“秘书事务所”助力高职文秘专业学生职业能力提升_海外文摘·艺术_杂文_网络文摘

魏秀萍武广红

　　（铁岭师范高等专科学校，辽宁铁岭 112001）

1 秘书事务所建设的必要性

由于市场经济发展迅速，产业结构不断调整，新型劳动岗位不断涌现，各行各业也需要对传统人才进行更新换代，企业秘书人才需求从量和质上出现了显著变化。国家一系列政策与措施的出台，国家在教育领域的加大投入，正在引领文秘专业教育改革。当前，我国的职业教育办学方向开始向行业发展靠拢，高职院校纷纷利用校内外实训基地实现订单培养目标，但是文秘专业由于同一企业需求数量少，学生就业需求分散，工作业务繁杂等原因，很难找到符合综合实训需求的实训基地，只能依靠在校内创建实训室来进行职业体验。我校文秘专业同样面临着专业培养与职业能力提升不协调的危机[1]。

　　“秘书事务所”是在高职院校专业建设转型改革过程中产生的，对文秘专业学生职业能力提升有很大的助推作用。其以学生为实际运营主体，学校提供场所与指导，企业提供技术与运营管理，政府提供政策、资金等支持，结合我校区域经济环境特点与市场人才岗位的实际需求，借助第三方企业的管理与运营经验，以项目制承接工作任务，以实习实践方式完成项目工作。

2 秘书事务所项目建设的可行性分析

创建秘书事务所为学校师生提供真实的实习实训环境，不仅为文秘专任教师提供业务熟悉平台，也为文秘学生搭建了良好的职业体验平台。由于文秘人才岗位比较分散、业务范围繁杂，专业特色不够鲜明等特征造成了文秘专业工学结合实施的难度较高，文秘专业专任教师在教授理论知识的同时充分感受到学生学无用武之地。学习的理论知识不能够落地生根，不能及时落到实践中去。为此，立足校园建设一个系统性的文秘综合实训室十分必要。这样不仅给学生提供了一个仿真操作平台，进行秘书岗位职业体验，同时解决了秘书人才培养过程中难以集中顶岗实习的困难。通过实训学生可以掌握本专业的核心技能，了解专业业务，熟悉职业环境，同时能够拓展新知，了解与专业相关的其他技能，助推文秘专业学生职业能力提升。

　　我校文秘专业是一个老牌专业，有近三十年的专业建设经验，每一届学生人数保持在30 人左右，班型比较稳定，历届学生在学校学院学生会、团委中担任重要角色，工作能力都很强。这些良好的专业基础为事务所的创建提供了必要的人力资源。秘书事务所将实行专业教师团队管理，按照公司章程实行管理，责任到人，最大限度地发挥老师学生的综合能力。

　　秘书事务所要求学生以公司员工的身份进行工作，充分体验秘书职业。事务所统一定制秘书职业服装，在工作现场着统一的白衬衫、西装裤（裙）、高跟鞋，悬挂工作牌，微笑服务，高效率工作。开会做记录，按时记录工作日志，在事务所的每一个瞬间都是全身心投入工作的状态。学生不但体验到如实的岗位式工作环境，及时把课堂所学运用到工作当中，并且可能遇到教材上未曾涉及的实际工作问题，有效促进学生积极思考问题、主动重新回到教材汲取营养；更大的体验是学生获得一种存在感与责任感，在事务所里工作，即使没有接到具体业务项目，在处理日常工作中与客户交流、与内部工作人员交流、处理任务分工协作等都要注意维护事务所的组织形象，熟悉事务所的工作流程、规章制度等，这样的职业体验使得学生充分感受到文秘的职业魅力与综合实力，促进职业理解，提升职业能力[2]。

3 秘书事务所的建设基础

实训室的完善建设是秘书事务所的建设基础，为事务所提供场地支持，营造真实的工作环境。过去的文秘实训教学中，情景模拟教学占主要地位，学生确实在角色扮演中体会到了秘书的工作场景。但是，长期多次的情景模拟，形式过于单一，内容未免单调，不能满足文秘专业学生专业技能不断提升的需要。综合实训室的逐渐完善，给学生提供了可以动手操作的平台，职业体验进一步加强，同时为事务所业务工作的具体落实提供了硬件支持，在实训室完整的业务操作流程，使得学生切实体会到真实的秘书工作[3]。

　　通过实训，学生不但熟练掌握文秘日常工作事务，促进团队合作意识，培养学生的实际操作能力，为以后从事文秘类工作打下坚实的基础，也会极大地改善目前我校文秘专业学生缺乏教学实践环节的现状，改善当前教学过程中理论与实践脱节、专业教学内容与企业需求脱节的状况，从而在提高教学效果的同时培养出更多高水平秘书人才，满足社会所需。这是文秘实训室建设的必要所在，而秘书事务所的建设同样需要一个身临其境的工作场所。

　　事务所的建设离不开专业的办公场所，需要有真实的工作环境才能够完成相应的业务操作。结合学校现有的物资储备，办公场地受限等综合因素，采取一室多用的方式，对资源进行有效整合，节省资源，最大限度将现有资源为师生教学所用。

　　建设完善文秘综合实训室，号召教师全员参与，在参与中共同提高对文秘专业实训重要性的认识，同时，必须对学校财政能力、教师知识技能准备情况进行充分地考量。“麻雀虽小，五脏俱全”文秘综合实训室不但满足所有专业课程的教学实训需求，还要满足秘书事务所正常运营的要求。对综合实训室要实行专业教师团队管理，责任到人，保证机器设备的日常保养维修和良性运行，对于学生使用实训室必须进行全程指导。

4 秘书事务所建设具体内容

4.1 场地

拟将学院某教室改建为“秘书事务所”的办公室，面积约30 平方米；将文秘实训室作为事务所的工作室。

4.2 人员组织机构

秘书事务所地点开设在校园内，但完全按照公司模式来运营，组织机构严谨规范。

　　所长：1 人（教师）

　　副所长：2 人（学生）

　　办公室：2 人（学生）

　　市场部：1 人（学生）

　　会务部：1 人（学生）

　　礼仪部：1 人（学生）

　　统摄部：1 人（学生）

　　专家指导委员会：学院领导、企业导师

　　秘书事务所有所长、副所长以及下设的办公室、会务部、市场部、礼仪部、统摄部组成。所长一般为文秘教研室专任老师担任，副所长由文秘专业大二学生担任，下设五个部门的成员均为文秘专业学生通过竞选产生。市场部负责外联、社会服务及相关策划工作；会务部负责会务的组织管理与相关会务活动；礼仪部负责礼仪接待、礼仪培训等；统摄部负责专业活动宣传报道、树立和维护事务所的形象；办公室负责财务管理、物资采购与管理、文书撰写与档案管理，上传下达沟通工作。

　　另外，由学院领导和企业导师共同成立专家指导委员会，负责指导监督秘书事务所日常工作。

4.3 运营

以秘书事务所为学生实训平台，现场教学，为学生提供职业体验机会和实训环境。结合学校情况将“秘书事务所”建成营利性实训室，对校内和校外承接业务，学生是事务所的员工，在事务所认真工作，熟悉业务，进行课堂大练兵，同时也为学校内和附近社区提供优质服务。“秘书事务所”业务包括会务礼仪服务、摄影摄像、打字复印、编辑排版等文字处理、文件整理、广告文案、公关策划、市场调研等方面的业务。

　　在具体运作过程中，以学生为中心，教师监督指导学生分组轮流排班上岗操作。通过具体项目实施过程，学生真实体验秘书工作，打卡签到、晨会记录、业务操作、请假申请、绩效考核等，每一项都要严格遵守执行，奖惩规范，纪律严明。在这样的职业体验中，学生通过事务所的业务操作不断熟悉掌握专业技能知识，把握技能操作要领，提升团队协作能力。秘书事务所为学生提供了一个安全、真实的、完善的工作环境，完成秘书综合办公、档案管理、秘书写作、摄影摄像、文字处理、会务管理等文秘专业技能课程的教学实践内容，达到培养高素质复合型文秘人才的培养目标。

　　由学院领导监督管理、专业教师同步指导，学生运营服务三者并行的秘书事务所，面向校内外提供“办文、办事、办会”秘书综合事务服务，将解决文秘专业实践教学与创新创业困境。同时秘书事务所的建设和运营为我校双创项目孵化、顶岗实习、学生就业提供资源平台与良好环境，为秘书专业人才培养定位，职业能力提升、专业教学改革和教学质量提升提供有力支撑。