高校档案管理信息化建设路径探究_长江丛刊_杂文_网络文摘

■史晓仙/常州信息职业技术学院

　　随着网络应用的不断拓展，高校档案管理也在深入建设智慧管理网络，推进档案管理的自动化和智能化，使高校日益增长的档案数据得到有效管理，同时数据价值得到有效开发和挖掘。因此，高校档案管理信息化建设路径的探讨十分必要。

一、高校档案管理信息化建设的重要性

(一)促进档案管理的转型升级

在网络不断成熟，信息化应用不断深入的大数据时代，数据激增特征明显，仍然沿用传统的管理方式显然很难适应数据管理的要求，自动化、智能化管理需求迫切。此时，建设信息化管理路径既可满足数据管理需要，又符合当下行业发展需求。对于档案管理而言，信息化管理具有数据收集准确而迅速的特征，可以实现数据共享与更新及时性，大大降低了管理员的劳动强度，提高档案管理的效率和准确性。而且，信息化管理使档案数据的价值开发和利用更为方便，目的性更强，使档案的价值得以转化。因此，档案信息化使档案管理工作由传统的人工管理升级至信息化自动管理和智能管理层面，使档案管理实现转型升级。

(二)提高档案信息的使用效率

第一，利用信息化管理系统，档案数据转化为电子信息资源，可实现全文检索功能，查找信息定位快、定位准、全面性高，拓展强，相关数据均可联系起来，用户决策有了参考，方向把握更准。第二，信息化系统在网络框架下实现资源共享，用户不再受时间和地点的限制，查询、提交等实现随时随地操作，数据利用更高效。第三，将非密数据公开共享，使档案信息访问利用范围更广，不再受地缘限制，档案数据利用效率大大提升。

(三)提升高校决策的全面性和准确性

高校网络不断完善，各项管理均走向信息化，人事管理、教务管理、资源管理、档案管理、课程管理、实践管理、调程统筹等等，各种管理细节均可实现信息化、自动化和智能化，学校管理工作全面进入信息化时代。此时，各项管理每天都会产生大量的信息数据，这些数据含有管理方式和策略的调整、管理措施的落实以及管理过程的变化等规律，对这些数据进行管理的同时，高校可以挖掘数据背后隐藏的规律，从而辅助高校提升决策的全面性和准确性。例如，学生学期表现评优时，要将学生自评、教师推荐、他人评价进行汇总，再将学生的档案信息库中的数据调出，使学生整个学期的表现客观体现出来，各方面综合给予评优结果。此时档案信息库的数据就起到明显的辅助决策作用，从侧面有力地给出学生的平时表现，使决策更有说服力。再如，教师职称评定时，单凭报表很难决定优劣，而辅助信息数据库的相关数据，就可以将教师的教学表现，科研态度，科研成果，学生反馈等抽调出来作为辅证，使评定工作更公正、更公平，评定结果更准确。

二、高校档案管理信息化建设中的问题

(一)档案数据不全面且准确性差

高校档案信息化管理需要在完善的信息化系统中进行，系统的完善性和安全性直接关系到档案管理的可靠性和安全性。虽然高校不断推进信息化建设进程，但随着时代的变化，信息系统的全面性还有待完善，档案信息化管理的监督体系和管理全面性仍有待提高。首先，缺乏完善的信息化管理制度作后盾，信息化管理程序规范性不足，导致信息化管理质量欠佳；其次，档案信息具有片面性，针对学生的档案信息相对较多，而教师的档案信息管理工作明显不到位，不仅档案信息不全面、准确性差，而且管理功能也跟不上管理要求。

(二)档案数据存在安全隐患

只要是开放网络环境下，任何数据都存在安全隐患。虽然高校档案管理逐步实现信息化，但由于安全管理的缺失和不重视，部分高校对档案信息化管理的安全防范措施仍然未做到位，应急预案缺失、安全防范不全面、风险评估范围过小导致风险提升等等，这些安全性措施的不足都会给不法分子以可乘之机，使得信息数据被盗用、删除、篡改，甚至使信息系统处于瘫痪之中，严重影响了档案管理的可靠性和服务质量。

(三)管理队伍水平有待加强

高校档案信息化管理时，管理人员仍然存在系统操作不熟练，功能应用不到位等问题，影响了信息系统的应用，使档案管理效率难于提高。因此，档案管理人员不但要转变管理观念，还要积极进行信息化技能的学习，积极改变自身的业务不足和职业素养不足的问题。

三、高校档案管理信息化建设发展对策

(一)加大对档案信息化管理的认识与投入

高校要正确认识档案信息化管理的优势，加快信息化建设步伐，使档案管理信息化更全面、更可靠、更安全、更细致、更有价值。首先，思想观念要跟上时代的步伐，摒弃传统档案管理理念，固化信息化管理理念，明确信息化管理是实现自动、智能化、高效化管理的必然选择。信息化档案管理，在管理措施上、管理方法上、管理模式上、管理过程上都较传统管理更为灵活，不再受时间和地点的限制，工作强度降低，工作效率提高，准确性、全面性和及时性更是传统管理无法替代的。其次，档案信息化管理的对象将教师纳入，使教师和学生的权益都得以维护。可见，档案信息化管理的服务性更强，与社会发展相吻合，高校更要加以重视。除了思想上的改观外，档案信息化管理同样需要资金支持才能有效完善和实施。无论是信息系统的研发，还是信息网络的搭建和维护，都离不开学校资金。因此，高校要重视信息化建设进程，加大资金投入，尽快配套科学完善的信息化系统和硬件设施。如档案非文本信息的录入时，需要照相机、扫描仪、储存器等；信息系统功能拓展时需要相应的软件系统，则需要软件系统的开发等等。这些都需要高校加大投入，正确认识信息化对促进高校管理智能化发展的作用和意义，推进高校信息化建设进程的加快。

(二)提升档案管理系统的全面性与准确性

首先，档案信息化管理需要在统一的管理平台上进行操作管理，就要建设资源信息化管理系统。高校档案价值较高，对高校教育发展和科研方向都有较大的作用，需要加以重视，在收集数据的同时将数据来源一并收集，方便每年从这些源头中进行优选合作。同时，高校要加强信息化档案管理的监督与管理，建立完善的监管体系，并与高校进行横向合作形成完善的管理制度，使档案信息化管理走向全面性。对于电子数据，要在线上进行收集、分类、传输、存储，提高档案管理的工作效率。对于纸质档案，利用信息系统进行电子化录入，使其转化为电子数据，然后进行分类存储与保存。其次，数据存储必须配套相应的数据库。数据类型多样，要分别建立不同的数据库进行存储，然后建立不同数据库的内在联系，就可以利用大数据挖掘技术进行数据价值开发。高校要积极与数据库开发企业沟通，联合起来开发档案管理数据库，使档案查询、更新、补充、调用等更高效和快捷，使档案服务质量和能力迅速提升。最后，档案信息资源库建设时，要将学生和教师档案均纳入管理。学生的基本信息、学习过程、实践过程以学习表现、学习态度、参加活动积极性等要收集全面；教师的教学情况、教学成果、教学任务、科研成果、晋升资质等相关数据也要全面收集，为教师后续的职称评定提供客观数据。除此之外，对于科研成果，同样需要建立特别的数据库，用于对高校科研项目进行统一管理。

(三)加强档案管理制度的规范性与安全性

首先，档案信息化管理制度要健全。制度约束规范，规范产生行为，有了制度的保障，档案信息化管理才更规范、更标准和更高效。例如，制度要求档案信息化管理要及时高效地进行信息收集、存储和更新。实际进行档案管理时，就要完善相应的管理系统并做好硬件维护，及时对学生、教师等的档案进行收集、归档、整理、分类、存储、备份等。并根据要求明确管理任务、数据类型、档案格式等。为了保证档案数据的安全性，要将系统调试正常运行后才能联网。其次，为了保证数据的安全性，要对管理人员进行安全设置。系统身份验证和权限设定要根据管理层级进行分别设定，避免人为操作失误导致的数据丢失。必要时对重要数据进行电子数据保存和纸质数据保存并行管理，并及时对电子数据进行备份。对于系统而言，最重要的就是安装杀毒软件，设置防火墙，分设内外网，使档案管理处于内网安全保障之中。最后，建立安全报警体系，对档案信息数据进行日常监测，发现异常传输、异常访问时要启动报警系统，断网自救。

(四)深化人才培养与技术合作

首先，档案管理团队要专业化。一是加强专业培训，对档案管理人员和相关人员进行专业系统培训，更新知识和方法，夯实信息化管理理念，增强职业道德理念，积极投身信息化管理。二是对档案管理人员及相关人员进行档案法规培训，提升管理工作的法制保障。三是加强信息化技术的应用能力培训。四是加大业务交流与经验分享机会。五是人才引进，以强带弱，形成高素质、精专业的管理团队。其次，加强横向合作，扩大资源利用率。档案管理与利用要突破学校内部层面，上升到高校之间、高校与企业之间、高校与社会之间层面，使档案走出校园，共享共用共赢。一是加强档案馆横向业务拓展。二是加强档案馆与企业档案部门合作。构建数字档案馆，使档案检索、拷贝、传输等既安全又便捷。三是与信息开发企业合作，对档案管理课题进行深入研究。