浅谈如何做好高校新建院(系)办公室工作_长江丛刊_杂文_网络文摘

■余婷

　　/中山大学

　　新中国成立之后，我国高等教育事业经历了几个重要发展阶段。1995年11月，经国务院批准启动“211工程”，即重点建设100所左右的高等学校和一批重点学科。1999年，国务院批转教育部《面向21世纪教育振兴行动计划》，启动建设“985工程”，即在世纪之交建设具有世界先进水平的一流大学。通过实施“211工程”、“985工程”，我国高校出现了一批重点高校和重点建设学科。2015年，国务院印发《关于统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案的通知》指出，要推动一批高水平大学和学科进入世界一流行列，开启了“双一流”高校建设的步伐。与“985工程”、“211工程”不同，“双一流”高校并非终身制，而是一个动态、竞争的过程。“双一流”的建设使大学迈向竞争式阶段。

一、“双一流”建设背景下的新建院(系)办公室工作特点

国家建设世界一流大学和一流学科的重大战略目标给高等院校带来了重大的挑战与发展机遇。为迎接“双一流”的建设，一方面各地不断新建本科院校，且办学形式多样：如公办高校雄安大学，中外合作办校深圳北理莫斯科大学，民办高校西湖大学，特色院校茅台学院等。另一方面，办学历史悠久、实力雄厚的高校为提升办学实力，也在不断进行院(系)调整。《关于高等学校加快“双一流”建设的指导意见》中指出，要以一流学科为引领，辐射带动学科整体水平提升，形成重点明确、层次清晰、结构协调、互为支撑的学科体系。不少高校由此对院(系)进行调整，优化学科布局，设立新的院(系)。同时，随着高校校园面积的扩充，不少高校新建校区，由此诞生了新的院(系)。

　　本文中所指的新建院(系)指的是在“双一流”建设背景下，新建本科院校中的二级学院或是老牌高校发展过程中新设立的院(系)。

　　(1)新建院(系)的特点。与老牌院(系)有着深厚历史底蕴和完善的架构不同，新建院(系)有自身的特点。首先，新建院(系)的成立是高校深化改革的体现。新建院(系)的成立既是高校内在管理体制的改革，标志着高校在不断优化内在设置，不断进行组织的扩大。新建院(系)的成立又是高校跨越式发展的需要，是高校自我拓展中的新增长点，也是高校发展的“未来”。新建院(系)所支撑的学科往往是具有极大发展潜力和服务国家重大战略需求的学科，承担了为地方产业经济培养人才的使命，所承担的任务更重，所背负的社会期望更高。社会对其期望高，其自身的起点更高。高校在院(系)设置中往往会对新建院(系)提出更高的发展要求，在资源政策方面也会给予更多的倾斜。其次，与老牌学院不同，新建院(系)是白纸一张，历史包袱少，没有历史遗留问题需要解决，其可创新空间大；自身也有极强的创新驱动发展意愿，给予青年教师的成长环境良好。第三，正所谓万事开头难，新建院(系)在发展中存在各种困难和挑战，例如师资不够充足、办公场所紧缺、行政管理人员缺少，管理机制不健全等等。新建院(系)的发展需要克服诸多困难。

　　(2)新建院(系)办公室工作的特点。新建院(系)办公室是学院内外联系的窗口，承担着教学管理、科研管理、人事管理、学生管理等诸多职责。新建院(系)办公室作为学院最基层的管理机构，高效、良性地运转对学院发展有着重要作用。新建院(系)办公室工作呈现出以下特点：一是人员少。院(系)成立之初，人员缺少，既缺少行政管理人员，也缺少充足的师资。需要一人身兼数职，有时教师需要承担部分行政工作。二是事情多。新建院(系)办公室需要对接学校各职能部门，而且常常是多职能部门同时布置任务。三是经验浅。新建院(系)由于建立时间短，办公室规章制度不完善，工作往往凭经验，缺少成熟的运作经验。

二、如何提升新建院(系)办公室工作

新建院(系)办公室的特点也对工作提出了更高要求。如何做好新建院(系)的办公室工作？

　　(1)配齐行政管理队伍。新建院(系)事务性工作多，任务重，如果长时间“一人多岗”、超负荷工作，会影响行政效率，长期以往，问题百出。因此迫切需要定岗定编，快速组建行政管理队伍。尤其是对于教务秘书、科研秘书等业务水平要求高的岗位，更需尽快配齐人员。对于到岗人员，要加强明确岗位职责和人员分工，加强业务培训，打造高效的行政服务团队。“众人拾柴火焰高”，人员之间要形成相互配合，互相支持、互相学习的良好氛围，要提升办公室管理人员的服务意识，塑造积极向上的行政氛围。新建院(系)办公室人员自身也要不断提升个人业务能力，不断完善自我。眼界要宽、思维要勤；既要是能手，又要是强手。要认真学习党和国家的教育方针政策，了解高校发展的状况、目标和阶段性任务，不断学习高校教育理论，掌握高校教育的基本规律。多多关注学校的整体工作，善于总结办公室工作的规律特点，增强办公室工作的预见性。

　　(2)建章立制规范化管理。没有规矩，不成方圆。规章制度是高校行政管理的重要依据。建立完善的规章制度和工作规范是办公室工作制度化、规范化的保证。针对办公室工作中出现的诸多问题，要立足学院发展的顶层设计，结合学院实际情况，制定适宜本学院特点的规范化的规章制度以及切实可行、方便师生的工作流程，让办公室工作有章可循，高效有序。

　　(3)积极寻找外部资源。好风凭借力。新建院(系)的发展需要积极去拓宽外部支持渠道。多举并措，寻找外部资源：可与同一学校相关学科的院(系)加强交流，借鉴成熟学院的发展经验；可积极联系同一学科的其他高校院(系)，为学院的学科间交流搭建桥梁；可与学校的机关职能部门加强沟通，寻求校内的各项政策支持；可与学生家长保持密切联系，征求学院发展的建议；可与学科相关的企业和社会机构交流，探索院、企合作的可能。源源不断的外部支持，是学院全面快速发展的重要保障。

　　(4)用心打造院(系)文化。文化是一个集体的精神凝聚，院(系)文化是学院办学精神的集中体现,反映了院(系)办学特色和办学内涵。院(系)文化的塑造有利于树立院(系)文化自信,增强师生的认同感。新建院(系)历史虽短，但却是文化塑造的关键时期，更需用心塑造院(系)文化。落到具体措施上,可以通过制作院徽、院服、院歌、学院宣传片、宣传册、宣传标语、宣传用品(笔记本、纸)等多种方式实现。院(系)文化的打造另一方面可以需要妥善做好院史的保存。院史资料是院(系)长期发展的珍贵记录,也是院(系)文化的重要组成部分。工作中要将重要的资料妥善保存并及时归档。特别是有历史纪念意义的照片、视频影像、重要的决策会议等。

　　(5)做好新引进教师的服务。大学是由每一位教师和学生所组成的，没有教师就没有大学。新建院(系)发展的过程中会伴随着新教师的不断到岗。优秀教师是学院发展的基石，新入职的教师更是新建院(系)的“源头活水”。新建院(系)办公室需要协助做好新引进教师的服务，帮助教师解决“后顾之忧”。可以做的事情很多，例如制作简明易懂工作生活指引，帮助教师尽快了解学校、学院的规章制度，熟悉校园环境，以免新入职教师开展教学科研工作时“摸不着头脑”。多组织教师之间的交流活动，增强教师之间的了解，加强对学院的归属感。细致关心新教师的需求，特别是分配住房、子女入学等方面，给予力所能及的帮助。教师队伍的稳定就是院(系)的稳定。只有老师能无后顾之忧安心做教学科研，学院才能行稳致远地发展。