(1)总体设计

　　该系统运行在单机或Intranet环境中,通过建立网络,配置服务器和数据库接口程序,客户端配置软件,档案负责人通过客户端软件界面将档案分类和档案目录输入到软件中。各部门通过向网络管理员申请用户名,对本部门档案内容数据,通过列表形式录入到软件中;用户通过检索和筛选功能查询各部门所需数据,输出数据结果。

　　(2)基本设计流程

　　由客户端向服务器发出请求,服务器接到请求后,进行相应处理,将处理结果以数据文件的形式返回给客户机并显示给用户。服务器要与数据库交互,必须通过中间件完成。本系统采用Delphi的连接来实现数据库访问。

　　(3)教学档案管理系统软件的结构(如图1 、图2)

　　五、小结

　　本系统开发和利用充分利用了学校的丰富的技术资源、现代化设备,不仅大大地提高了档案管理工作的效率,而且实现了信息规范化,文档一体化。使教学工作走向了科学化,信息化的道路。随着时代的发展和科学技术的进步,本系统将会更加完善,更加符合未来档案管理工作的需求。

　　【基金项目】石河子大学骨干教师项目阶段成果,项目编号JM06009。

　　参考文献:

　　[1] 李慧凌:如何提高档案管理自动信息化水平[J],科学与管理,2008年5期

　　[2] 范群杰 高琦:河流信息档案系统的构建与应用[J],东北水利水电,2008年11期

　　[3] 连红 王鉴棋:实践教学档案系统管理的动态模式探析[J],四川档案,2008年4期

　　作者简介:徐晓鹏(1978-),男,汉族,讲师,硕士研究生,主要从事与会计信息化的教学与研究。