石磬

　　

　　摘 要：公文流转是企业各项工作正常运转的基础保障，每一个现代企业自筹组之日开始，便源源不断地接到上级单位、其他单位的各类公文。公文在企业中的上传下达、流转反馈对各项工作的积极推进及企业的快速发展意义重大。本文以新时代新成立的中央大型国有企业的公文流转如何从无走上规范高效为背景，从建流程、建系统、建队伍“三大建”着手分析企业的公文流转建设与管理，为新建企业的公文流转工作提供些许借鉴。

　　关键词：新建企业;文流转;“三大建”;建流程;建系统;建队伍

　　一、流程建设关键要素

　　为了区分处理公文的不同主体，明确各自工作责任，提高企业各项工作的完成效率，企业首先需要结合实际工作情况，针对不同种类的公文建立其流转流程。

　　公文流转主要分为发文流转和收文流转两大类。发文流转一般分为两种类型。一是公司发文流转。涉及重大事项的发文必须是公司发文，部门不能代表公司进行发文。二是部门发文流转。部门发文一般为部门日常工作，由部门内部自行管理。部门发文主送主要为企业总部各部门或所属各单位，对外发文原则上须公司发文。收文流轉一般分为6种不同情况：一是上级重要的涉及全局事项的办件处理工作流程;二是上级较为重要的涉及局部事项的办件处理工作流程;三是上级一般日常事务性办件及所属单位请示件处理工作流程;四是上级重要的涉及全局事项的阅件处理工作流程;五是较为重要的涉及局部事项的阅件处理工作流程;六是一般日常事务性阅件处理工作流程。前三类属于办件，后三类属于阅件。

　　（一）发文流转流程

　　（1）拟稿。承办人在OA系统起草发文。（2）核稿。承办人所在部门指定人员在OA系统中对发文进行核稿。（3）部门领导审核。发文提交部门领导审核。（4）会签。根据需要相关部门对发文进行会签。（5）签发。公司发文由公司领导签发;部门发文由部门领导审核后即可发文，无需公司主要领导签发。（6）登记编号。公司发文由办公室统一登记编号;部门发文由发文部门膳印人员登记编号。（7）校对。公司发文：办公室对发文的格式、常见错别字进行校对;承办人对发文的内容、错别字等进行校对。部门发文：发文部门膳印人员对发文的格式、常见错别字进行校对;承办人对发文的内容、错别字等进行校对。（8）膳印。公司发文由办公室办理膳印;部门发文由发文部门膳印人员办理膳印。（9）分发。承办人分发发文。（10）归档。办公室统一归档。

　　（二）收文之办件流转流程

　　（1）签收。办公室对接收文件签收登记。（2）初步审核。办公室对公文的文种、格式、内容是否符合行文规则和要求进行初步审核。（3）登记编号。办公室将公文的标题、密级、缓急、来文字号、文种等进行登记。（4）审核分办。办公室提出分办意见，明确主办部门，提交公司领导或相关部门。上级重要的涉及全局事项的办件，提交主要领导批示;上级较为重要的涉及局部事项的办件，先提交分管领导批示，分管领导批示需要主要领导批示的办件，再提交主要领导批示。上级一般日常事务性办件及所属单位请示件，提交承办部门承办。（5）承办。不需要公司领导签批的事项由承办部门直接办理。承办部门根据需要报上级领导审批。办结后，具体承办人在处理单上简要签注承办结果。（6）归档。文件办结后，由承办人提交部门兼职档案员预归档，由部门兼职档案员提交办公室归档。

　　（三）收文之阅件流转流程

　　（1）签收。办公室对接收文件签收登记。（2）初步审核。办公室对公文的文种、格式、内容是否符合行文规则和要求进行初步审核。（3）登记编号。办公室将公文的标题、密级、缓急、来文字号、文种等进行登记。（4）审核分办。上级重要的涉及全局事项的重要阅件提交主要领导批示，按照主要领导批示，送阅至分管领导和相关部门。较为重要的涉及局部事项的阅件，先提交分管领导批示;分管领导批示需要主要领导批示的阅件，再提交主要领导批示;最后提交相关部门阅知;一般日常事务性阅件，先提交相关部门阅知;相关部门签注需要分管领导主管领导批示的阅件，再提交主管领导批示;主管领导批示需要主要领导批示的阅件，再提交主要领导批示。（5）承办。承办部门根据公司领导意见具体办理事项，不需要领导签批的事项直接办理。办结后，具体承办人在处理单上简要签注承办结果。（6）归档。文件办结后，由承办人提交部门兼职档案员预归档，由部门兼职档案员提交办公室归档。

　　（四）绘制公文流转示意图

　　明确了不同种类公文的流转流程后，企业可针对不同种类的发文和收文分别绘制其对应的流程图，如图1所示。下面以公司发文为例，举例说明公文流转示意图的绘制方法。

　　二、系统建设提供保障

　　建立了公文流转流程之后，如果希望公文流转更加便捷、不同主体处理过程记录更加清晰、公文保存更加完整全面以及进一步实现无纸化办公，可以建设电子公文流转系统。这不仅是一项工程浩大的信息化建设项目，而且需要有可靠的人力保障。企业需要配备技术人员与系统开发公司长期对接，不断根据企业公文流转工作的新变化、新需求，对电子公文系统进行开发、升级与完善。

　　企业在筹备组建阶段，电子公文流转系统未建成之前，公文流转依托于纸质版本文件和承办人跑签。当企业的电子公文流转系统建设完成之后，之前纸质版本的文件以及跑签式流转，将整体转化到计算机和手机终端完成。只要有网络，公文流转链条上的不同主体将不受时间、空间限制，随时随地处理流转到各自环节的公文。

　　三、队伍建设锦上添花

　　（一）确立企业总部各部门文书

　　随着企业各项工作有序推进，公司及各部门发文量日益增多，为保证公司及各部门的公文处理更加规范高效，更好地服务于企业生产经营的中心工作，就需要各部门确立一名部门文书。部门文书作为公司各部门、各事业部公文管理工作联络人，负责对本部门的“部门发文”进行校对、编号、膳印，指导本部门人员完成公文流转工作。企业则阶段性对部门文书进行电子公文流转系统的使用操作、公文格式、行文规则、拟制与办理等专项培训。

　　（二）加强企业所属各单位文书管理

　　除了各部门的文书人员之外，企业各下属单位也有固定的文书。企业各下属单位报送给企业的请示、报告等各种公文，由其发文人员编号膳印;企业对所属各单位下达工作任务的各类通知，通过下属单位的收文人员传送至各单位。企业所属各单位的文书是企业公文流转工作的重要组成部分，需要加强培训与管理。

　　企业所属单位及其公文流转工作，可以分为两种类型。一是企业成立之初划给企业的成立时间较久的下属单位。这类单位具有稳定的文书人员及丰富的公文流转管理经验，公文流转工作较为顺畅。二是企业成立之后，陆续新成立的所属单位。这类所属单位刚刚成立，甚至办公地点还在装修过程中，不具备公文流转经验，需要从各个方面加以引导、管理。当完成了公文流转“三大建”——建流程、建系统、建队伍，新成立企业的公文流转管理工作就从无走上了正轨，并将在短期内逐渐规范与高效，达到新时代对企业公文流转的新要求。

　　参考文献：

　　[1]中国国家标准化管理委员会.《党政机关电子公文系统建设规范》（GB/T33482-2016）[Z].中国标准出版社，2016.

　　[2]中国国家标准化管理委员会.《党政机关电子公文系统运行维护规范》（GB/T33483-2016）[Z].中国标准出版社，2016.