魏 红

　　高校档案管理服务职能及如何有效发挥其作用

　　魏 红

　　档案馆是高校机构的一个重要组成部分，它存在的根本意义就在于将高校的各种档案永久保存下来，与其他机构单位相比，表现出很强的稳定性和独立型。正是基于这种特殊属性，要求着高校在管理工作层面，必须具备一套完善化的管理体系。此外，高校档案也是国家档案事业的组成部分，随着社会的发展、经济的进步，科学技术的日新月异，高等教育事业建设也得到了深化，对于高校档案的研究也愈发深入。为了更好地辅助教育事业的建设、服务于现代化社会的发展，对于高校领导和档案馆管理工作人员来说，必须重新审视高校档案馆存在的价值，基于当前高速发展的互联网信息化时代背景下，探究高校方案管理服务职能的转变，以及创新发展路径。

　　高校档案 服务职能 拓展

　　所谓“档案”，简单一点讲就是将某领域各类信息资源保存下来，它最大的特点就是原发性、记录性、权威性。以高校档案来说，它真实记载了学校全方位、全领域的信息资源，包括从学校创立、发展等全过程。可以说，高校档案就是高校历史发展的积淀，是高校文化的记录者，对于推动高校教育教学工作的整体性发展，具有重要意义。本次课题研究，运用文献追踪法、列举归纳法、研究分析等方法，借助于最新研究理论，结合着我校实际，对新时期我国高校档案服务功能以及拓展，基于现状、发掘问题、探寻规律，进而提出完善高校档案管理服务职能拓展与实现路径。

一、高校档案管理工作

（一）高校档案的特点

　　根据现行的（2008年8月颁布实施）《高等学校档案管理办法》条例中，针对高校档案做了明确的定义。大致意思如下，高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动，在整个实践活动过程当中，能够直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各类信息资源，以文字、图表、声像等不同载体形式被记录、保存下来。

　　关于高校档案的特点，可以归纳为三个方面。首先，高校档案并不是简单纯粹的管理工作，而是一种相对较为复杂的综合性工作，最大的职能就是“服务”。总体来看，高校档案集教育、科研、管理于一体，因此，其注重的是综合性发展。其次，高校档案各信息资源数据来源广泛，涉及面比较广，内容丰富，涵盖了文化、各专业学科、社会实践、科研、校园生活、思政工作等。第三，在高校档案管理工作中，核心内容是科研档案，比如，各专业院系的教学档案、高校教师和学生的学术性论文、科研成果等，这些对于教学工作的开展，都是必不可少的珍贵资料。

　　（二）加强高校档案管理的必要性

　　关于这一问题，需要从高校教育本身来切入，从发展的视角来看待。

　　第一，高校档案是高校发展的重要信息资源，对于学校的教学工作、科研工作具有不可替代的功能，同时还具备社会服务辅助性功能。这一点可以依据着高校档案的实际内涵来了解。高校档案形成于高校各个时期、各个方面，它可以让我们更加清晰的了解到学校历史面貌，以及发展轨迹，从中可以帮助我们探寻发展规律，获取到更加有价值的信息资源。大量的实践研究一再表明，高校档案对于推动教育改革、教育质量改善、教学效率提升、学校及师生权益的维护，具有重要的作用。

　　第二，高校方案管理是高等教育一项基础性工作，是学校各项教学工作得以顺利开展与实现的不可缺少的关键环节。此外，一所高等院校档案馆管理工作的好坏，可以用来衡量学校管理水平的高低，换言之，它直接影响着校园整体风貌的建设，包括思想政治、文化学风等。从更深层的角度来看，它与学校各项管理制度关联密切。

二、新时期信息时代下的高校档案管理服务职能

关于高校档案管理服务职能的一些基本内涵，前文中也已经进行了介绍，从传统意义上来看，大众认识中的高校档案馆，它的主要服务职能在于对高校档案信息的积累、保存，并在此基础上加以适当延伸，尽可能地拓展其职能。在这种过程中，高校档案的价值充分显现。比如，信息服务功能逐步面向高校师生，因为它的核心内容是教学、科研，档案馆可以为师生的“教”“学”工作创设更加有利的环境、氛围、条件。当然，这些信息服务功能并不仅仅局限于校园内，即便面向广大的社会公众，它也可以为人们提供相应的服务。例如，它可以提供各种档案信息的二次加工成果，简单一点讲，就是指，充分挖掘出高校档案“贮藏”、“利用”这两大基本职能。但是，在新时期，随着高等教育不断变革发展，传统的档案管理模式已经无法适应新时期高校教学工作，在这种情况下，其服务职能的发挥也就受到了诸多限制。因为在传统管理模式下，高校档案馆的收集对象主要以纸质档案为主，包括收集、整体、保存、管理等，不仅费时费力，并且失误率不断攀升。

　　在新时期信息技术不断发展的环境下，现代信息技术广泛地应用到档案管理领域中来，以各种形式将档案载体更好地保存下来，包括电子文件、磁盘、缩微胶片等。不断推动着高校档案管理服务方式发生着翻天覆地的变化，而相应的其职能也得到了拓展。关于这一时期高校档案管理服务职能的转变、拓展，表现如下：

　　第一，高校档案服务职能社会化。随着互联网的普及，数字化网络技术渗透到教育每一个环节。以本地的几所高校来说，为了适应教育教学工作，陆续建立起校园网。具体表现为，在纸质文件形成的同事，产生了大量的电子类文件，使得档案管理工作朝着信息化方向去发展、去转变。在这种局面下，逐渐打破了传统纸质档案利用的局限性。此外，档案信息资源通过网络等手段来满足不同利用者的需要，直接促使着高校档案管理从单一的保管职能，开始向全方位的服务职能转变。第二，宣传交易职能更加深入。通常情况下，高校档案是高校发展历史的一个整体性记载，其中涵盖了不同阶段、不同环境下的各类原始信息。其中大部分资料都是学校老一代知识分子做出的贡献，同时也是最好的见证，尤其是在科学文化领域，许多宝贵的资料都可以用来高校思政教育工作。

三、高校档案管理服务职能创新发展路径

通过相关的分析了解后，可以得知，在当前互联网信息化时代，高校档案管理工作表现最突出、最活跃的功能是服务层面，包括校园文化建设、社会发展服务等。因此，在这里重点结合着我校实际，基于科学文化建设的视角，探寻高校档案管理服务职能在这一时期的发展道路、方向。

　　何为“高校文化”？高校校园文化是指高等院校以大学生特有的思想观念、价值取向等作为理论核心，通过实践来锤炼并强化校园人际关系、生活规范与行为方式。以我校为例，在该领域发展建设层面上，由我校学生参与创办的报刊、学生社团及其他文化设施为表征的文化氛围、精神环境等。

　　（一）目前主要存在的问题

　　第一，对档案的重要性认识程度还是不够，包括校领导、档案馆工作人员，档案意识过于薄弱。这一点主要体现在日常的教学管理工作当中，比如在机构设置上、人员配置上、经费投入上、硬件设施建设上，无法更好地满足学校档案管理工作的实际发展，在这种情况下，势必限制着我校档案管理工作水平，以及各领域的研究项目。当然，这与当下的教育形势关联较大，近几年，随着我校大范围扩招，使得原本就经费紧张的情况，变得更加困难。不仅是我校，包括周边的几所院校，大多都是从自身条件以及办学效益出发，将资金着力用在与办学直接相关的项目上。比如，扩建校园规模、组建培训师资队伍等，以及将经费投入到与教学科研关系比较密切的项目上。在这种局面下，大家都存在一种错误的思想，即档案管理属于长期建设工作，在短期内搁浅一下“无关紧要”。最终造成高校档案管理信息化建设明显不足，无法将服务职能充分的发挥出来。

　　第二，档案管理不规范、依法管理观念较差、工作人员素质参差不齐。不少高校档案管理工作人员，对相关的档案管理制度了解不够透彻，对相关的法律法规条例缺少学习，比如《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等。人员服务意识淡薄，大多都是坐等其他部门人员来上门交档案，自己很少去主动关注、主动学习、主动去宣传档案知识。此外，部分管理员对于档案管理的真正内涵理解错误，错误的以为档案工作只不过是“材料的看管员”。

　　（二）高校档案服务职能拓展与创新路径

　　首先，从国家战略发展层面来看，必须清楚地认识到，高校档案管理服务具有方向性、指导性、促进性的作用，因此，可以从管理体制、法律法规等层面来完善并实现。

　　实行档案机构独立建制的模式，并加强资源整合力度。前国家主席胡锦涛曾在党的十七大会议报告中明确指出，在档案事业建设上，需要加大机构整合力度。此后，国家档案局馆长，杨冬权坚决贯彻这一会议精神，在全国的档案局会议上，首次提出了“大档案”的思想。简单一点讲，就是指要以馆际合并、馆际合作、设立分馆、集中备份、馆室合作、信息整合、网络共享等多形式来建设，将各类分散的档案信息资源变得更加集中，并将各零星的档案信息借助于互联网信息平台加以系统融合，从而更好的服务于社会。在法律法规完善层面，现行的“中华人民共和国档案法”，与现代实际出现一些偏差，包括服务方向、内容、行为规范、经费、法律责任等，这些都需要进一步完善。比如，规定文献资源建设与布局、规定高校档案馆的发展和布局，此外像一些业务技术标准、岗位人员编制等，都需要以法律的形式确立下来。

　　其次，从高校自身科学文化建设的层面来看，应当根据实际情况来制定出具有策略性的方案。

　　第一，校/院领导要重视，从思想观念上转变。人的问题始终是第一位的，无论是领导干部还是基层管理人员，思想落后、意识淡薄，是高校档案管理服务水平低下的主要原因。对于高校档案管理人员来说，在信息化时代环境下，他们的职责随着技术的进步、理念的转变，也发生着深刻的变化，已经由过去纯粹的档案资料保管员，变成了如今的档案信息资源的开发者、知识的提供者，并且要求其掌握具备相关的信息技术。总之，贯彻落实人本管理理念，是服务职能拓宽的基础条件，依据着《普通高等学校档案管理办法》，结合着本校实际，将“以人为本”的管理思想融入到整个教学工作、校园科学文化建设之中。

　　第二，加强基础设施建设，强化技术设备的更新。在人员配置、机构设置上，改善高校档案馆结构。新时期，档案管理服务职能要想得以充分的展现发挥，就必须充分借助于信息化技术，需要加大人、财、物的投入、使用。因此，这需要校领导尽可能地争取一些资金，购置一些先进的复印机、扫描仪、打印机等。在机构设置上，重塑档案馆的适应性结构。馆藏档案信息资源是高校档案馆赖以生存的物质基础，当然，这也是对其资源整合、开发、利用的前提。因此，借助于信息技术，将各类、各领域、各阶段的信息资源分类总结，比如，学校历史上发生过怎样的大事件？取得的成果、知名人物等，均赋予其历史意义和文化意义。具体可设立专门的档案资料库，在分类、整合的基础上，进一步扩宽档案资源收集范围，比如，党群、行政、学生、教学等档案资源，通过形式化的改造，更好地服务于校园科研文化建设。

四、结语

本文关于高校档案管理服务职能的研究，首先阐明了此次选题研究的目的和意义；然后简单介绍了高校档案管理服务职能，包括具体表现、特性等；第三，就当下国内高校档案管理服务职能拓展的现状，并结合着我校实际情况，以及所取得的一些成就，简要分析，并系统的概述了相关的问题因素；最后，针对发现的问题、弊端，提出了一些创新发展的路径，表述了个人见解。总之，高校档案管理服务职能，在新时期，必须把握住大方向，各项功能的拓展，需要与整个社会发展相适应，包括在教育层面、社会服务层面，都应当本着“服务人民”这一核心宗旨，这也是高校档案管理工作的实际发展内涵，更是整个高等教育的本质。

　　［1］刘招兰.新时期背景下高校档案馆公共服务发展与传承方向［J］.兰台世界旬刊，2014（8）：105～106.

　　［2］李君.从重藏轻用到藏用皆重——当前信息化时代高校档案馆职能的转变［J］.办公室业务，2012（1）：81～81.

　　［3］赵宪珍，赵明.高校档案馆文化教育功能探析［J］.兰台世界，2013（23）：53～54.

　　（作者单位：湖南广播电视大学）

　　魏红（1971-），女，长沙，本科，湖南广播电视大学，助理研究员，研究方向：高校档案研究。