高思佳

　　摘 要：中职学校是我国高等教育的补充机构，也是培养技术型人才的主要力量。学校的人员众多，档案信息作为最重要的内容，对学校的发展起到至关重要的作用，从某种程度上而言，学校档案管理水平决定着学校的整体能力。目前中职院校不太注重档案管理，资料信息的完整度无法保证，且工作缺乏创新。针对这些问题，中职学校必须从实际出发，强化档案管理工作，确保档案信息被完整保存。

　　关键词：中职学校；档案管理；建议

　　一、前言

　　近年来，我国的教育教学工作开展的如火如荼，中职院校的学生数量不断增多。档案作为对学校师生信息和学校发展历史的记录，能够真实地反映学校的情况，是最有价值的信息资料[1]。然而，由于传统思想的束缚，我国的中职学校对档案管理工作不太重视，档案信息有保存不当或数据丢失的现象。要更好地做好档案的管理，就必须从中职学校的实际出发，健全管理制度和规范，并提出科学的保管方法，为中职学校更好的发展奠定基础。

　　二、加强中职学校档案管理的重要性

　　档案是信息的记录和保存方式，中职学校的档案信息资料较多，包含有教师的所有基本资料，這些信息是学校最重要的内容，有助于校领导明确每位教师的情况，根据他们的教学特色做好教学安排。由于档案信息包含着文字、图片、视频等多样化的形式，是学校巨大的财富。因此，我国中职院校加强档案的管理工作，有助于提高学校的管理水平，为学校的发展提供理论依据，并可以掌握教师的基本信息，为校领导的工作提供有价值的参考[2]。

　　三、加强中职学校档案管理工作的几点建议

　　为进一步突出中职学校档案管理工作的优势，解决学校信息资料不健全的问题，学校必须从实际出发，健全管理体系，提出有效管理的新对策。

　　（一）做好档案的整理和收集

　　学校人员繁杂，教师的数量很多，基本资料也较多样，繁杂的管理工作对于中职学校档案管理者而言工作量巨大。为了减少工作时间，中职院校必须重视档案的整理与收集工作，对各类文件进行集中分类保管，按照不同的类别和年份、教师的学历、专业、教学时间等分类保存。此外，对于教师的档案信息，还要建立个人信息资料库，实现集中的妥善管理。

　　（二）切实提高档案管理的现代化水平

　　为适应网络时代的发展，中职学校的档案管理工作也要向信息化、网络化发展。中职学校的领导要认识到档案材料是非常重要的信息资源，要建立完善的现代化档案运行机制和管理体系。同时，为了提高档案管理的现代化水平，还要购置现代化的办公设备，包括信息检索终端、存储器、复印机、扫描仪、打印机和传真机[3]。为了提高档案服务的质量，中职学校还要购买档案信息数据程序和软件，以及数据库，构建档案信息的处理系统，建立档案工作网络系统。

　　（三）提高档案管理人员的工作能力

　　要发挥现代化技术的优势，以完善的制度规范学校的档案信息保管，就必须做好人员培训工作，提高他们的工作能力。具体而言，学校要加强对相关人员的培训，使他们巩固专业理论知识，掌握新型管理技术，树立职业精神和道德素养，培养正确的工作态度。同时，还要让他们了解国家的相关法律制度，建立长效的管理机制，实施量化考核。

　　（四）建设和完善档案室硬件

　　要切实提高中职学校的档案管理水平，就必须做好相应的硬件建设。中职学校不仅要建立专门的档案室，还要为其配备齐全的档案管理设施设备，包括用户终端、通信系统、检索服务系统和数据库管理等，分类存放和管理各种设备系统。中职学校要建设和完善档案室的硬件设施，并对其进行妥善管理，做到防尘、防霉、防潮、防高温、防虫、防光、防盗和防火，切实提高档案的管理水平[4]。

　　四、结语

　　总而言之，档案管理工作是中职学校最重要的管理内容，要突出档案信息的完整性和真实性，就必须制定健全的管理体系，提高管理者的综合能力，并做好培训和教学工作，突出现代化技术的管理优势，切实提高学校的档案管理水平。

　　参考文献：

　　[1]宋丽，全娜.浅谈加强中职学校教务档案管理建设[J].广东职业技术教育与研究，2015，（1）：16-17.

　　[2]邵然群.浅谈中职学校学籍档案管理[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2008，（7）：200-201.

　　[3]林琳.加快推进中职学校档案管理现代化的途径[A].中国武汉决策信息研究开发中心，决策与信息杂志社，北京大学经济管理学院.“决策论坛——企业精细化管理与决策研究学术研讨会”论文集（上、下）[C].武汉：中国武汉决策信息研究开发中心，决策与信息杂志社，北京大学经济管理学院，2015：1.

　　[4]孟淑娟.关于加强中职学校档案信息化建设工作的思考[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——管理科学与经营决策学术研讨会”论文集（上）[C].武汉：《决策与信息》杂志社，北京大学经济管理学院，2016：1.endprint