刘小燕

　　摘 要：随着我国社会经济的快速发展，各行各业在发展壮大过程中产生了大量的档案信息。同时，大数据时代背景下，如何高效地利用档案信息，成为企业面临的共性问题。通过加強档案信息化建设，不仅可以提升企业档案管理质量与效率，也可以充分挖掘现有档案信息的潜在价值，为企业创造更多的经济效益。本文分析了档案信息化建设相关问题，希望可以给相关工作者以启示。

　　关键词：档案;信息化建设;信息技术

　　快速发展的信息技术，不仅给档案管理工作带来了机遇，也带来了相应的挑战。各个单位在加快档案信息化建设的过程中，也面临着相应的问题。以下内容分析了档案信息化概述、建设作用、建设过程中存在的问题，并提出了相应的解决措施。

　　一、档案信息化概述

　　所谓的档案信息化是指逐步将信息技术应用于档案收集、整理、归档等诸多工作内容中，并借助信息技术，发挥出档案信息的潜在价值。从整体形式来看，我国档案信息化建设事业取得了一定的进步，但是相关的理论体系仍待进一步完善。例如，档案信息化的内涵有待进一步明确。同时，由于各行各业的发展具有差异性，档案信息化建设过程中仍然面临着一系列考验。

　　从作用来看，通过加强档案信息化建设，减少了档案工作人员的工作量。过往传统的档案管理方式，多以人工方式来进行。档案管理内容较为烦琐，且随着各个行业的快速发展，企业在发展过程中产生了大量的档案数据信息，此时不追求工作方式上的创新与改变，不仅会加重工作人员的任务量，而且极易因员工的个人失误影响到档案信息的完整性与精准性。通过将信息技术引入到档案管理中，则提升了档案工作质量与效率，并有效规避掉因人工失误引起的档案信息缺失。此外，加强档案信息化建设，有助于企业决策人员或者企业领导人员充分挖掘档案信息价值，提升企业各项决策的科学合理性，进而减少决策失误引起的人力、物力与财力浪费，并最终提升企业的经济效益与企业的市场竞争力。

　　二、档案信息化建设中存在的问题

　　企业类型与经营内容均具有着多样性。以下内容从建设意识、档案人员专业素养、基础设施、制度规范、安全管理意识等角度分析了各行各业在档案信息化建设中存在的普遍性问题。

　　（一）建设意识有待进一步加强

　　在我国过往传统的档案管理工作中，多依托人工方式。同时纸质文档也是较为常见的档案存储方式。尽管信息技术在诸多单位的档案管理中得到了越来越广泛的应用，但是仍有些单位受到思想意识的影响，或者单位领导未给予档案管理工作足够的重视，造成档案信息化建设力度跟不上，影响到了企业档案信息化建设水平，阻碍了其他企业事务的顺利进行。

　　（二）档案管理人员的专业素养有待提升

　　档案管理人员是档案信息化建设不可或缺的关键人力支持。换而言之，管理人员的综合素养直接影响到档案信息化建设质量。在实际的建设中，由于管理人员的综合素养参差不齐，影响到档案信息化建设顺利进行。过往多数单位在招聘档案管理人员时，并未对员工的学历水平、信息技术水平等有过多的要求。为此，在进行信息化建设时，有些档案管理人员电脑操作水平较差，也缺乏充足的电子文件管理经验。而档案信息化建设则是将信息归档、检索、查找等一系列处理工作通过信息技术来进行，并依托信息技术，实现档案信息共享，提升档案信息的整体利用率。这也就向档案管理人员的综合素养提出了更高要求。作为管理人员，只有不断提升信息技术水平，并全面了解档案信息化建设，方可以更好地推动建设工作。

　　（三）缺乏健全的基础设施

　　软硬件设施是档案信息化建设不可或缺的关键性物资。从硬件设施来看，包括电脑、打印机、扫描仪、工作场地等。从软件设施来看，包括了档案信息化系统、安全防护软件等。由于一些单位或者企业并未给予档案信息化建设足够的重视，使得建设工作缺乏充足的人力、物力与财力支持，造成软硬件设施水平较为落后，甚至很多单位并未设置专门的档案室，影响到档案信息化建设的顺利推进。

　　（四）缺乏完善的档案信息化建设规范

　　档案信息化建设工作的顺利进行离不开相应的制度规范，否则就会造成档案信息化管理工作无章可循、无制度可依的混乱局面，甚至很多管理人员的行为规范得不到有效的约束。例如，由于单位未结合实际情况制定出相应的建设规范，很多档案管理人员在出现问题后，存在推卸责任现象，严重影响到工作进度与工作质量。抑或者，档案管理人员在日常管理工作中，缺乏责任意识，影响到档案信息的安全性与完整性。为此，建立健全的档案信息化建设规范就显得尤为重要。

　　（五）档案信息安全管理工作有待加强

　　随着档案信息化建设的推进，电子档案成为多数档案信息的存储方式。从存储设备来看，从过往的磁盘、光盘等逐步过渡到云储存等多种形式。然而，无论哪种存储形式，都对计算机有些相对的依赖。一旦计算机系统安全防护工作跟不上，档案管理系统就极易受到黑客攻击，或者存在系统漏洞等，直接威胁到档案信息的安全性与完整性。抑或者，有些档案管理人员自身素养欠缺，在操作系统过程中存在行为失误，引起档案缺失。为此，加强档案信息安全管理工作力度尤为重要。

　　三、档案信息化建设问题解决对策

　　结合各行各业在档案信息化建设过程中存在的普遍性问题，以下内容提出了相应的解决对策，主要划分为五个方面。

　　（一）树立先进的档案管理意识

　　在新时期，各个单位或者企业的领导需要转变观念，充分认识到档案信息化建设的重要性，并将档案为信息化建设纳入日常工作范围。随着互联网信息技术的快速发展，信息化成为新时代的重要特征。作为档案管理工作，只有不断更新与优化工作观念，并积极运用信息技术水平，方可以更好地提升档案信息收录、开发等多个方面的效率与质量，进而为企业创造更多的经济效益，推动企业获得健康发展。

　　（二）提升档案管理人员的综合素养

　　首先，企业需要结合现实发展需要，制定出健全的档案管理人员招聘策略，为档案信息化建设注入新鲜血液。在招聘环节，全面考察应聘者的档案管理知识、技能以及信息技术专业素养等，并坚持择优录用原则，选择出高素养的工作人员。其次，单位需要定期不定期组织专项技能培训，来帮助档案管理人员运用信息技术高效地调取档案信息，或者全面掌握档案信息化服务。再次，作为档案管理人员，需要不断发挥自身主观能动性，在提升自身工作技能的同时，较快地适应新的工作挑战。档案管理人员在实际工作中遇到一些问题后，要及时地寻求解决方法，并有针对性地弥补自身知识或者技能上的不足。

　　（三）加大档案信息化基础设施建设力度

　　首先，单位或者企业需要加大资金投入，为档案信息化基础设施建设提供充足的人力、物力与财力。企业需要结合档案管理现实需要，采购先进的软硬件设备。其次，建立专门的档案室。档案信息化建设过程中，企业需要致力于建设高质量的档案信息中心，并充分发挥出此中心的价值，为企业其他部门的正常运转、企业决策等贡献出更大的力量。最后，企业需要加大档案信息共享力度，且各个部门要与档案信息管理部门建立良好的沟通与交流机制，以此来加大档案信息资源利用力度。

　　（四）制定科学完善的档案信息化建设规范

　　首先，要做到权责明确，将各项管理责任落实到个人，使得每个人都能够明确地认识到自身所担负的责任。其次，制定健全的档案信息化建设规范。作为档案管理人员，需要严格按照制定规范指导自身的档案管理行为，以此来保证档案管理工作有章可循。最后，加大档案管理人员监管力度。严格监管管理人员的日常工作行为，且一旦出现问题，及时制止档案管理人员的不当行为。

　　（五）加大档案信息安全管理力度

　　首先，企业需要定期不定期更新与优化档案信息管理系统，防止信息系统存在安全隐患。其次，加大安全防范力度。安全管理人员需要为计算机安排先进的防火墙，并及时检查计算机运行过程中存在的漏洞，将档案信息化管理中的安全隐患降到最低。

　　四、结语

　　总之，快速发展的信息技术已被广泛应用于各行各业。档案管理工作内容具有烦杂性，且过往传统的人工管理方式已无法更好地适应企业或者单位现实发展。只有积极引进信息化建设，方可以将工作人员从繁重的工作中解脱出来，并减少档案管理中的人力支出。以上内容简单分析了档案信息化建设概念、档案信息化建设作用，并阐述了各行各业在档案信息化建设中存在的普遍性问题与相应的解决对策。希望可以给相关工作者帶来一定的借鉴与参考，促进各个单位档案管理信息化建设的顺利推进。

　　参考文献：

　　[1]韩清衍.档案信息化建设相关问题的探讨[J].办公室业务，2016（13）：47.

　　[2]商利民.现阶段档案信息化建设相关问题试分析[J].青春岁月，2017（15）：426.