任文君

　　摘要：随着全球经济的快速发展，科学技术不断进步，信息产业进入一个新的发展时期，档案信息化建设成为了人们必然的要求，信息产业的高速发展给档案信息化提供了前所未有的机遇，同时，档案信息化也面临着严峻的挑战，如何加快档案部门的信息化建设成为一项重要的课题。

　　关键词：档案信息化；建设；思考

　　一、档案信息化建设的主要内容

　　1.信息化基础设施建设

　　软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。主要任务包括：第一，提高应用计算机管理档案的普及率：第二，加强局域网建设。

　　2.信息资源建设

　　档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的资源开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收，档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。

　　3.管理应用系统建设

　　管理应用系统建设主要包括：档案管理软件系统的开发与推广、适应电子政务要求的机关文档一体化管理系统的建设、基于政务网的文件档案信息库建设、基于互联网和政务网的档案网站建设以及示范性数字档案馆建设。

　　4.信息化人才队伍建设

　　档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源，它不仅需要档案专业人才、计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。档案信息化人才队伍建设的措施主要有：对现有档案人员的教育与培训、人才引进、短期聘用或借用3种。

　　二、档案信息化建设的现状思考

　　1.档案信息化建设观念相对落后

　　我国相当一部分管理人员的档案意识淡薄，认为档案无足轻重，没有多大用途。因此，档案事业难以得到应有的重视，造成档案事业的先天不足，经费投入得不到保证。同时，档案工作者对档案信息化重视不够，缺少服务意识。档案信息化建设过程中的非积极投入及非规范行为，最终会造成档案信息化建设的延缓，造成档案信息交流的障碍，影响档案信息化建设目标的实现。

　　2.档案信息化建设的基础设施相对薄弱

　　档案信息化建设必须具备一定的硬件条件，如要配备计算机、建立局域网、需要大容量的服务器、建立数据库等，开发研制档案管理专用软件、加强网络日常管理与维护等，这些都需要大量的资金投入。目前，档案管理机构主要是吃财政饭，没有能力通过提供社会化服务增加适当收入。一旦国家未能投入，档案信息化建设有再好的蓝图也难以实现。

　　3.档案信息化建设中的管理人员素质问题

　　目前档案馆普遍存在着人员少、文化素质低、身体素质差等现象。特别是档案室的档案管理人员多数不是专职档案员，无暇顾及档案工作，而且大多也只停留在手工操作水平上。由于对电子文件、电子档案的收集、保存、维护与利用接触太少，档案管理人员能熟练使用微机进行档案管理的为数不多，能承担程序设计和数据维护的更是少之又少，致使档案信息化程度仍然很低，档案资源中蕴藏的丰富信息还没有得到充分挖掘和利用，不能满足经济建设和社会发展日益增长的需要。

　　4.建设资金的投入有限

　　档案信息化建设的首要基础就是信息基础设备和网络通讯设施配置。相关人员在进行档案信息化建设过程中，会面临着信息安全、信息存储和信息共享等一系列的问题。这就要求我们必须要有安全性能高、稳定性好的大量存储设备和网络设备，但是，这些设备的价格十分的昂贵，需要巨大的资金支持。

　　三、档案信息化建设的对策分析

　　1.提高信息化建设意识

　　由于档案信息化基础建设资金投入量大而且见效缓慢，因此，一些政府领导人对其采取漠然甚至排斥的态度。而且，一些群众对于档案信息化基础建设的了解比较少，认为没有必要。这就为档案信息化建设提供了很大的难度。因此，我们必须加强宣传力度，使社会群众真正了解信息化建设的重要性，只有这样，档案信息化建设才能获得多方面的支持，才有可能争取更多的建设资金用于基础设施建设。

　　2.重视数字档案馆建设

　　档案工作是一项基础性、服务性很强的工作，档案信息化建设的目的就是为经济、为社会、为企业提供全方位的优质服务。利用现代化的信息网络，使档案的信息资源得到共享，是档案管理现代化的必然选择。在信息时代，信息、能源、材料是当今人类社会最主要的三大资源，而档案机构作为信息服务机构，数字档案馆应属于国家数字信息基础工程。数字档案馆的建设要从多方面、分步骤进行。首先，建成完备的馆藏档案信息数据库，构建基于局域网络的档案管理系统，建立信息发布网络平台，实现档案信息管理数字化网络化。其次，构建档案信息传输平台，档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值。最后，运用网络互联技术，建成基于网络为传输通道的对全社会有限开放的交互式、智能型的数字档案馆，全方位满足国民经济建设或人文社会等多领域的档案信息利用的需求。

　　3.建设信息网络以实现档案资源共享

　　必须打破档案部门各自为政的局面，建立统一标准的互联的档案信息网络，实现资源共享，充分发挥信息网络的辐射作用，实现档案信息在短时间内的异地传输与交流，使分散在各地的档案信息得到更好的综合开发和利用，使利用者很方便地获得更多的、更广泛的档案信息。同时促使各档案部门能够朝着有侧重、有特色、专业的、系统的方向充分挖掘资源潜力，实现档案资源互补，提高馆藏利用率，形成整体效应和规模效应，以便充分、有效利用档案信息资源，更好地满足社会多方面需要。

　　4.优化信息设施配置

　　随着我国信息技术的不断进步，必然会导致一些设备被淘汰，由于在进行档案信息化基础建设过程中资金有限，因此相关人员必须要考虑周全，是有限的资金得到最大的利用。相关人员在购买设施时，要高瞻远瞩，购买合适的，性价比搞得设施。另一方面，也要提高设备的利用效率，在维修机器方面要加强培训，充分利用旧的设备。

　　5.加强档案信息化技术人才的培养工作

　　档案信息化建设是技术性很强的工作，档案人才除了掌握档案学基础理论知识和档案管理知识外，还必须掌握计算机技术、网路技术等现代信息技术知识。档案部门应尽快建立起一支现代信息技术能力较强的专门人才，以满足档案信息化建设的需要。可以采取引进和培养并重的措施。—要认真做好现职人员的培训工作，特别是领导干部和业务骨干必须接受有关计算机技术、网络技术、数字化技术、信息管理技术、现代管理技术等知识的培训；二要积极开展多种形式的技术培训和技术交流，努力营造学习新技术、新知识的良好环境；三要积极引进人才，要下大力气引进一批既懂档案专业，又懂计算机技术和网络技术的复合型人才，为他们创造一个良好的工作环境，使他们为档案信息化建设做出贡献。

　　四、结论

　　总之，档案信息化是一项长期的任务，随着新问题的出现，需要新的解决办法，更需要新的复合型人才来担任这样的工作。相信随着各类问题的不断解决，这项新的工作会不断走向成熟，为社会的发展和人民的生活带来更多的益处。