伍震

　　摘 要：本文立足于档案信息化管理现状，首先分析了信息时代下档案管理工作的必要性与可能性，其次提出了创新档案管理工作的主要措施。以期通过笔者努力，找到促进信息时代下档案管理工作质量不断提升的可靠途径，从而为相关人士提供部分可借鉴的理论依据。

　　关键词：信息时代；档案管理工作；必要性与可能性；创新

　　随着信息时代下计算机网络技术的发展与普及，档案管理工作也面临着重要的机遇与挑战。努力使档案管理工作实现创新性发展，不仅对政府、学校等组织有着至关重要的作用，也是时代发展对档案管理工作提出的新要求。因此，新形势下我国档案管理工作的管理模式以及工作模式都应该随着时代的发展、科学的进步而不断自我反思，自我创新。

　　一、档案管理工作创新的必要性与可能性

　　（1）传统档案管理工作已经越来越难以满足时代发展需要，主要体现为：第一，传统纸质或者丝帛等制品的档案在运输过程中容易发生碰撞磨损，造成不必要的损失，无形中加大了运输难度。第二，传统档案受限于材质原因，对保存条件要求较高，如忌潮湿、怕暴晒等等，日常护理工作程序非常复杂，人力物力消耗大。第三，传统档案往往是海量的文献资料，即便经过了分类整理，但在查阅过程中还需要消耗大量时间，造成阅读效率难以提高。可以说，传统档案管理员工作是非常繁重、复杂的。

　　（2）随着计算机逐渐应用与普及，其巨大优势使档案管理工作得以简化，主要体现在以下几个方面：首先，在信息采集上，计算机网络的信息共享不仅拓宽了传统档案采集的空间范围，也大大降低了时间成本，信息采集变得更加及时便利。其次，在档案整理与管理过程中，档案管理员将所有的档案录入电脑，有效降低了档案数据因不利因素受损的可能性，档案数据安全性大大提高。此外，不同于传统档案中部分文献需要誊抄才可使用，计算机档案可以随时进行提取查阅，而且计算机档案存储范围更广，包括音效等资料均可录入。

　　二、信息时代下档案管理工作的创新策略

　　（1）档案管理人员创新。基层档案管理工作人员是档案管理工作实践者，其工作态度与工作能力直接关系到档案管理工作的成效与质量。一方面，我们必须要重视对档案管理人员的职业素质的培养教育，树立其责任意识和敬业心，才能使其在工作中能够做到兢兢业业，鼓励工作人员认真思考，深入到工作中发现问题并解决问题。另一方面，还要不断加强对档案管理人员职业技能的培训。档案管理工作的工作性质要求工作人员掌握熟练的操作技术，对待工作保持一颗一丝不苟、精益求精的心，踏实认真的完成自己的本职工作。此外，还要加强档案管理各部门之间的实时沟通交流、协同配合下对工作中遇到的问题展开深入讨论研究，探索工作上的创新进步之法。设置激励机制，鼓励工作人员以创新性的眼光和方法去解决实际问题，对其进行物质奖励与精神嘉奖，从而激发更多员工通过交流、创新去完善自身工作，推动档案管理工作的进步。

　　（2）档案管理体制创新。当前我国档案管理工作上一大不利因素就是档案管理系统过于分散，存在着管理力度不够以及档案使用不方便等問题，严重阻碍了档案管理工作的发展，为此需要加快实现档案信息的集中统一管理。伴随信息技术的发展，档案管理信息化建设已经越来越迫切。创新管理制度，要求所有的档案都应该登记在册并统一纳入总系统，这样一来即使部分机构信息损坏丢失，也可以从总系统中寻得备份信息。为了方便集中统一管理，还要将各个部门都纳入到统一的档案信息自动化的系统管理中，统一规范各个部门的技术操作、软件选择和硬件设施维护。

　　（3）实现档案信息共享资源。当前阶段，我国档案管理的各部门分散，没有一个统一的系统和规范标准，部门之间信息缺乏流通，在软件的使用以及应用硬件功能发挥上存在混乱与不足。由此造成了档案信息闭塞，各个部门的档案信息管理各自为营，资源共享存在壁垒。针对这种现状，我们首先必须要明确各部门档案管理工作的内容和范围，制定统一标准，以严格规范档案管理的各项工作以及各个环节，抓紧建成统一规范的系统工程，为档案信息资源共享提供一条畅通渠道。此外应转变相关管理职能部门的工作模式，促进其由管理型向服务型过渡，简化审批程序，形成协同服务的有利局面。

　　（4）档案信息数据库的创新建设。加快建设档案信息数据库，推动档案管理的信息化、数字化，是我国档案管理工作实现从文件处理向信息化管理转型的关键。数据库系统的创新性建设是档案信息管理的重要基础和核心。建设数据库不可能一蹴而就，要求我们按照从低级到高级，从基础到外延的过程做出一步步努力，这将是一个长期的过程。借助信息技术科学的管理和使用信息资源是数据库建设的主要目的。在数据库的建设过程中，我们要抓住档案管理工作与计算机信息技术内在的结合点，使两者密切协调配合，真正做到信息技术与档案管理互通互利。此外应使综合数据库与各个档案的目录库联系，提高档案管理工作效率，建设网络开发式、分布式的数据库。

　　信息化时代背景下，档案作为一种重要的社会信息资源受到人们的普遍关注，促进档案管理工作创新发展，做到与时俱进，以更好地服务于大众，是当前我国档案管理工作的主要任务。但目前我国的档案理建设仍然滞后，这就要求我们密切结合信息技术的发展，努力在工作方法、内容、管理体制、人员等全方位得到创新，实现向信息化档案管理的跨越。

　　参考文献：

　　[1]刘慰慈.关于做好档案管理工作的认识[A].贵州省档案局、贵州省档案学会“纪念贵州省档案馆成立50周年”学术交流会论文集[C].2010

　　[2]郝永琴，关凤明.关于做好新时期档案管理工作的研究与探索[J].中小企业管理与科技（下旬刊）.2011（01）

　　[3]胡兴.新形式下县级档案工作误区与对策[A].贵州省档案局、贵州省档案学会“纪念贵州省档案馆成立50周年”学术交流会论文集[C].2010