高校档案管理质量保障体系建设探究_散文百家_杂文_网络文摘

李云

　　江西卫生职业学院

　　目前，信息网络技术的广泛普及对各行各业都带来了一定的影响，高校的档案管理体系也受到了一定的影响。在新时期的背景下，高校档案在其快速发展的整个过程中，也应积极认识和了解档案管理工作创新的重要性，引用各种现代技术，实现档案信息的实时采集处理，提高档案信息采集、检索以及处理效率，为高校档案管理工作提供更多的便利性。因此，加强相关的档案管理工作，提供准确的信息成为目前高校档案管理工作中的重要目标。

一、高校档案管理工作的现状

1.高校档案管理工作的效率低、任务重。

在传统的高校档案管理校对工作中，以笔墨形式为主，对高校档案进行管理和记录。在高校档案的校正和分类中，以纸质形式对高校档案进行管理和记录是非常困难的，因为纸质档案很容易被破坏，且工作量较大，在高校档案信息管理的过程中，需要耗费大量的时间、材料成本以及大量的人力资源成本。尽管目前高校档案管理工作中，有大量的管理人员进行相关的档案校对、分类、整理，但随着每一年高校学生数量的扩招，档案数量也在随之增加，这就造成已有的高校档案管理人员较难迅速、准确地做完高校档案管理各项工作。

2.高校档案管理工作者的整体素质比较低。

不少高校的档案管理工作仅局限制在档案的复印、查询各种纸质档案材料，很少高校应用发达的网络信息管理技术，比如高校应用现代网络信息技术手段来收集、整理、保存信息管理资源。为此，需要档案管理工作者必须具备较高的档案职业技能素养、较强的档案业务能力，这样才能够切实掌握高水平的档案信息系统开发技术。然而，针对当今的实际工作情况而言，不少高校从事档案管理的专业团队成员整体素质不高，这主要是因为高校档案管理工作者本身缺少丰富的专业管理知识。再者，掌握的网络档案信息管理技术有限，较难有效提升高校档案管理和信息服务水平，对于建设高校档案管理质量保障体系而言十分不利。

3.管理者的政治思想文化准备不足，行动力非常缺乏。

大数据时代背景下，我国需要继续加强高校学生服务管理工作，尤其高校需要继续加强档案信息化体系建设，实现高校学生服务管理的信息集成。大部分高校已初步完善了校园网建设，逐步实现学校管理业务的信息化和学校办公室信息的整合。但目前高校校园网络平台以及信息化服务平台的建立仍然存在较多的问题，如缺乏科学合理的信息管理制度，信息化服务平台的建立缺少一定的合理性和全面性等。很多高校都在信息化管理方面，信息系统的运行十分缓慢，同时对于高校管理信息系统常常缺乏有效的更新和日常维护，导致高校信息系统管理水平以及服务质量相对都比较差。之所以会造成这样的情况，在于当前高校整体管理人员普遍缺乏进行大数据综合管理，同时学校缺乏做好市场运营准备以及学校缺乏管理执行力，导致当前学校整体管理水平以及服务质量偏低，因此，应当及时采取有效管理措施加以进行管理完善。

4.高校缺少完善的档案管理体系。

近年来，各高校为了实现自身档案管理质量的稳步提升，常常拆分与合并多个院系，这样就导致高校教育档案管理相关工作开展存在一定的困难，具体表现可分为下面两点：一是管理的具体职责划分不清晰。各个高校的档案管理质量体系的建设缺少统一的标准和要求，不能建立一致性、清晰化、专业性的档案管理工作体系，造成由学校团委每个老师负责一部分学生档案、学院团委招生处老师负责另一部分的学生档案，这样管理档案的模式，十分容易导致重复整理、采集学生档案或者重复整理信息材料的不良现象逐渐形成，不仅浪费了大量的时间，同时也浪费了大量的资源。二是不具备安全、高效化的档案管理工作模式。绝大部分高校都会在临近毕业前，学院进行移交和分散式的管理学生的个人档案，然后，在学生即将毕业的时候，会让学校有关管理部门对其进行一致性的传递与档案移交。这样一来，临时的学生档案工作者们就会对学生的档案信息进行随机性的整理与分配，这样就会大大降低学生档案管理员的工作效率与管理质量，经常出现学生档案信息残缺、乱放、丢弃各类档案的异常情况，对于高校档案质量保障体系的构建而言十分不利。

二、加强高校档案管理工作的对策

1.完善信息档案管理制度。

想要切实提升高校档案管理的工作效率，就要从规章制度这个根本基础条件上入手，通过完善的档案管理制度进一步加以规范和完善提高我国信息化高校档案管理的有效状态。第一，高校部门要重新对高校档案管理工作进行研究分析以及总结，构建完善的档案管理制度，对高校信息技术档案管理工作进行制度规范化及制度标准化。从高校档案库和信息库中收集、分类、整理、修改、查询等各个程序都需要对档案进行严格细化制定标准，以有效促进和推动高校信息化时代档案管理服务工作的健康发展。第二，高校干部要尽快确立完善档案管理的绩效奖惩考核方法及制度责任分明，让高校全体管理员工积极参与投入到高校档案管理各项工作中，提高运用信息化参与档案管理的高校整体工作积极性，以利于高校信息化和档案管理的不断健康发展。第三，高校档案要及时组织专门的相关领导及档案管理者对其进行档案监督检查审核，确保我国信息化高校档案管理的真实准确性，推动我国信息化高校档案管理的良性健康发展。

2.加强档案管理人员的专业培训。

档案管理工作人员一般是高校运行档案管理的主要决策者和执行者，因此高校需要积极顺应信息化产业的发展趋势需求，加强对高校档案管理工作人员的相关专业知识能力培训，提高其专业技术水平及相关专业技能，从而能够更好地应对高校信息化和档案管理发展过程工作中的各种难题。高校还可以通过内部技术人才队伍梯队化的建设，构建一支相对专业化的技术人才团队，带动高校其他工作人员，提高工作人员的工作学习积极性及专业学习热情，构建高校从事信息化档案管理的专业整体队伍建设。让高校档案管理工作人员能够进行人际互动沟通交流，促进档案管理人员团队的人际合作性及互动积极性，有效提升高校信息化档案管理的人际互动，为日后档案管理工作带来一定的保障。另外，可以考虑采取外聘的方式，引进一些相关专业的高校现代化档案管理技术人才，加强高校档案管理的相关专业技术力量。

3.紧跟时代以及实现全面数据化。

对于当前高校学生教育管理人员而言，为了有效促使高校教育信息化工程建设管理水平、质量都能得到比较大幅度上的提升，应当不断加强学生管理指导力度以及及时采取有效的管理办法，建立健全位于校园内的学生教育管理信息平台，同时也要促使高校信息化学生管理体系得到进一步优化完善。与此同时，对财务管理人员而言，应当在整个校园之中首先建立财务管理信息系统，通过财务管理信息系统将其在学校当中包括财务管理信息系统、教务工作管理信息系统、教学质量评价考核管理信息系统以及学校事务管理信息系统等多个管理方面同时进行功能统一优化管理，同时学校信息资源可以随时实现相互开放共享。通过顶层整合管理的子系统将这些多个子系统全部管理融合在一个统一管理平台，实现了大数据的良好整合管理。另外，工作人员还非常需要对于这些信息已经管理好的系统能够进行有效率的维护和及时更新，避免已经管理好的系统及时出现使用不当或者是发生系统故障等等问题，保证系统具有安全性以及稳定性的运行，紧跟信息时代同步发展，做好系统更新，从而真正实现全面的信息数据化。

4.信息化管理队伍的建设。

在如今信息时代背景下，为了能够有效提高高校档案质量保障体系的建设质量，全面提高高校的综合管理能力，应当明确要求高校积极采取创新信息化学生管理模式。其中，信息化学校管理发展过程当中，为了不断提升学校信息化的管理工作质量以及管理效率，应当努力促使管理队伍素质全面得到提升，为了进行科学管理，应当做好以下两个方面的管理工作：一方面，应当针对学校人员管理进行学校统一队伍管理，其中主要包括了学校后勤安全管理人员、图书馆财务管理人员、教务中心管理人员等；另一方面，加强学校辅导员队伍管理。高校之中，辅导员常常能够扮演品德引导者的角色，对于不断加强高校学生身体健康成长以及发展品德教育工作具有重要性的指导意义。不仅能在学生的日常生活和其他日常生活中，教师能及时给予各种必要的教育指导，还能有效地调节广大学生的日常学习思想和其他学习习惯，如果学生在日常生活中突然出现学习困难或其他不良学习行为，辅导员或老师也可以及时对大多数学生进行指导，针对广大在校学生不良学习思想、行为习惯情况进行有效性的教育引导，帮助广大在校学生快速健全建立正确的思想人生观，世界观以及党的核心思想价值观，促进广大在校学生健康、稳定的学习成长。除此之外，学校有关方面认为应当继续加强人才培训，促使学校信息化企业管理人才队伍素质全面得到提升。另外，应当及时采取培训报告会或讲座等多种形式，制定并提出适合本次培训指导方案，定期组织开展本次培训指导工作以及研究确定好本次培训主要内容，促进培训管理人员队伍素质以及培训质量不断提高。

5.构建大数据大学平台。

目前，大数据在当前经济社会各个行业中都发挥了重要作用，同时作为社会主义生产力在生活当中已经得到广泛应用，大数据也充分展现了它的社会应用价值、科学研究价值。高校学生教育管理工作当中同样的也可以通过运用高校大数据，促进高校信息化体系建设，使管理工作质量以及学生管理水平大幅度上的提升。信息化体系建设发展过程当中，应当不断加强个人信息源的收集整理以及研究构建适合大数据学工作的平台，从而有效促进高校学生个人得到有效率的管理。

　　与此同时，大数据分析平台还希望能够对在大学生近年校园信用卡消费发展情况实时进行有效跟踪分析，从而学生可以及时得出在大学生日常生活伙食消费情况，找到家庭生活上确实存在严重困难的大学生，这样，校方就同样可以及时给予这些家庭生活上确实困难的大学生家长提供必要性的帮扶，从而学生可以由此充分体现和看出这所学校对华人文化的关怀，使学生的人文归属感也会在较大程度上有所提升，增强学生对学校管理工作的认可程度。