张连枝

　　摘 要：企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性工作，是企业管理的重要环节，企业档案工作强化企业内部控制、防范企业经营风险，在企业发展中起着极其重要的作用。本文分析企业档案工作的现状，并提出相应的管理对策，以便更好的发挥档案工作在企业发展中的作用。

　　关键词：企业档案；工作；重要性；现状；对策

　　企业档案是企业在研发、生产、经营和管理等活动中形成的有保存价值的各种形式的文件，是企业不可或缺的信息资源和重要资产，是企业国有资产的重要组成部分。企业档案工作是企业管理的重要组成部分，企业档案工作本身虽不产生经济效益，但与企业生产经营及其他业务活动有紧密的联系，习近平同志对档案工作非常重视，他指出，“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项工作得以推进，都离不开档案工作。在推进全面建设小康社会的进程中，档案工作显得越来越重要”。科学规范的管理档案是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。

　　一、档案工作的重要性

　　1.档案收集工作丰富室藏，同时绵延了企业的历史。档案的收集，小到一封信函，大到一个工程项目，承载着企业员工勤劳智慧的结晶，都有它存在的价值意义。档案收集丰富室藏的同时，延续了企业的历史发展，更为企业的生产经营提供了坚不可摧的后盾作用。收集的每一份档案悉心整理，不忽视任何细小的环节，因为不论是现在还是未来，档案对企业的都着举足轻重的凭证参考作用。

　　2.档案的利用发挥了档案基本的服务作用。档案利用，为借阅人员提供凭证参考，是档案价值最基本最直接的体现。档案人员通过阅览、出借、复制、编研等方式为使用者提供服务，一份合同既能解决员工的困难，也同时避免一场纠纷案件，一份图纸能解决工程的维修善后工作等等，档案在服务企业发展、维护员工利益起着至关重要的作用。通过利用者对企业档案信息的吸收、借鉴，来促进企业生产经营及其他各项工作的顺利进行，促进企业的发展。

　　二、企业档案工作现状分析

　　中共中央办公厅、国务院办公厅下发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，指出：当前，面对新形势新任务新要求，档案工作还存在一些不适应的地方，主要是：一些地区和部门不够重视档案工作，档案事业发展的保障条件需要进一步完善，档案的收集模式、管理手段、服务机制需要进一步创新，档案干部队伍素质需要进一步提高。企业档案工作的现在主要表现在以下几个方面：

　　1.全员档案意识薄弱。企业档案工作主要是主管领导负责，档案部门统一管理，全员参与的的管理体制，档案工作需要企业各个部门每个岗位工作人員共同参与，只凭档案部门一己之力很难解决问题，档案工作也难以从根本上做好。在不少企业，档案工作仅是档案工作岗位的责任，被认为是一个能挤就挤掉的事务性工作岗位，工作内容仅是狭窄的库房保管，岗位任职资格较低，岗位任职人员流动大，做不到全过程性和全员性的保障，使得大量的档案流失。

　　2.档案收集归档有待完善。档案人员有着等待档案归档的惯性思维，坐等文件材料归档，工作方式被动，缺少对各部门各岗位文件材料的归档情况监管，没有做好前端控制，使得很多文件资料应归未归，或者造成有价值的文件材料流失，很大程度降低了档案的归档率。

　　3.档案信息化管理水平不高。随着信息技术深入广泛的应用，电子档案大量产生的时代，管理技术、方法、体制、流程全面挑战传统档案管理制度，电子文件快速增长，但它的归档和长期保存成为现在企业档案工作面临的最大难题，传统的档案工作管理模式已经不适应高速发展的形势，很多企业档案信息化滞后，没有把档案信息化建设纳入到企业信息化建设规划，没有开展系统性档案信息化建设，导致档案信息化工作停滞不前，严重影响企业的整体运营发展。

　　4.档案资源利用未能深层挖掘。目前，档案利用还停留在你借我查，流于日常的一些事务性的工作，档案深层次的信息未能得到挖掘，档案编研成果很少，档案与企业文化相结合少，隐形知识未能显现，可公开的档案未能达到企业共享，没有把死档案变活，据相关调查表明，占企业知识46%的企业档案，被很好的利用并发挥作用的仅仅12%，所有档案没能做到真正意义上为企业服务。

　　三、对企业档案工作的对策建议

　　做好新形势下企业档案工作，从而推动企业发展具有重要的意义，根据企业档案工作的现状，笔者对档案工作提出以下几点建议：

　　1.转变观念，加大宣传，提高企业全员档案意识。档案工作人员加大档案工作的宣传力度，创新工作思路，档案工作跟上时代的步伐，利用“互联网+”这个平台，大力宣传档案的用途，使企业全员关注档案，了解档案，离不开档案，重视档案和档案工作，把档案工作看作是不可或缺的基础性工作，营造企业良好的档案工作氛围，推动企业档案工作的顺利发展。

　　2.完善档案收集归档制度，做到应归尽归。从档案源头抓起，做好前端控制，明确各部门兼职档案员的职责，确保有价值的文件材料准确无误、准时、保证质量的归入档案室，档案人员改变过去守摊的工作模式，加大档案归档的督办力度，确保档案收集齐全，做到应归尽归，丰富室藏，推动档案资源科学配置和高效利用，对未及时归档或者丢失应归文件的人员，追究其责任，并采取相应的补救措施。

　　3.推动档案信息化建设，以信息化引领档案工作。在信息化高速发展的时代，档案的数字化、信息化逐渐占据主导地位，为加强档案信息化建设，提升档案工作现代化水平，企业要将档案信息化建设纳入企业信息化工作中，统一部署，同步实施。实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接，确保档案部门对电子文件的形成、积累和归档的全过程监控。探索信息安全的方法，制订技术规范、操作章程，实现从档案管理到知识管理的转变。同时做好档案数字化工作，加快存量档案数字化进程，使传统档案室向数字档案室转变。

　　4.加强档案开发利用，提高档案服务水平。目前，传统的档案借阅已经不能满足企业的发展需求，档案工作人员要改变过去“你查我看”的服务方式，创新工作思路，强化档案的利用功能，提高服务质量，让档案得到高效的利用，抓住企业信息需求量大的特点，主动为企业各部门服务。采用各种方式提供档案利用，例如，开展在线服务、远程服务，举办展览陈列、媒体报道、开发编研室存档案等等，使蕴藏在企业档案中的静态信息与生产力相结合，为企业决策管理提供参考，更为企业创造更多的经济效益。

　　5.加大培训力度，提高档案人员业务素质。随着信息时代的发展，新形势下的档案管理，充满了挑战，档案管理人员做为档案管理的实施者和实现档案信息化的中坚力量，在档案工作中有着举足轻重的作用，档案人员的业务素质和责任意识是档案工作的重要保障。而档案信息化对档案人员的素质提出了更高的要求，需要即懂档案又有相关信息化方面的专业人才，因此档案工作人员只有通过不断学习，才能更好的适应档案工作的需求。同时企业注重强化档案业务培训，让档案人员走出去，借鉴好的档案工作经验和方法，学习先进的管理技术及业务技能，从而为做好档案工作打下坚实的基础。

　　6.加强档案工作投入力度，保证档案工作顺利开展。随着档案工作内容的不断增加，对档案载体的保管条件提出了越来越多的要求，因此需要加大对档案管理资金的投入，除了满足基本的办公室、阅览室和库房“三室”分开及相应的保护设施，还需配备数字化档案管理设备及相应的软件设施，使档案管理硬件设施满足新形势下档案管理的资金需求。

　　四、结语

　　综上所述，企业档案工作在企业发展的过程中起着举足轻重的作用，档案人员要坚持不懈的做好档案管理工作，让档案服务于企业、造福于全员。

　　参考文献：

　　[1]中国档案，2016（3）.

　　[2]关于加强和改进新形势下档案工作的意见.