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试论秘书的角色定位及实践策略

时间:2023/11/9 作者: 青年时代 热度: 14265
张慧

  摘 要:随着时代的发展,社会对秘书工作水平的要求不断提高,秘书在日常工作中要做好合理的角色定位,这对于提高其职业素养和办事效率,改善工作作风具有重要意义,有助于为领导及组织机构提供更好的服务。本文从秘书职业的特点入手,进行秘书角色的合理定位,并提出相应的实践策略。

  关键词:秘书;职业特点;角色定位;实践策略

  一、秘书职业的特点

  (一)从属性

  秘书的一切工作都从属于领导工作,无论是在思想高度、工作方法还是处事风格等方面,秘书都要遵循领导的标准,设身处地为其考虑和处理问题。秘书与领导在工作上是一种从与主的关系,要听从领导的安排和指示,但两者在人格上是平等的[1]。

  (二)辅助性

  秘书地位的从属性决定了其工作性质的辅助性。秘书在工作中发挥着辅助参谋的作用,需要在领导授意范围内开展活动。除此之外,秘书要积极主动地为领导搜集相关信息与资料,提出建设性的意见,为领导决策提供新思路和新方法;及时收集、筛选反馈信息,为领导科学决策提供参考[2]。

  (三)综合性

  领导工作的全局性决定了秘书工作的综合性,秘书所在的部门成为为整个组织提供服务的综合性办事机构,包括调查研究、信访接待、督查各部门情况等工作,起到承上启下、协调沟通的作用。面对繁杂的工作,秘书必须掌握时间管理的技巧,分清轻重缓急,合理安排并高效高质地完成各项工作。

  二、秘书角色的合理定位

  角色定位是指个体在社会活动中该处于何种适当的位置,明确社会分工并承担相应的责任。秘书作为一种职业有其特定的角色要求,秘书角色的确立取决于秘书与领导之间的关系[3]。因此,从反映两者关系的秘书职业特点分析,秘书角色的合理定位具体表现为以下几个方面:

  (一)参谋角色

  秘书在组织机构中处于较为特殊的地位,参与政务但没有最终决策权,起到辅助参谋的作用。秘书的参谋作用体现在领导决策的形成过程中,从决策前期的实地考察、信息搜集、数据分析,以及决策过程中的综合调度、研究讨论到决策后期的督促检查、信息反馈等,秘书要站在领导的高度考虑问题,树立大局观念,为领导出谋划策。

  (二)助手角色

  助手角色是秘书角色定位中的基本角色。秘书要自觉担任领导的助手,协助其处理各类工作,如文件收发、档案管理、来宾接待、日程安排等。领导在组织中发挥着统筹全局的作用,因此需要秘书协助领导处理部分琐碎工作,为领导节省时间和精力。

  (三)协调者角色

  秘书的协调工作在组织机构的顺利运转中发挥着十分重要的作用。一是加强组织内部的沟通,秘书要广泛听取各部门和人员的意见,针对有关问题做出适当的协调,增强组织的凝聚力;二是促进组织与外部有关机构之间的联系,构建良好的长期合作关系,为发展提供安全稳定的社会环境。

  三、秘书角色的实践策略

  秘书人员要正确理解秘书角色的内涵,并以此为目标寻求自身综合素质和能力的全面发展,有利于增强工作责任感和自信心,提高办事效率,为组织提供更加周到有效的服务。为保证角色实践的成功,秘书应该从以下几方面进行提高。

  (一)培养正确的角色观念

  当今社会中仍存在许多秘书角色错位现象,从秘书自身角度出发,原因在于秘书人员对秘书角色的认识不够深刻,对秘书职责的把握不够准确[4]。因此,秘书要加强对于角色的学习,深入了解秘书职业的特点。

  在工作中秘书除了要听从领导的安排,还应充分发挥主观能动性,改善工作作风,进一步为领导分忧。此外,秘书经常得到领导的授权,参与各种管理性活动,这很容易让部分秘书产生自己可以替代领导决策的错误认知。因此,秘书必须将自己摆放在恰当的位置,培养正确的角色观念,才能真正做到不失职不越位。

  (二)加强职业道德修养

  职业道德是秘书人员要做好本职工作的重要条件,秘书应当按照职业道德标准严格要求自己,在对比中找出差距,改正自身存在的不足。其中要特别注重加强政治素养,秘书必须认真学习党的相关方针政策和法律法规,提高政治觉悟,与党中央保持高度一致。坚持正确的政治立场有助于秘书增强认识、分析和解决问题的能力。此外,秘书要甘当配角、乐于奉献;绝不能因为经常与上级接触就狂妄自大,应该谦虚自律、平等待人;针对工作任务的综合性,秘书还要善于合作、讲求效率等。职业道德修养的提升促使秘书加深对角色的认识,始终对工作保持热情和信心。

  (三)提高自身的文化水平

  秘书在工作中扮演着多重身份,工作内容也涉及各个领域,秘书不仅要进行不同场合的角色转换,还要增强自身的知识储备,提高文化素养。秘书要在扎实专业理论知识的同时广泛涉猎自然科学、人际交往等领域的内容,提高思维水平和处事能力。作为组织的协调人员,秘书还应充分了解各部门的职能,并对其具体运作流程和注意事项做到心中有数,便于加强与各部门的联系。充足的知识储备为秘书日常工作的顺利开展提供保障。

  (四)增强相应的工作能力

  提高相应的工作能力和水平是秘书角色实践的重要内容之一,需要从以下几方面进行。第一,锻炼语言表达能力。秘书在参与政务和管理事务中,经常进行公文起草、会议记录和工作汇报等工作,必须具备较强的语言表达能力。第二,培养高效办事能力。秘书的工作内容较为繁杂,要求秘书能够掌握办事程序,区分轻重缓急,制定合理的工作计划,保证各项工作有条不紊、快速高效地完成。第三,提高辅助参谋能力。秘书在工作中要不断学习和积累,形成符合领导思想高度的看法,真正发挥好参谋作用。第四,增强沟通协调能力。秘书的协调作用是促使组织稳定发展的重要因素。在工作中秘书要加强与不同部门、员工的沟通,保障各部门之间能够實现有效配合[5]。第五,具备出色的应变能力。秘书工作中难免会面临突发状况,要求秘书具备良好的心理素质和清晰的思维逻辑,能够根据现实情况做出迅速准确的判断和安排。

  (五)合理对待角色期望

  角色期望从主体上可分为两种,一是秘书的自我期望,秘书的工作成果集中体现在领导的工作成果中,因此秘书要正确看待秘书工作,找准自己的位置,否则会因无法获得直接的成就感而产生消极心理,影响工作效率。二是外界对角色的期望,秘书要正确对待来自社会和组织的角色期望,不能因自身与角色期望之间的差距而感到沮丧,应将外界对秘书角色的期望设定为自己的目标,通过实践逐渐缩小差距,不断获得进步[6]。

  四、结语

  秘书在组织机构中扮演着不可或缺的角色,要想真正发挥好自身的作用,促进秘书工作的更好发展,就必须进行合理的角色定位。秘书要准确把握自身的岗位职责,不断提升工作水平和综合素质,从而真正成为一名优秀的秘书人员,适应当今社会发展的需要。

  参考文献:

  [1]陆瑜芳.秘书的定位、换位和越位[J].秘书,2015(6):21-23.

  [2]李荣莉.论秘书的参谋作用[J].才智,2015(23):354.

  [3]赵毅.秘书角色及其“把关人”特征[J].秘书,2008(2):8-11+19.

  [4]王金.秘书人员角色错位现象浅析[J].秘书之友,2005(6):15-16.

  [5]王德.新时期高校党政办公室秘书面对挑战应具备的能力[J].前沿,2011(13):52-54.

  [6]冯俊伶.试论秘书的职业角色定位与角色调适[J].山西财经大学学报,2006(S1):52-53.
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