葛琼

　　摘 要：在办公室工作中文秘属于非常重要的一项工作内容。文秘工作水平的优劣不仅会对单位工作安排产生影响，还代表着一级机关的形象。提升文秘工作水平是想干、会干和能干三者之间相互作用的结果。办公室文秘人员在工作过程中要增强工作责任感和紧张感，积极主动参与学习，围绕中心开展工作，服务大局，将所学到的知识在实际工作中进行充分利用，在实践过程中努力提升自身素质，提升文秘工作质量、工作效率和工作水平。

　　关键词：办公室文秘；工作质量和水平；策略

　　在大多数企业、单位中办公室文秘工作占据核心地位，其不但要负责多种类型的工作，而且工作量特别大。办公室文秘工作不仅要对上级下达的命令和要求给予严格传达，还应该全方位了解基层工作人员的实际状况。在国有企业内部负责处理事务的工作人员，还应该具备良好的沟通能力和调节能力。对于文秘工作人员来讲，他们只有保证自身工作水平和工作质量，才能推动企业单位在稳定状态下运行和发展。

　　一、提升办公室文秘工作质量和水平的重要性和原则

　　（一）提升办公室文秘工作质量和工作水平的重要性

　　办公室在国有企业中作为管理、行政工作的重要组成部分，其承担各种行政管理工作，日常工作中完全处于超负荷工作状态，除了要不断向上级领导汇报各种工作的进展情况之外，还要将上级领导下达的命令和任务及时、准确的传达给下级，每个细节工作都要做好。另外，办公室不但要将企业中的各种工作以及工作人员之间的关系协调好，还要做好外部的沟通交流和经济交易等工作事项。因此，担任文秘工作人员的工作质量和工作水平直接关系到企业内部管理工作，文秘工作质量以及工作水平都需要国有企业对其加大重视力度。

　　（二）提升办公室文秘工作质量和工作水平的原则

　　文秘工作在国有企业中尤为重要，担任文秘工作人员应该对所在单位的工作标准给予严格遵循，一般原则包括：（1）对于上级下达的命令要严格执行，使上下级之间保持良好的沟通效果，协调好上下级之间的关系，推动企业有序运营。（2）从事文秘工作人员应想尽办法对自身的专业技能和职业素质进行提升，按照实际状况合理有效的安排办公室工作，从而促使工作质量和效率得以提升。（3）严格遵循职业道德素养，面对复杂、繁重的办公室工作，要时刻保持认真、耐心的工作态度，按照单位内部所规定的办事章程進行工作。

　　二、企业办公室文秘工作中存在的问题

　　（一）办公室文秘人员能力不足

　　对办公室文秘工作效率造成影响的一个重要因素就是办公室文秘工作人员能力不足。从现阶段来看，因为办公室工作特别繁杂，担任文秘工作人员在超负荷工作压力下很有可能抱着完成任务的心态去工作，无法对工作的核心进行掌握，文秘人员也无法提升自身工作能力，从而文秘工作人员难以在工作过程中将自身作用充分发挥出来。

　　（二）办公室文秘人员数量不足

　　因为企业办公室文秘日常处于高负荷工作状态，所以加班情况非常普遍，从而导致很多工作人员不愿加入到办公室文秘团队中，造成办公室文秘工作人员数量和其工作强度不成正比。目前很多企业办公室文秘都是兼职人员，在实际工作中文秘工作人员在巨大工作量下很容易出现错误，从而造成办公室文秘工作效率不达标、质量得不到保障等现象。

　　三、办公室文秘要提升专业素养

　　（一）严格遵循企业规章制度

　　严格遵循企业内部的相关制度是一名办公室文秘工作人员最基础的职业素养。虽然文秘日常工作量巨大，但是也不能以任何理由出现迟到早退现象。办公室文秘需要尽量在上班之前到达办公室，做好当天工作规划，提升对工作的把握，如果办公室文秘卡点上班，很有可能领导已经安排好了当天任务，这种情况下办公室文秘工作人员就会手忙脚乱，工作过程中很容易出现失误，从而对办公室整体的办公效率和质量造成影响。另外，文秘人员应该将琐碎的时间充分利用起来进行整理文件和材料。

　　（二）以大局为重

　　时刻以大局为重是文秘工作人员的责任，手中工作要围绕公司利益来开展，遇到事情要站在公司的角度上考虑，不但需要承受巨大的工作压力，还要具备宽广的心胸，积极面对困难，不能存在假公济私心理。

　　（三）增强办事效率

　　工作效率和能力是评判一项工作优劣的重要指标，如果办公室文秘工作人员在一天之内完成了很多工作，但是工作质量却差强人意，就说明这名工作人员缺乏办事能力。办事最注重的就是质量。工作期间应该保持工作积极性和工作热情。如果文秘工作过程中拥有足够的激情，有利于工作的有效执行，如果做事不用心，工作质量自然无法保障。例如，文秘工作人员接到一项帮助领导编写发言稿的任务，如果文秘工作人员有较好的文字功底，自然可以在最短时间内完成任务；但是如果缺乏相关经验，很可能出现发言稿不符合演讲要求的情况。因此，需要格外注重写作质量，不能盲目乱写，需提前了解好工作内容和方向，弄清领导的要求。要不断提高自身知识，便于想出解决问题的好方法。在企事业单位发展期间，也在不断对其生产经营方式进行创新，最新的发展方向昂想、新政策需要文秘工作人员时刻关注，第一时间对办公方式的变化以及文秘的新标准进行了解，方便对所产生的问题进行有效解决。

　　（四）加强办事效率

　　文秘工作人员应该及时贯彻落实领导下达的所有命令，但是也需要存在灵活的思维和逐渐，对工作范围内的工作应无条件接受，在拥有更好的建议或者是存在问题情况下应该和领导及时沟通，尽量避免工作中出现失误。每项工作的开展都要制定好计划。每天都会有新任务交给文秘工作人员，这些工作大部分非常复杂，而且对工作效率要求很高，有时还会发生突发性工作事件，工作期间也不允许出现重复和遗漏工作的情况。

　　四、提升办公室文秘工作质量和水平的重要对策

　　（一）创建完善的奖罚机制

　　针对办公室工作来讲，赏罚分明的环境可有效激发办公室工作人员积极主动性，特别是从事文秘工作人员。因为健全的奖励系统可大力培养员工的竞争意识，推动文秘工作人员对工作存在更高的追求，从而对自身的工作技能和工作效率进行有效提升。奖惩制度自身作用就是警告，可以促进工作人员对自身工作进行自我完善。健全的奖惩机制需要将工作人员的办事效率、工作能力作为基础进行评估，在拟定奖惩机制过程中，应该尽最大能力确保制度的合理性和科学性，完成拟定之后需要对其实行重复测评。

　　（二）将技能培训和特定的考核標准提供给办公室文秘工作人员

　　企事业单位工作人员培训内容涉及到文秘工作基础内容，有利于文秘迅速进步，特别是在国有企业刚刚步入改革和创新阶段，针对国有企业的管理工作也应该提出相对应的全新标准，文秘工作要想为所在单位提供更好的服务，就要对文秘工作人员开展相关培训，还要拟定针对性的考核体制，不仅能够检验员工培训效果，还能将良好的竞争意识树立在员工中间。

　　（三）充分激发文秘的创新意识

　　创新是一个国家和企业发展的重要动力。很多人感觉办公室文秘工作缺乏灵活性，只要机械性的将工作完成就可以。但是，文秘在实际工作中还需要对自身工作行为和思想进行创新。站在办公室文秘角度，为了把低效率的传统办公模式和方法淘汰掉，必须对其工作实施创新，寻找出更加先进、效率更好的办公方式和模式，以此来提升整个办公室的工作效率和质量。要想将办公室文秘的创新意识激发出来，具有以下详细对策：鼓励从事文秘工作人员创新工作行为观念，领导和员工之间要拥有良好的沟通，从而创造良好的创新环境；企业领导应该将自身带头作用进行充分发挥，还需要具备前瞻意识，想尽一切方式将创新理念引入到办公室工作中，从而便于启发文秘工作人员。

　　（四）加强学习理论知识

　　文秘工作要想得到上级领导和工作人员的认可，需要具备很高的政策理论标准和业务能力。现阶段，各级领导干部都具备很高的素质，接触的信息面特别广泛，对问题研究程度深入，全面熟悉全局和基层的工作，如果文秘人员不努力学习，就无法对实际情况进行了解，也无法站在客观角度进行准确判断、为其提供合理有效的服务，也就没办法跟上领导的思路。所以，文秘人员必须对自身学风保持端正态度，把握好一切可以参加学习机会和条件，将学习作为提高自身综合素质、迎接挑战以及提高工作能力的一种方式。

　　（五）对文秘工作人员数量展开合理计划

　　文秘工作过程中会涉及到很多工作，并且拥有巨大的日常工作量，如果文秘工作人员数量不足，很有可能难以完成领导安排的各项任务；文秘工作人员数量太多，又可能会出现推脱责任的现象，从而降低办公效率，文秘人才的作用也无法得到充分发挥，进而导致人力资源出现大量浪费现象。所以，需要对办公室工作进行科学评估，以此来安排文秘数量，将文秘人员数量维持在合理范围内。

　　（六）加强办公室文秘人员教育和管制

　　办公室文秘者在国有企业办公室工作中作为直接执行人员，只有加强文秘工作者的教育和管理力度才能提升工作水平。第一，加大培训文秘工作人员专业技能力度，提升他们的办公效率，特别是文字功底，与此同时还要对文秘工作人员的服务意识进行不断提升；加强职业教育，提升文秘工作人员的职业素养；全方位贯彻落实责任制，具体工作专人负责，以此来对其工作行为实施更好的规范，对办公室文秘人员的工作责任心进行有效提升，从而将企业办公室文秘工作人员培养成一支具有高效专业技能的人才团队。

　　（七）壮大文秘团队

　　文秘工作在企业中最为繁重，只依靠一个人根本无法将办公室文秘工作做好，对企业今后的稳定发展也非常不利。要想全面提升文秘工作水平，就要提高文秘工作人员的薪资待遇，在多方面实行激励措施，拓展文秘工作人员数量，为企业办公室文秘工作人员提供有效保障。

　　五、结束语

　　在当今经济迅速发展背景下，信息技术同样也在处于高速发展状态，企业要想不断提升自身竞争力，就要对办公室进行整改，在办公室中文秘作为核心工作人员，提升自己工作品质和工作水平，对提高企业竞争力具有重要现实意义。

　　参考文献：

　　[1]彭杏.办公室秘书如何更好地发挥参谋助手作用[J].办公室业务，2018（12）：89+92.

　　[2]梁爽.浅论信息化背景下国有企业文秘工作特点[J].企业研究，2013（06）：131-132.