关键词：新时期 档案管理工作 问题 对策
新时期信息化技术被广泛应用于各领域，档案管理体系建设不断完善，管理制度不断健全，管理手段和技术不断革新，促进了档案管理工作进入新的发展时期。但科学技术的不断进步和经济社会发展形势日益复杂的局面，也给档案管理工作带来了较大的挑战。有关部门和档案管理工作人员必须与时俱进，不断提升工作水平，才能适应形势的不断发展。
一、当前档案管理工作中存在的主要问题
随着经济社会的快速发展，我国档案管理工作质量和工作水平取得了显著提升。体系建设和制度建设不断完善，软硬件设施投入力度持续加大，信息化技术广泛应用。但也要看到，档案管理工作中还存在一些问题，影响了档案管理工作的高效进行。
（一）对档案管理工作不够重视，管理不规范
部分单位对档案管理工作不够重视，没有把这项工作放到重要工作日程之中;档案管理工作人员意识不强，松懈心理明显。具体表现在：部分单位对档案管理工作投入较少，对档案管理相关的硬件设施配备水平低，对档案管理有关制度执行不严、流于形式，导致档案完整性、真实性和利用价值大大降低。同时，由于档案管理工作烦琐、枯燥，工作量大且成就感低，一部分工作人员对档案重要性认识不足，松懈心理严重，没有按照严格的标准执行，导致档案资料管理混乱，利用率低。
（二）信息化程度低，工作效率有待提高
当前，档案管理信息化建设已经取得了很多成绩，但整体上仍然发展不均衡，发达地区、政治经济文化中心地区对档案管理信息化建设投入大量物力、财力，理顺了档案管理信息化建设流程，也建立了完善的管理制度。这些地区有能力、更有制度保障引进更多具备专业知识的档案管理人才，有力地促进了档案管理信息化事业的发展。而在一些经济不发达地区、偏远地区则无力加大投入，档案管理信息化建设软硬件配置不齐，在管理和服务中也难以全面实行信息化手段，管理质量不高，服务效率低下。
（三）档案管理人员综合素质有待提高
要适应信息时代的发展形势和经济社会发展对档案管理工作的新要求，就必须不断增强档案管理人员队伍的综合素质，从管理理念、服务理念、服务能力等方面持续提升人员队伍的工作能力。但当前部分地区档案管理人员呈现年龄结构不合理、专业技能和服务理念落后、职业道德薄弱等问题。在具体工作中，因专业技能不足等原因，一些工作人员无法按照新时期档案管理工作要求，执行新的档案保管标准和现代服务理念，导致档案管理信息化建设滞后，直接影响档案管理水平。
（四）设施利用不充分，档案内容不全面
部分档案馆、档案室及相关单位虽然设立了专门的档案管理库房，配备了相应的硬件、软件设施，但实际的利用率不高，档案资料保管不善，纸质档案的电子化、音视频资料收集归档、档案资料交互式利用平台等工作开展不力，严重影响了档案服务功能的发挥。还有的单位在收集、整理档案时，片面地重视纸质资料，忽视了音频、视频、照片等档案资料的重要性，在档案内容体系建设方面不够全面，对经济社会发展的记录不完善，导致现有档案资料无法满足经济社会建设的需求。
二、新时期做好档案管理工作的对策
（一）提高管理意识，强化制度建设
档案行政管理部门、档案馆、档案室及有关单位要增强档案管理意识，把档案管理工作放在重要工作日程上，以强有力的手段推进档案管理现代化、信息化建设，夯实档案管理基础业务水平，实现档案管理工作的科学化、标准化、规范化。档案管理工作人员要纠正认识上的偏差，充分认识到档案管理对服务经济社会建设的重要作用，积极学习、领会先进的服务理念，掌握不断革新的档案管理专业知识和服务技能。
同时，有关部门要建立健全完善的档案管理制度和档案利用机制，用制度推动各地制定科学合理、可操作性强的管理制度，强化对档案管理、使用的监督力度，推进档案管理工作有序开展。
（二）建立标准化规范体系，提高档案管理的科学性
首先，要对档案工作实行标准化管理，制订统一的、标准的规范体系。深入贯彻落实档案法和国家相关的法律、法规、规章制度，并在法律法规的约束下，对档案工作的管理原则、质量标准、设施配备、服务方法等进行统一规范，使档案管理工作逐步实现规范化、科学化。其次，明确档案管理工作的行业技术标准，对档案管理工作各环节进行创新和完善，实现档案管理的网络化运行，实现档案管理精益求精，高效准确。再次，要把新时期档案管理的标准化、规范化、科学化通过再教育、职业培训、岗位职责制度、绩效考核等，牢固树立于工作人员心中，使其成为档案管理人员的自觉行为，不断提高档案管理工作科学化水平。
（三）加强档案管理信息化建设
随着信息技术的迅猛发展，档案管理工作进入了全新的发展阶段，档案管理信息化建设的重要性日益突显。档案管理信息化建设是指在档案管理的过程中对档案信息进行电子化转换、分类、储存及利用，使档案的记录功能、服务功能得以充分发挥。同时，通过档案管理信息化建设不断完善档案管理工作的理念，提高管理及服务的专业化水平。当前，加强档案管理信息化建设，主要從以下方面着手。
首先，做好信息化基础工作。要从信息时代的特征入手，建立相应的档案管理信息化管理制度，确保信息化建设按照明确的目标和严密的发展逻辑进行。在建设过程中要不断创新管理方法，简化建设程序，严格控制建设质量。同时，还要强化资金投入，对硬件、软件进行更新、升级，保证档案硬件环境基础得到改善，软件环境得到更新。其次，建立数字档案平台。从档案管理信息化建设的发展趋势来看，数字化档案平台是保护纸质档案、提高档案信息利用率、简化档案利用程序、增强档案信息共享的重要平台。因此，要加大对互联网技术、人工智能技术、多媒体技术及自动化技术的开发与利用，建设数字化档案平台，通过数据库技术和信息交互共享技术，使档案管理信息化更加标准化、智能化和规范化。再次，要升级档案信息检索技术，提升档案信息的服务功能。在信息化建设进程中，要不断提升档案信息检索的准确性、便利性，这就需要档案管理部门从实际出发，以服务为中心理念，建立规范化的检索流程，优化信息检索的针对性和科学性。只有这样，才能使档案信息检索系统与档案信息数字化系统、档案管理信息化平台相适应。
（四）提高档案管理人员的综合素质
高素质的专业人才是做好档案管理工作的重要主体，也是推动档案管理工作进入新时期的重要力量。根据时代发展和社会需求，新时期的档案管理人员要具备合理的专业知识结构、专业技能、先进的服务理念、信息技术素质等。因此，提高档案管理人员的综合素质，首先要加强人员队伍的构建。一是要吸收新鲜血液，吸引具备高学历、高素质、掌握信息技术的专业人才进入档案管理人员队伍，带动整个队伍学习新知识、新技术，打造年龄、技能、知识结构合理均衡的人员队伍。二是加强对现有档案管理人员的知识与技能培训，鼓励他们进行新技术、新理念的学习，扶持他们参与各种学术交流、知识讲座，主动提升信息化素养。三是建立科学的考核机制，激励档案管理人员主动提升自己，踏实投入管理工作。
其次，加强再教育工作。要针对档案管理工作的发展趋势，定期、不定期开展工作人员再教育工作，尤其是针对信息资源利用、现代信息技术应用能力、信息加工处理技能和职业道德方面的培训。通过培训，促使档案管理人员既要掌握档案信息化系统平台的正确使用方法，又要树立主动服务、全面服务、超前服务的意识，充分发挥好档案信息服务经济社会发展的作用。
（五）完善档案信息构成，重视档案信息新载体
传统的档案信息以文字、照片为主，需要大量的载体来记录经济社会发展资料。随着信息技术的发展，档案信息载体发生了巨大变化，文字、图片、音频、视频及综合性记录都成为档案信息的组成部分，而载体则扩大到了纸张、照片、影片、唱片、磁盘、磁带、U盘、数据库等。在这样的背景下，档案管理部门必须重视各类信息载体的全面利用和保护，做好文字、声音、图像、影像等档案信息的收集、整理及保护。要构建完善的檔案信息管理制度，对档案信息的质量做出明确、规范的规定，保证档案信息的完整和清晰。
（六）提高档案管理系统的安全性
技术的进步也带来了对档案安全的巨大挑战。因此，要强化安全管理意识，树立“安全第一”的思想，采取多样化的措施保障档案的安全性。各部门、单位要严格执行档案安全相关的法律法规，完善档案安全体系建设。加大档案实体安全建设，以规范化、法治化轨道推进档案收集、整理、归档、存储、利用制度，加快档案馆库建设，安装专业档案防盗、防损设施，确保档案安全可控。要加大对安全软件的配备，合理配备档案安全防护措施。加强应急演练，不断提高应对突发事件的能力，确保档案信息的安全。
三、结语
总之，档案管理科学化、规范化、信息化、标准化是新时期对档案管理工作提出的新要求，也是保证档案管理工作持续有序开展、增强档案信息服务能力的重要保障。因此，要紧跟时代特征，转变管理理念，创新管理方法，提高人员素质，使档案管理工作发挥最大效能。
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（作者简介：王毅，女，硕士研究生，长春市城市建设档案馆，助理馆员，研究方向：档案管理、档案编研）
（责任编辑 刘月娇）
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