林丽敏

　　◆摘? 要：档案管理是每个单位管理工作的重点和难点，但传统观念和陈旧模式影响了档案管理利用的质量和效率。做好档案管理利用工作应从队伍建设、信息应用、管理督查等方面持续加强。本文分析了文书档案的主要特点、存在的问题和原因，提出进一步加强新时期县级档案管理利用的对策建议。

　　◆关键词：县级单位;档案管理;对策思考

　　习近平总书记指出：“档案工作是一项非常重要的工作，……经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”档案管理是每个单位管理工作的重点和难点，但有时往往不被重视而忽略，尤其是陈旧的传统观念和模式已严重制约了档案管理工作的质量和效率，亟待根据新时代新任务的需要予以创新转变。做好新时期档案管理利用工作应从队伍建设、信息化应用、管理监督等方面持续加强，在提高认识、创新方法中求发展，实现档案工作水平的提升，以更好的服务于社会。下面就本人长期从事档案工作的实践，结合当前县级行政事业单位档案工作的调研，对进一步加强档案管理利用做一些粗浅的探索与思考。

　　一、主要特点

　　1.文书档案的涉密件较多。随着形势的发展和保密要求的严格，不管是上级来文还是本级发文，涉密件占比较大，这既给文书档案管理员增加了许多工作量，也由于涉密文件阅办的特殊性要求给工作落实带来了一定的难度。如：在党委的统战系统，由于工作对象、内容和性质的特殊性，从中央、省、市下发到县级的除会议通知等一般性日常工作文件（函）之外，其他的大部分为涉密件，并以发至县委、县委统战部、县民宗局的较多，据统计，中央省市发至宁德市古田县委统战部的文件，2018年共71份，其中涉密件17件，占23.9%，此外，涉及扫黑除恶、意识形态等方面内容的文件几乎都为涉密件。

　　2.開发利用价值高。档案是一种具有很高开发利用价值的历史资料，如：统战工作涉及民族、宗教、非公经济、台港澳、海外华侨、民主党派、无党派等方面，很多档案资料都具有很好的现实意义、历史意义和考证价值，习近平总书记关于促进民营经济发展的重要讲话、指示、批示精神和上级的相关政策文件等资料，都记载着一个时期党和国家及其领导人重视、关心、支持民营经济发展的一个真实体现;对台文化、宗教交流活动等资料是两岸一家亲的历史见证;华侨侨眷身份的认定档案是我们密切联系海外侨胞乃至今后寻根问祖的重要依据;宁德古田旧城搬迁（1958年因国家决定建设水电站而淹没整个县城）的档案资料是古田人民无私奉献国家建设的历史见证，是古田人民子孙后代记得住历史和乡愁的宝贵资料。

　　二、存在问题及原因分析

　　1.人员场所配备与新时代新要求还有一定差距。以往的重视不够、投入不足影响了档案硬件水平的提升。如：据随机走访了解5个县级正科级单位，5名从事档案管理的工作人员都是由办公室人员兼任，文化程度在大学本科以上的 4人，占80%，但取得初级以上技术职称的只有2人，占40%，没有专门的档案室，一般是与其他资料室、办公室等共用，这都与当前档案的规范管理要求不相适应。主要原因是重视不够，认识不足。档案管理工作是每个单位内部管理的一项重要工作，然而许多单位的领导干部，都或多或少的存在对档案管理的重要性认识不足，没有与单位的其他业务工作放在同等的位置来抓，错误的认为档案工作做的再好也不能被上级领导直观的看到而出不了政绩，在思想上没有引起充分的重视，投入的人力、物力、财力不足。

　　2.归档不及时。有的单位未能及时将年度各类工作资料移交档案工作人员进行归档管理，有的在办公室笼统的堆放，有的分散在内部股（室）或分管领导手上，有的在工作人员变动时没有做好相关资料的移交，甚至个别存在资料丢失问题，这都给日后的档案收集整理造成诸多的不便和困难。主要原因是单位档案管理员和其他工作人员的素质能力不高，对档案管理的意识淡薄，有的只是充当“保管员”，没有正确的管理利用意识，个别认为档案管理可有可无，缺乏主动性，只局限于几份文件的收集保管，很难发挥档案应有的价值功能，不能完全体现档案管理利用的地位与质量，也使得档案管理员自身的工作价值无法得到充分的展示，工作处于一个尴尬的局面。

　　3.整理不规范。从调查了解的情况看，有的单位的档案资料之前虽然有整理装订成册，或聘请有资质的服务中介或业务人员进行整理，但只在本单位存放，按当时的标准和规范本来可以进馆却没有及时同步的移送档案馆，在后期移馆时要按新的要求进馆，原先做的档案基本上都要按新的规范重新整理，造成人力和财力的浪费。主要原因是对档案管理不重视，认识模糊，或业务不精，档案管理被简单理解为历史资料的收集和保管，片面的认为在本单位存放更便于查阅，没有做到与时俱进，致使档案的再造价值体现不出来。

　　三、对策与建议

　　1.加强队伍建设和业务指导。一要加强教育培训，进一步增强档案管理人员的思想认识，不断提高他（她）们的责任意识、岗位荣誉和履职的积极性、主动性、创造性，各级各单位要鼓励档案管理人员通过继续教育、集中培训、自学函授、现场指导、跟班学习等方式来提升自身的能力和水平，创造条件并鼓励他（她）们参加职称评定并设岗聘任，尽可能的提高档案管理员的合法报酬和工作地位。同时，作为档案局（馆）的具体业务人员，要经常对各单位的档案管理员进行现场业务指导，以提升实际操作水平。二要规范档案服务中介机构的管理，随着档案工作不断的被重视和加强，从事档案服务的中介机构也越来越多，档案管理部门应适应新形势的发展，与时俱进的加强监督指导，密切协调配合，做好管理促规范，鼓励他们积极有效的参与档案管理工作，使之成为档案管理服务的一支重要力量。三要不断提高单位内部各股（科）室的协作意识，及时做好各自相关资料的收集、移送和人员变动时的精准移交不遗漏。

　　2.因地制宜创新管理模式。根据不同部门、单位的性质特点，创新工作方法，采取不同的模式进行管理服务。如：根据组织人事档案数量多、要求严、利用率高的特点，在县档案馆设立专门的干部人事档案储藏室，由组织人事部门派驻专人进行管理服务，这既有利于干部人事档案的管理，又极大便利了干部信息的高效查询;古田县自然资源局在县档案馆的指导帮助下，在局办公大楼按标准建设两个规范的土地证档案储藏室，并安排3名干部（其中有任职资格证的1名，有接受岗前培训的1名）专门从事土地证档案的管理服务，这既可减轻县级档案馆人员、场所紧张的压力，又可为干部群众及自然资源管理部门提供更加专业、便捷的服务，受到社会的广泛好评。

　　3.不断探索信息化技术的应用。随着当前社会不断发展进步和大数据时代的到来，档案工作必须顺应新形势发展，走信息化、数据化的发展之路，应用信息技术为社会提供更加方便、快捷、高效的档案管理服务，使档案资源得到更好的利用，档案信息发挥更大的作用。一要建设完备的软硬件设施和技术支撑，如：建设一套完备的档案数据系统、档案管理系统、档案服务系统、档案保密系统等，并配备与之相适应的技术人员。二要进一步加强电子文件归档、电子档案管理、档案信息系统安全保护等工作的探索实践，借助信息系统，收集需要录入的资料，同时将收集到的数据进行整理、编号和有序化处理，制作目录，层层衔接，紧密相扣，形成电子档案信息库。三要建立档案馆与相关单位之间高效快捷的信息共享机制，以方便查阅与利用。四要建立严格的档案安全保密系统，采取科学有效的措施，全面做好安全保密工作，一方面是个人隐私和工作秘密保护的需要，另一方面也是防止黑客攻击特别是防止境外敌对势力利用档案信息进行破坏和颠覆活动的需要。

　　4.加强绩效管理和执法检查。档案工作不仅需要档案管理人员自身有一定的事业心和责任感，也需要单位内部各科（股）室的协作配合，更需要单位领导的重视、认可、关心和支持，这样才能提高对档案工作的重視程度和工作效能，确保档案管理服务工的作顺利开展，真正发挥档案为社会、经济等领域以及各项工作服务的的作用。因此，领导重视、密切协作是推进档案管理服务的关键所在。而为了能够引起单位领导及内部科室的重视，提高对档案工作重要性的思想认识和行动自觉，一套行之有效的工作措施和激励考核办法就显得至关重要，只有这样，才能提升档案管理在单位各项工作中的地位，才能提高各单位按要求收集、整理、移馆的自觉性和积极性，才能促进档案管理工作上一个新的台阶。一要组织档案资源开发利用和档案工作管理创新优秀案例评选活动，强化示范引领和经验交流，激发档案工作的内在活力。二要加强宣传，通过广泛宣传《档案法》和利用某个具有特殊纪念意义日子或重大历史事件适时组织档案文献资料图片展，提高档案工作的社会参与度和认知度。如：组织古田旧城记忆历史图片展，宣传普及档案价值和知识，扩大档案工作影响，提高全社会重视档案的思想共识;三要适时组织开展档案行政执法监督检查，督促存在问题的整改，确保档案法规制度落到实处，提升档案工作的规范化水平。四要以绩效考核促档案事业的发展。如：近年来，宁德市古田县委县政府十分重视档案工作，将档案工作纳入年度绩效考评的内容，由县档案馆采取10分制、按管理体制、硬件设施、业务建设等方面对各乡镇（街道）、县直单位进行单独考评，按2%的分值计入相应乡镇（街道）、县直机关单位的年度绩效考评总分，这一办法的实施使档案管理水平明显提升。据统计，截止2020年9月底为止，全县已移馆或达到要求申请移馆的单位达11个，比列入考评的前一年增56%。