摘 要：高校人事档案是高校人事服务与管理的核心内容，它关系到教师的考核、职称晋升、奖惩情况等，甚至会影响到干部的职务晋升。本文结合当下高校人事档案管理具体模式，以及必要性，对现在高校人事档案管理存在的问题进行分析，找到其中存在的不足之处。然后根据这些问题提出针对性的解决方式，期望通过这些措施实行，可以给我国高校人事档案管理提供一些理论参考，以便更进一步管理高校人事档案。
关键词：高校人事档案；整理；利用
目前，随着信息技术不断的发展，人们对于高校人事档案管理工作要求也越来越高，期望高校能够根据当下社会发展情况，采取相应的措施进行管理工作良好进行。但是在实际中，由于一个客观因素存在，现在很多高校人事档案管理存在如档案管理制度不健全、整理不规范、归档不及时和管理人员技术水平问题有限等诸多问题，给高校实际人事档案管理带来了很大的限制。因此，为了实现高校人力资源良好管理，加强人事档案管理是非常重要的。高校相关人员应该重视这方面的问题，加大资源投入，促进高校人事档案管理工作正常进行。
一、高校人事档案整理与利用概述
（一）高校人事档案整理与利用模式
目前在高校中，对于人事档案管理普遍采用集中管理的模式，集中管理模式主要是指档案信息由一个部门进行专门的管理，即档案馆（档案室）或者人事部门。在平时工作中，采用这种方式进行管理可以提高档案信息联系程度，实现专门化管理，避免管理混乱现象发生。也有部分学校采用分散管理模式进行管理，分散管理模式一般是指人事档案是由学校多个部门进行共同管理的。相对集中管理模式，这种模式虽然有责条块清晰，各部门平衡发展的优势，但也存在着一定的不足，比如容易出现权责不明确现象，从而给实际管理工作带来很大的阻碍。因此，对于这两种管理模式应用，高校应该根据自身实际情况进行选择，保证自身人事管理工作良好進行[1]。
（二）高校人事档案整理必要性
良好人事档案管理对于高校管理具有重要的作用，其中具体的作用可以分为以下几个方面。首先，人事档案是人们一个身份重要的象征，因为在档案里记录着人们学历水平、获奖或处罚情况等，这些也是一个人身份的重要标志，因此加强这方面管理是非常重要的。其次，人事档案管理也是高校人力资源管理的基础，对于人才招聘、提升、处罚等都离不开档案管理和记录，所以要想实现高校人力资源良好管理就先要做好人事档案管理工作。最后，高校人事档案管理对于社会其他部门也能起到一个信息反馈的作用，通过良好的记录来了解人员具体情况，从而决定人员的培养或者去留。
二、高校人事档案整理与利用现状分析
（一）对人事档案管理认识不足
对于高校人事档案管理，长期以往，人们都存在很大的认识误差，没有认识到人事档案管理重要性。在实际中，高校相关人员对于人事档案管理认识不足具体表现可以从以下几个方面体现出来。首先，现在很多高校人事档案管理人员对于这方面没有形成一定的重视性，认为档案管理只是对档案进行简单的存储，只要不出现相应的丢失或者损坏情况就可以了。而且很多管理人员认为人事档案管理只是一个简单的辅助工作，没有什么重要的，对于学校日常管理也没有什么影响作用。在这种情况下，管理人员在进行工作时，往往会出现应付敷衍的态度，从而给实际档案管理带来不利影响。其次，现在高校在人事档案管理方面的基础设施也是非常薄弱的，很多高校没有实现三室分开，即没有把库房、办公地点和查阅室分开，也没有配备专职的管理人员，甚至有时候都会出现无人管理情况，这些都充分表明了管理人员在人事档案认识方面存在一定欠缺[2]。
（二）缺乏完善的档案管理制度
完善的档案管理制度可以保证管理工作有序进行，提高管理工作的效率。但是现在很多高校在这方面并没有一套完善的管理制度，这也使得工作人员在管理时，出现了无章可循情况，从而给工作落实带来了很大影响。在实际中，很多管理人员对于自身的责任和权力不能够进行明确的划分，从而导致在平时工作中出现管理混乱现象，降低档案管理效率。另一方面，现在很多高校在进行人事档案管理时，还是沿用传统管理方式，即通过手工记录方式进行。相对于使用计算机进行档案管理来说，这不仅会影响到工作效率，同时还很容易出现丢失情况，进而影响实际的人事档案管理工作。此外，对于人事档案管理也缺乏相应的复核制度，没有对人事档案进行相应的核实、鉴别，也没有对已经发生的事情进行记录，从而导致人事档案失去客观性。
（三）管理人员技术水平有待提高
除了以上两种情况外，高校在人事档案整理和利用方面还存在着技术人员水平低的情况。近年来，随着高校教职人员数量不断的增加，在人事档案方面的工作量也相应的增加了，给实际管理工作带来了很大的障碍。同时很多高校由于学领导重视不足，使得学校人事档案管理方面的人员比较不足，或者没有配备专业的人事档案管理人员，这也给高校档案管理带来了不利的影响。另一方面，很多学校也没有进行相应的培训，对档案管理人员进行培训和教育，也极少派出负责人事档案的人员去学习、交流和培训，从而给管理人员技术水平提升带来了很大的限制，不利于管理工作正常开展。此外，在时间方面，很多兼职的档案管理人员因为身兼数职缺乏充足的时间和精力进行管理工作开展，从而导致工作落实不到位现象。
（四）人事档案管理系统落后
近年来，随着教职员工人数增多，人事档案管理工作量也变得更加的繁重，但是现在很多高校在这方面却没有进行相应该改善，还是采用原先的管理方式，即书面记录方式。在实际管理过程中，这种管理方式与人事档案管理繁多的工作量存在着巨大的矛盾，无法保证工作正常进行。同时现在学校人事档案管理在信息化发展方面也比较落后，没有相应的信息化人才，以及相应的信息化管理基础设施，如档案管理系统等，这些也给日常档案管理工作效率带来了很大影响。另一方面，对于管理信息及时沟通、交流，以及信息的共享也无法得到充分满足，使得管理工作出现混乱现象，影响实际档案工作管理。此外，在信息化管理发展过程中，也没有制定有效的管理标准，这也使得管理人员在管理过程中会出现无章可循情况，从而导致管理工作落实不到位[3]。
三、提高高校人事档案整理与利用措施
（一）提高人事档案管理重视程度
在实际中，为了保证高校人事档案管理工作正常进行，档案管理人员应该对这方面加以重视。在平时工作中，管理人员应该提高自身对于这方面正确认识，知道档案管理工作在高校日常管理中是非常重要的，直接影响着高校人力资源管理情况。管理人员需要利用自身空余时间，加强这方面学习，可以通过网络计算机、图书馆等渠道来提高自身在这方面认识，实现自身在这方面良好工作。同时管理人员应该提高自身的责任意识，对于自身的工作要认真負责，对于现有的档案资源进行相应的整理和利用，从而保证管理工作有效落实。
（二）建立完善的档案管理制度
除了要提高对人事档案管理重视程度外，高校管理人员还需要对自身档案管理制度进行完善，保证管理工作正常进行。在实际中，档案管理人员可以从以下几个方面进行相应的完善。首先，管理人员需要建立岗位责任制度来明确员工的权力和责任。通过清晰的告诉员工平时工作范围，以及需要承担的责任，才能确保管理工作有效落实。同时制定严格的奖惩机制，对于档案管理良好的行为进行物质或者精神方面的奖励，而对于不按规章制度完成管理的人员要进行相应的处罚，从而确保档案管理工作正常进行。其次，高校应该在档案管理方面建立一个复核制度，对于人事档案资源进行多次整理和审核，确保人事档案记录真实性，从而实现校园人力资源良好管理。
（三）加强专业档案管理人才培养
人才作为人事档案管理的核心，对于管理工作正常进行，以及效率都具有非常大的影响，因此加强专业人才的培养是非常有必要的。在实际中，学校应该对档案管理人员加大培训力度。在具体操作过程中，学校负责人员可以对档案管理人员进行集中统一的培训，规定在一定时间内来参加培训教育。同时学校也应该加强档案信息化管理人才培养，结合当下信息化技术实现专业管理人才培养。另一方面，学校可以采用组织参观学习方式，组织管理人员去人事档案管理良好的学校或者机构进行学习，从观察中发现自身的不足，然后再采取针对性的措施进行优化，实现自身管理水平提升。此外，学校应该鼓励档案管理人员进行自我技能水平提升，可以制定定期考核方式，对档案管理人员水平进行考察，从而提高管理人员自主学习积极性[4]。
（四）建设人事档案信息化管理系统
随着信息技术快速发展，建设信息化档案管理系统是非常重要的，可以充分提高管理效率，实现档案信息和资源有效利用。在实际中，要想建立人事档案信息管理系统，学校负责人员可以从以下几个方面采取有效的措施。首先，加快信息化基础设施建设，给学校配置相应的计算机设备、信息化人才等，通过这些方面良好建设来实现档案信息化管理，提高管理工作效率。同时学校应该建立自身数据库，通过这方面建设来实现档案资源充分开发和利用，避免档案资源浪费现象发生。其次，学校应该加大资金投入，对信息化建设进行专门的资金供应和管理，充分保障人事档案信息化建设资金充足性。
四、总结
在新环境下，加强高校人事档案管理是非常重要的，每个高校的负责人都应该重视这方面发展，对人事档案管理和利用重要性进行大力宣传，对档案管理制度存在不足进行改善，加强岗位责任制和复核制度建设，实现档案管理制度完善性。另外，学校需要对管理人员进行统一培训，通过良好教育来提升管理人员技术水平。最后，学校员需要加大资金投入，对信息化管理基础设施进行建设，配备相应的信息化管理准备，从而提高档案管理的信息化程度。
参考文献：
[1]王敏芝.浅析大数据环境下高职院校人事档案的管理与利用[J].人才资源开发，2017（08）：27-28.
[2]任莉新，曲绍燕.社会化背景下高校后勤档案管理创新研究[J].兰台世界，2017（10）：35-37.
[3]郑秀梅.浅谈人事档案信息管理现状和改进措施[J].信息记录材料，2017，18（04）：174-175.
[4]屈俊华.新形势下高校人事档案管理问题与对策[J].山西档案，2017（01）：58-60.
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