李璐

　　摘 要：随着我国的全面改革发展的进一步深化，对于档案管理领域的发展也提出了更高的要求，实现现代化的档案管理就成为重要的发展目标。档案全文数字化的工作开展，是现代化档案管理的重要特点，但是在当前的发展中还存在着诸多的不足之处。基于此，本文先就档案全文数字化工作面临的问题以及系统设计原则加以阐述，然后就档案全文数字化的规划方案以及发展策略详细探究，希望能通过此次的理论研究，能为实际档案全文数字化管理起到促进作用。

　　关键词：档案管理；全文数字化；现状

　　档案全文数字化的工作开展过程中，涉及到的内容比较多，这就需要从多方面进行考虑，促进档案全文数字化发展的速度加快，以及发展的质量能得到有效保障。通過对档案全文数字化工作的现状研究，以及对发展的方向的探究，就能为实际档案全文数字化发展提供相应的参考，促进档案数字化的发展进一步深化开展。

　　一、档案全文数字化工作面临的问题以及系统设计原则

　　（一）档案全文数字化工作面临的问题分析

　　档案全文数字化的发展将会成为趋势，而在实际的数字化目标实现的过程中，还存在着诸多的问题有待解决，这些问题主要体现在以下几个层面：

　　其一，档案全文数字化评估分析不科学。加强档案全文数字化目标实现，促进档案管理的效率和质量提高，就要能注重科学化的评估分析，只有如此才能保障档案管理的整体质量提高[1]。从实际的现状能够看到，实际发展中对于档案全文数字化的评估分析还没有体现出科学化，发展中盲目的进行推进，没有结合用户的实际需求对档案全文数字化处理，档案全部进行扫描后有的成了信息的垃圾，造成了时间以及精力上的浪费，这些都会影响档案管理工作的数字化目标实现。

　　其二，档案全文数字化双套制没有完善。对于当前的档案全文数字化的发展，就要能从制度上进行完善，这样才能按照相应的制度进行操作，保障档案管理的整体质量水平提高。但是从实际的发展现状能够看到，对于双套制的完善程度还有待加强。双套制就是永久保存价值的文本以及图形形式电子文件，而在实际的制度建设方面没有得到有效加强，这就必然会阻碍电子档案文件的管理发展。当前双套制的制定存在着片面化，没有将档案数字化的目标有效实现。

　　其三，档案全文数字化标准建设不足。加强档案全文数字化的建设工作开展，就要能和时代的发展要求紧密的结合起来，只有如此才能保障档案全文数字化工作的顺利开展。要在标准化的建设环节提高自身的要求，但是在实际的标准规范建设过程中，档案全文数字化标准规范建设比较滞后。机关单位的档案全文数字化规范中，网上传输没有实现规范标准化目标，这就很难保障档案信息的有效充分利用。

　　其四，档案全文数字化建设投资大难点。进行档案全文数字化建设工作的开展中，涉及到的内容比较多，并且要消耗大量的资金。由于资金是支持数字化建设发展的重要力量，缺乏了资金支持就必然会存在着诸多的问题[2]。而当前的档案全文数字化工作的开展中，由于在资金方面的缺乏，就造成了工作开展有着很大的阻力和难度，这些都需要在未来的发展过程中能得到有效解决。

　　（二）档案全文数字化系统设计原则

　　档案全文数字化工作的开展，保障其质量水平，就要充分注重全文数字化系统的完善设计，保障系统应用作用充分发挥。这就要注重档案全文数字化系统设计的可靠安全，通过在设备的选择上以及系统软件的选择应用上，能和实际的档案全文数字管理的现状进行有机的结合起来，提供安全可靠的服务，只有从这些基础层面得到了充分重视，才能保障档案管理数字化目标实现[3]。而从系统设计的安全原则来看，就要能保障软硬件的分布式系统设计应用，这样就能将系统安全承担到诸多子系统当中，这样在一个环节出现了故障，也不会影响其他子系统的运行。档案全文是数字化系统的设计过程中，要注重实用性的原则遵循，保障系统软硬件设计面向操作管理人员，促进系统的应用性能提高，并要注重维护性的原则遵循，保障程序的结构清晰易懂方便维护，这样才能提高档案全文数字化系统作用的充分发挥。

　　二、档案全文数字化的规划方案以及发展策略

　　（一）档案全文数字化的规划方案

　　档案全文数字化的工作顺利开展，就要充分重视和实际的情况紧密结合起来，并能充分注重方案的科学规划。档案全文数字化的目标实现，有两种情况，一个是归档文件自身是某文本图像格式的电子文件，还有一种就是归档文件是传统载体文字图像。对于不同的情况就要进行分类的分析。第一种的情况就是档案信息是电子文件形式产生的，准备上网前已经数字化，技术上只要将这些数据信息转换成规范格式即可进行存入档案全文库，并进行建立全文搜索系统[4]。第二种的状况在实施数字化文件转变的时候，主要就有几种存储的方式。

　　首先是通过扫描录入方法将档案全文依照原貌逐页的存储，编制成目录实施索引，这样目录索引就能通过数据库方式进行建立。通过目录索引的方式能够将档案的图像文件存放地址进行检索出来，这样能对档案的图文原貌得以有效的保存，在系统技术的应用方面就相对的比较简单化，网上的传输速度也比较快，有着比较良好的档案信息保真度。其次就是通过文本方式进行保存档案信息内容的，然后通过全文检索数据库的应用，全文数字化的录入方式也比较多样，有的是通过文本方式进行手工输入，将档案原文扫描成图像文件，然后通过OCR识别后进行把扫描的图像文件信息转变成文本的方式进行存储。文本录入存储后再进行建立完备检索系统。档案的全文索引的方式对全文库当中文字逐字的检索，不进行编字词索引，这一检索的方式就比较迅速。另外，就是通过以上的两种模式进行有机综合，这样在使用的时候就能够有效对文本格式存储档案全文库实施检索，能查找到需要内容之后进行调阅这一文本内容对应的图像页面，这对档案文件的原貌观看就提供了方便。进行档案全文数字化方案的规划过程中，要充分注重从几个层面认真考虑，拟数字化档案数量和类型要充分的考虑，以及对数字化的技术以及发展和档案潜在的查询需求等方面加以明确。endprint

　　充分注重对档案全文库的完善建立，满足实际的应用需求，档案的全文库系统的功能中，存储以及组织管理数字化的档案信息都是比较突出。档案的全文库建立比较复杂，在当前还处在发展的初期阶段，进行全文库的建立，如此才能加强多样化类型格式多媒体档案信息获得能力，将计算机技术科学应用，提高信息传输的效率以及转换能力[5]。能够有独立内容的数据管理功能，构建完善的检索系统，提高跨库访问以及查询功能的有效充分发挥，在权限管理的效率也要能有效提高。

　　（二）檔案全文数字化的发展策略

　　档案全文数字化的发展，要充分注重运用科学的策略，笔者就此提出几点发展策略：

　　第一，加强档案全文数字化标准规范建设。档案全文数字化工作的质量水平提高，就要充分注重标准规范化的建设工作实施，要严格的按照档案工作业务建设规范的相关要求进行开展工作，涉及到档案的内容就要分类的加以设置，将档案实现全文数字化，避免重复信息的现象。对于比较重要的内容要全面的实现全文数字化，如同级的党委以及党委组织部等人事任免以及奖惩通知等进行建立数字化的档案。在涉及到相应的机构设置以及干部人事的编制等方面的文件材料，也要能够形成数字化的档案管理信息，在形成档案全文数字化的过程中，要从多方面进行考虑，使之能体现出规范标准化。

　　第二，加强档案全文数字化人才队伍建设。档案全文数字化的进一步发展，要充分注重方法的科学应用，在发展的策略上也要体现出科学性，这就需要将档案数字化的管理人才队伍建设工作进一步加强，凝聚大批的高素质的计算机人才，大力开发数字化的档案管理人才资源，只有走强档之路，才能促进我国的档案数字化管理的水平提高[6]。培养档案全文数字化人才，就要从多种渠道共同实施，建立完善专业人才引进培育的体系，积极的开发内部的人才资源，并充分注重利用空余时间加强档案管理人员的技能培训，从而满足实际的工作要求，这样才能更好的履行好自身职责。提高档案全文数字化的工作水平，就要加强档案管理人员的专业考核，聘任的时候能选择专业技能水平高的人员，能和档案全文数字化的工作需求相契合，并注重安全保护工作的顺利开展。不断的提高数字化档案管理人才的综合素质，强化其服务意识，对档案管理中的一些问题能够及时性的解决。

　　第三，注重档案全文数字化信息安全保护和转变工作。档案全文数字化的工作开展过程中，会面临诸多的内容，这就需要从多方面进行考虑，将电子公文归档以及纸质文件电子版的保存转换工作按照要求做好。如比较常见的电子印章以及电子签名等，这些都是纸质文件电子版的内容，在进行管理过程中，就要注重格式的转变和保存。不同类型的档案信息类型要采取不同的方式进行归档管理。只有从这些基础层面进行加强重视，保障规范操作，才能有助于档案全文数字化工作的效率和质量提高。

　　第四，充分保障档案全文数字化设备的安全保障。档案全文数字化的工作开展中，对相应的数字化设备的应用是比较关键的，这也是实现现代化档案管理的重要基础设施支持。档案数字化的管理是新时期档案管理的重要方向，这一工作的开展，就要将计算机等基础设施的支持，只有从这些层面得到了保障，才能促进档案全文数字化工作顺利开展，所以在这一环节的质量控制和安全保障工作的实施要加强重视。

　　三、结语

　　综上，档案全文数字化工作的开展涉及面比较广，这就需要从多方面进行考虑，保障档案全文数字化管理的整体水平提高。在通过此次对档案全文数字化建设的现状以及发展的策略等理论的研究下，就能为实际的工作提供相应参考依据。

　　参考文献：

　　[1]吴家琦.档案资料数字化工作存在的问题及对策[J].兰台世界.2016（14）.

　　[2]马志玲.档案全文数字化工作之我见[J].山西档案.2015（S1）.

　　[3]张俊玲，朱姗姗，宋莉萍，柏琳.档案数字化工作的思考[J].档案.2016（06）.

　　[4]郑鸥.关于档案全文数字化工作的思考[J].中国档案.2015（02）.

　　[5]周昌平.基层馆藏档案数字化工作之理性思考[J].档案与建设.2016（12）.

　　[6]智璐璐.浅谈档案馆数字化工作的总体规划[J].湖北档案.2015（09）.endprint