曾嵘

　　随着现代信息化及网络化进程的不断深入，在全球范围内掀起了以计算机为代表的数字化革命。对档案信息数字化的基础条件进行论述的基础上，对档案信息资源的开发及利用方式进行了较为详细的论述，以期通过这种方式来提高对档案信息的利用程度。

　　一、引言

　　随着现代信息化及网络化进程的不断深入，在全球范围内掀起了以计算机为代表的数字化革命。数字化是指以数字技术为特征，但是并非等同于数字技术，只有将数字技术得到人们的广泛认同及大量的推广应用之后，才能出现广泛的数字化。我们现阶段还处于一个数字化的初级阶段，而这时的档案管理工作就是要将过去的所有纸质档案进行数字化、标准化的处理，为以后的数字化时代做好前期准备。尤其是随着全球信息化、网络化进程的加剧，各国之间的经贸和科技文化方面的交流日益频繁，同时我国的电子商务和电子政务得到了长足的发展，在这些过程中产生了海量的数字化文件。对这些电子文件进行收集、管理具有与传统纸质文档管理完全不同的方式，加快对档案的数字化管理，对档案信息资源进行全面的开发，以最大可能的方式和手段来满足各个用户的需求，实现档案资源的共享一直是档案管理工作者所面临的主要问题。

　　二、档案资源的数字化

　　1.档案信息资源的数字化必须稳步推进。档案信息资源的数字化是档案信息建设的一项基础性工作，也是信息时代对档案管理工作的一项必然要求。在档案资源的数字化过程中应该预先定好一个进行档案数字化的目标与计划，然后根据当前的人力、物力及财力等外部条件的综合情况，以优先抢救最有价值的档案为基本原则，分批次的对档案进行数字化处理。在对需要进行数字化的档案进行处理的过程中，档案的选择应该具有典型性与代表性。同时，实施具体的数字化时，要制定一个电子档案标准，对电子档案的格式进行规范。

　　同时，档案管理人员应该积极的与计算机信息技术部门相协作，共同开发纸质档案的扫描系统、音频和视频档案的转换系统以及档案缩微转换系统，对不同载体的档案提出不同的转换要求，按照不同载体档案数据的转换要求将实物档案经过转换之后进行保存，确保处理之后的文件数据的完整性、准确性及系统性。

　　2.加强对现有电子文件的归档工作。现有电子文件的归档工作是档案信息化建设的主要内容。当前，各个档案管理部门所采用的软、硬件系统，档案管理类软件的数据库不尽相同，导致各种档案的文件格式多种多样，容易出现相互不兼容、数据不能共享的后果。因此，档案管理部门应该制定一套严格的电子文件归档程序，构建一个统一、高效的电子文件数据收集、转换平台，以更好的满足社会需求。

　　三、档案信息资源的开发与利用

　　1.积极构建起一个资源丰富、功能齐全的资源信息数据库。国家档案局所颁发的《全国档案信息化建设实施纲要》中就明确指出应该加强档案信息的建库和入网工作，尤其应该将各地的档案数据库纳入到当地的电子政务及信息港当中去。这明确的给我国新时期数字档案库的建设工作指明了方向。因此，在档案信息资源建设的过程中要充分的发挥出资源的优势作用，将电子档案数据库的建设作为首要的任务加以重点开展。

　　数据库建设是档案部门网络信息资源及档案信息资源建设的核心部分。在对之进行建设的过程中，应该根据当地的具体情况采取扬长避短的方式，结合国际、国家的相关标准，在一定的时间内集中人力、物力和财力，以电子政务平台作为依托，构建起一个资源丰富、功能齐全的档案综合数据信息库。例如，档案目录数据库、全文数据库以及多媒体数据库等。

　　2.建立布局科学的数字档案馆。数字档案馆是在数字信息时代进行档案资源信息传递与利用的重要阵地。为了确保档案馆的网络化建设以及档案信息资源的共建、共享，各个档案管理部门应该积极的和当地政府沟通，使之在制定电子政务计划时将数字档案馆的建设纳入到规划当中，进行统筹管理，实现数字档案馆的科学布局。首先，可以以省级档案部门作为核心建立起省级间的数字档案馆网络，这样既能保證省级数字档案馆的建设及省级数字档案馆间信息的交流，同时还能确保省级部门间信息的横向交流；其次，可以在省级数字档案馆网下依照行政区划来逐层建立起下属的数字档案馆网络，采用内部的OA系统进行部门间的集成，实现档案的统一管理及规划。

　　3.采用档案管理创新，形成档案资源开发利用的内在动力。从本质上来讲，档案管理工作是一项服务性的工作，资源的利用率及利用效果是检验服务工作的主要标准。在档案资源的开发和利用过程中，要在档案管理制度、管理工作人员的服务意识和服务机制以及档案管理人员的支持培训等方面进行创新，以满足档案工作的数字化、信息化及网络化建设的需求，从内部形成资源开发的动力，提高档案的开发和利用效率。

　　结语

　　档案信息化建设及信息资源的利用时一项颇为复杂的工作，档案管理工作应该抓住信息化建设的这个机遇，实现档案管理工作的数字化，为深度的利用和开发档案资源提供一个良好的基础。

　　参考文献：

　　[1]陈炜.档案信息数字化与档案信息资源开发利用[J].科技进步与对策, 2006（23）.

　　[2]高雪红.档案信息数字化进程给档案工作带来的问题及探讨[J].机电兵船档案,2010（4）.

　　（作者单位：广东省高速公路发展股份有限公司）