关键词:讲座档案 现状 特点 管理形式 前景
为了培养适应中国经济与文化快速发展的人才,如何建设高水平的中国大学一直是中国高等教育需要思考的问题,中国政府也为此投入了大量的资金, 像“211工程”,“985计划”都是这一愿望的表现。体现到各高校具体工作中,就是对科研活动的日益重视。各高校不仅出台各种奖励政策鼓励教师进行科研,而且每年还划出专门资金邀请国内外知名专家学者到学校举行各种形式的讲座。可惜的是,许多高校对这些投入大量人力物力财力的讲座并没有进行有效管理,缺乏建立讲座档案的理念。为了更加有效地建设与管理高校讲座档案,我们既需要分析目前各高校对讲座档案建设与管理的情况,又要结合讲座档案区别于诸如人事档案等其他档案形式的特点,探索讲座档案的管理模式和前景,从而更加有效地发挥讲座在提高学校教学与科研水平中的作用。
一.讲座档案建设与管理现状
从目前了解到的情况来看,各高校对讲座档案的建设与管理的情况不容乐观,大体存在以下几种情况:
1.认识不到讲座档案建设的重要性,认为没必要建立讲座档案
一场讲座的组织从总体规划到最后把讲座专家送走实际上是一个复杂的工程,这其中不仅是资金投入问题,而且是学校许多部门合力的结果。讲座的主讲人一般都是国内外相应学科的权威人士或学科带头人,从讲座的选题到内容是专家学者们都精心准备,代表了各领域最新的研究成果和学科动态,其价值不亚于学校图书馆的馆藏资源,如果没有很好地保存实在是很大的浪费。而讲座档案的建设就是为了使这笔资源的使用持久化。
2.对讲座档案的建设与管理流于形式,没有认真对待
一些高校虽然有建立讲座档案的意识,但管理上基本处于放任状态。首先,虽然讲座过程中注意到收集相关资料,但过后既无专门场所进行保存,也无专人整理与看管,管理责任不明确,往往是一锁了之,甚至产生资料遗失的现象;其次,即使有专人负责的高校,也存在人员配备太少,造成管理混乱,有名无实;第三,由于资金支持不够,使其没有获得相应的现代科学技术的支撑,或者已有的技术更新不力,管理手段无法适应现在科技发展给档案工作带来的变化,更严重的是由于日积月累,使一些讲座资料受到损坏。
3.管理形式封闭,讲座档案使用效率低下
对讲座资料的使用也是目前讲座档案管理中需要思考的问题。有许多高校认为一次讲座的生命力就在短短的一两个小时,没有读者(或使用者)意识。在管理上采取封闭管理,把讲座资料作为历史记忆来陈列排设,不对外开放,造成这些资料使用率低下,没能进一步发挥这些资料在教学与科研中的作用,使这些讲座资料成为无人光顾的古董。
从以上分析看出,目前高校讲座档案的建设与管理工作亟待改善。应根据上述情况,努力完善现行制度,从意识上重视对讲座档案的建设,划出相应资金,加强管理。另一方面,如果要对讲座档案进行有效管理,我们首先要做的是弄清楚讲座档案区别于其他档案类型的特点。
二.讲座档案的特点
说起档案,人们自然会联想起另外一个词,即“保密”。确实,在许多情况下,我们会赞同有论者提出的以下观点:“档案是党和国家的核心秘密, 档案保密工作是一项重要的基础工作, 如何做好档案管理的保密工作是保护国家秘密, 捍卫国家利益的重要一环”。概括起来,讲座档案具有公开性、形象生动性以及技术含量高这三个显著特点。
一定意义上说,讲座档案与馆藏图书资料无异,都是人类智慧的结晶,其重要价值在于它的知识普及性,在于它对后来学习者提供源源不断的灵感,它的生命力正来源于它的使用者。实际上,讲座档案自诞生起就是一件公众的事情:从材料的收集到整理都是多人协作努力的结果。如果对讲座档案采用传统的封闭式管理,无异于扼杀它应有的价值。
当然,与图书资料不同,讲座档案的内容具有逼真直观性的特点。一场讲座最起码由主讲人与听众两部分。这样,讲座档案的制作除了是让后来的师生读到一些相关文字资料外,更重要在于还包括了由许多图片与声像资料构成。这种形象生动性使后来借阅者突破时空限制,有种亲历现场的感觉。
正如上文所述,讲座档案不仅是由文字资料组成,而且还包括图片、声像等。讲座档案的制作和保存对技术的依赖性很强,尤其是对管理人员的电脑技术提出更高的要求,而对录相母带的剪辑、编辑与保存更是需要有专业人士来把关。
下面本文将结合讲座档案的特点,继续讨论此类档案的几种管理模式,并根据现代技术的发展水平,提出讲座档案建设与管理的前景所在。
三.讲座档案建设与管理的模式与前景
1.讲座档案建设与管理的模式可以分为三种形式:
首先要提的文本形式,这是讲座档案最基本的保存形式。文本形式又包含两种形式,即传统书面文本形式与现代电子文本。对于讲座档案来说,最基本的书面文本形式包括宣传海报与现场记录(有时还有总结报告)。在随着电脑技术的介入,电子文本由于其节约纸张、易于保存等特点,越来越受到现代档案管理者的欢迎。至于讲座档案,电子文本可以是原先纸质资料的转换,还包括主讲人打印和印发的材料、制作的PPT、幻灯片等。
讲座档案建设与管理的另一种形式是声像图片形式。上文中提到的讲座档案所具有的形象生动性的特点主要是源于这部分材料。有论者已注意到图片档案区别于文字档案拥有的“历史记忆与再现功能的特点”。而讲座档案由于声像资料的加入使这个特点显得越发突出。具体而言,这部分档案材料包括讲座进程中所采集到的照片、录音磁带,以及录相带。
讲座档案建设与管理的第三种形式实际上是利用现代电脑技术对以上信息资料加工所形成的数字网络形式。我们知道,互联网的发展已经给现代档案管理模式提出了新的挑战与机遇,这主要归功于互联网能够迅速地实现资源共享。互联网的这个特点尤其适合对讲座这一类型的档案进行管理。在实际工作中,我们利用电脑技术对已经收集的各种文本资料与声像图片资料进行加工,进行数字化处理,通过创立网站、设计网页或与校园网进行链结的形式来实现对各种信息共享利用。
2. 讲座档案建设与管理的前景
以上三种讲座档案的管理模式从对资料的保存来说,很难说孰优孰劣,但考虑到讲座档案的生命价值主要是它未来的使用价值,第三种模式应当是未来讲座档案建设与管理的发展方向,因为这种经过数字化处理的档案由于具有“收藏数字化、操作电脑化、传递网络化、信息存储自由化、信息资源共享化和结构连接化”的特点[3],既方便对种类繁多的讲座档案进行保存管理,又能最大限度地实现资源共享,充分实现它的使用价值。
鉴于各高校长期以来所积累的各种讲座资料,建立讲座档案是一个迫切需要解决的问题,但如何对讲座档案实现有效建设与管理是一个有待大家出言献策的问题。例如,即使是采取数字网络形式来管理讲座档案,也涉及到网页制作、维护与更新等问题。本论文提出的一些观点以期起到抛砖引玉的作用。
参考文献:
[1]孙杰.浅谈档案管理利用中的保密工作[J].兰台世界,2007(11):39
[2]周美兰.关于高校照片档案建设的思考[J].山西档案,2007(6):38
[3]宗青.数字化在高校档案工作中的思考[J].档案时空,2007(10):29
(吴月蓉,廊坊师范学院,社会发展学院)
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