莫茜茜

　　摘 要：随着信息化时代的到来，电子档案带来的高效、易于保存、成本小等这些优势越来越明显。同时工程档案是企业档案管理工作的核心，在对工程项目进行施工、改造和维修等操作中都需要做好工程档案管理工作。因此，在如今的信息化建设中，如何更安全、高效、便捷的进行工程档案归档工作就越来越重要。

　　关键词：信息化；电子档案；工程档案

　　电子档案也是档案，具有记录的功能，另外档案是具有法律性的，比如一些当事人的亲笔签名，能够很好的表现出档案真实的原始性。在企业的工程项目中，会大量涉及到与政府和各级开发商之间的文件，这些文件可以保证在项目的合法性以及当出现问题时，可以出示该文件维护合法权益。

　　一、制度保障

　　我国是一个法治国家，凡事都要依法进行，任何企业也受到国家法律保护。相关政府单位应该重视工程档案电子归档工作，尽早将电子档案完善法律保护提上议事日程，对相关不合理的条例进行修改，做好统一管理工作。

　　为了更好的实现档案的“确认制”和“责任制”，在每年年初应该到政府部门进行档案备案工作，等项目完成后，也应当按照要求重新进行归档工作。目前，在信息化的大环境下，档案管理部门越来越多的采用电子存储载体进行信息存储和读取，但是网络不是绝对安全的，有的计算机或者便携式存储器可能感染了计算机病毒，可能会造成数据的破坏或者被盗取。

　　这就要求国家从法律上给与制度保障，保障数据安全，根据各地实际情况制定工程项目归档工作制度，对所涉及到的电子文件采集、存储、读取、交换数据等过程具体规定，同时对每步操作时间上也给与一个范围，避免归档时间拖得太长，不利于企业进行作业。定期对数据进行检查和备份，相关部门要严厉打击黑客行为，将犯罪行为扼杀在摇篮之中。

　　二、转变管理观念

　　（一）保障数据安全

　　工程项目往往都是十分复杂的，涉及到的各级施工单位比较多，需要得到的审批也特别多，为了能够更真实安全的保护档案数据安全，应当在管理观念上做出改变。首先，在档案数据采集阶段，就必须做到真实可靠，不允许丝毫误差，在条件允许的状况下，多次采集，选取最优数据进行保存；其次，在档案的管理中，应当及时了解每个阶段项目的进度，以及下一阶段的工作安排，及时做好记录工作，但是所需消耗的人力、物力都比较大。

　　（二）保证金制度

　　对于一些人员复杂的单位，难以进行跟踪管理，因此可以考虑收取一定的档案资料保证金。在工程项目动工前，施工单位向政府部门缴纳保证金，并开具收款单，直到项目完工后，施工单位向部门提交完整的档案资料，并且经过部门核查正确无误之后，才可以退回保证金。

　　在进行存档时，最好是纸质版和电子版同时收取，对于工程项目中的施工图纸，不仅要收晒制的图纸，还要征收高清的扫描电子版文件。为了避免电子版数据被改动，可以将图片文件转换成PDF文件进行保存。

　　三、提高档案管理人员管理水平

　　为了方便档案管理人员与项目负责人进行沟通，要对管理人员进行培训。所有人员应当要按照《档案管理网络图》进行归档和查询，这样会大大提高效率，不至于在歸档时随意储存，在读取档案时，盲目在数据库中进行寻找，这样工作量和时间都花费比较大，效率也会比较低下。要形成网络化管理，做到标准化、规范化。

　　对于公文档案和科技档案，管理人员要够看懂，要能够识别一些专业类别的档案。同时，在我国各个档案管理处，国家均配有计算机电脑进行档案管理工作，因此，管理人员要懂得如何操作计算机，提升打字速度，对于档案管理这些专业软件要会熟练操作，会操作各个功能。因为时代是发展的，计算机技术和电子存储技术也在发展，应当建立长期有效的培训制度，所有人员都要参加培训，并且要通过单位专业技能考核才能上岗工作。另外为了与群众更好的沟通，应当强调对群众的服务态度要友善，不得在办事上面拖拖拉拉，不得给群众脸色看，要积极投入到工作中去。

　　要加强对文书管理部门的监督工作，设置群众投诉通道。任何业务部门在进行任何一步档案处理工作时，群众要能够随时关注处理进度。档案部门也应当对电子文件的形成过程进行有效监督，尽量避免部分管理人员索取不当利益，要对每一个过程有计划、有监督、有考核，做得好的部门给与嘉奖并颁发奖金，对于效率低、出错率、保存不当的部门给与通报批评并扣发绩效工资。

　　四、结语

　　在当前的电子信息化环境下，更高效、安全、规范的进行工程档案归档工作是一项重要的工作，因此，转变以前不合理的工作方式和思维是必要的，时刻保持学习的心态，接受新事物，将工程档案的归档工作做好。

　　参考文献：

　　[1]科研档案信息化建设工作初探[J].顾维维.办公室业务.2013（15）.

　　[2]刍议建筑企业档案资料的电子化管理[J].刘琴.企业技术开发.2011（03）.

　　[3]当前形势下如何又好又快地开展建设电子档案工作[J].王清华.城建档案.2008（06）.