摘 要:言语交际效果的好坏、成功与否在很大程度上取决于对礼貌原则的掌握和运用。商务信函作为交际的一种手段,在礼貌原则的指导下,对于建立良好的业务往来关系,促进贸易的成功,具有极大的现实意义。本文就此作出了论述。
关键词:外贸信函 礼貌原则 词汇 句子
商务英语信函的交流不仅仅是文字,信息的交流,也是心理的交流。在给不同的语言背景,不同的心理接受习惯和不同的文化背景的外商进行有效的沟通的时候,得体性的要求是必须的。
一、关于礼貌原则
20世纪80年代,英语语言学家利奇(G.N.Leach,1983)从修辞学、语体学的角度出发,提出了著名的“礼貌原则”。他提出礼貌原则的6项标准,其中每条准则都包括两条次准则。(1)策略准则:使他人受损最小;使他人受惠最大。(2)宽宏原则:使自身受惠最小;使自身受损最大。(3)赞誉原则:尽力缩小对他人的贬损;尽力夸大对他人的赞扬。(4)谦虚准则:尽力缩小对自身的赞扬;尽力夸大对自身的贬损。(5)赞同准则:尽力缩小自身对他人的分歧,尽力夸大自身和他人之间的一致。(6)同情原则:尽力缩小自身对他人的厌恶,尽力夸大自身对他人的同情。
二、礼貌原则在外贸函电写作中的应用
外贸英文函电旨在通过商务信函写作,促进贸易活动的各个环节有效进行。书写者是否能够有效的使用商务言语达到“以言成事”的目的就显的相当重要的。要有效的使用这种言语是需要策略的。外贸英文函电中处处体现了合作原则和礼貌原则,而这些原则可以知道人们的阅读和写作实践。
(一)词汇:
1.人称
交际者应将自己置于对方的立场上,尊重、体谅、赞誉对方尽量使对方受益,使对方感到自己的重要性受到尊重,从而体现礼貌原则。在行文中多用第2人称,少用第一人称。这样显得更加真诚有礼貌,用第一人称使你感到冷淡。
例:I think that you did a good job in selling our products.
You did a good job in selling our products in your area.
分析:的第一句虽然合理,但是没有完全采取对方立场。用“我认为”在一定程度上剥夺了对方的荣誉感,而是我给你的一种赞许。第2句读起来使客户受益,充分体现了礼貌原则。
2.肯定词的运用
肯定性的词语强调积极方面,给人愉快的感觉,否定性的词语强调消极的方面,给人不愉快的暗示,因此在措辞时尽量舍弃否定性的词语而选用肯定性的词语。
例1.Your immediate attention would be appreciate.
例2. Please note that our contract will be valid until August.
分析:在例1中,使用了appreciate积极词汇。在例2中句子采用了valid而避免使用否定词terminate, 因为后者有失恭敬
3.模糊限定词的应用
模糊限定词的功能之一就是通过程度的变化将所修饰的词的词义增强或减弱。在商务信函中,如一方发生了令人不愉快的事,贸易另一方可以运用如 sort of, kind of等程度模糊限制语,缓和语气。通过副词unfortunately, hardly等来弱化否定的语气。
例:It seems to me that we are giving up too much in this case.
(二)句子
1. 过去时态时运用
例:I did wonder whether you could lower the price.
用过去时能淡化动作的及时性,减少潜在的面子威胁。在这个例子中,用了助动词did更加礼貌,因为did 强调了过去时,使得请求听起来更加的遥远。
2.虚拟语气的运用
在国际贸易中,商务人员常用动词的虚拟式提出建议或请求,使语气委婉含蓄,这样更有利于在平等信任的基础上达成贸易协议。
例:We should be grateful if you would change the invoice and let us have a correct copy.
通过上面例子的分析,我们可以看出,在提出请求的时候,使用了虚拟语气,可以避免咄咄逼人,更有利于双方在融洽的气氛中建立贸易关系。
3.进行语态的运用
例:I was wondering whether you could lower the price.
在本例中,运用了进行时,使请求听起来好像听话人的一时想法,没有经过周密的考虑,减轻了请求或建议对面子的潜在威胁。
4.被动语态的运用
在商务信函中,用被动句则说明我们这么做是不得已而为之,提醒对方遵守达成的协议。
例:You deliver the goods in error.
The goods were delivered in error.
英语的被动句强调的是动作的承受者,在商务信函上,使用被动语态是防止责备口气的一个最好的办法。 分析例句发现,第一句人做主语,说话有责备的口气。第二句话将主语换成物,重点从发出动作的人转移到接受动作的对象上去了,这样对方也就摆脱了尴尬的境地。
5. 运用疑问句
疑问句在交际中可以用来间接地表达言语行为,使得威胁面子的行为隐藏在提问中,这样使对方有一种受尊重感。
例:Can you send us a copy of your latest catalogue?
6.复合句的运用
复合句的使用能够避免居高自傲,体现双方的平等地位,如我们常用“I wish… ”,“I hope… ”,等句型来提出要求或表达意愿,语气委婉,观点鲜明,暗示了如果你不愿意的话,那也没关系的。
例1:We should be most grateful if you could dispatch the goods as soon as possible.
通过使用if从句带来了很好的礼貌效果,比直接要求对方效果要好很多。使用I am afraid, I am sorry等构成复合句在拒绝对方的请求时缓和语气,在给对方提要求时表达对对方的信任。
例2:I am sorry we cant advance the time of shipment.
通过使用复合句的形式,将语气生硬的口气转变成使对方感受到面子受到尊重。
7.肯定句的运用
在商务英语信函方面,对对方的尊重还体现在对对方的态度的积极性,就是强调事情的正面,不要强调事情的反面。
例:1.We cant deliver goods to you until next month.2.We will deliver the goods to you next month.
这两句要表达的信息是一致的,但是第一句是否定句,强调不可为之事。第二句是肯定句,强调可为的事情。由于侧重点不同,第二句在态度上更为积极,因为更有利于经贸业务的开展。
三、结语
通过讨论leech的礼貌原则在商务英语函电中的体现,可以发现leach的礼貌原则能帮助更好得理解和写作商务英语函电。在该原则的指导下,商务英语函电的学者和教者能更好实现跨文化交际的目的。礼貌原则是商务英语的一个鲜明特色,对吸引客户开拓市场有着非常重要的意义。
参考文献:
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[7]许小平.21世纪国际商务英语写作——理论与实践.武汉:华中理工大学出版社.2000年版.
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