摘 要：公文是一种制作严格、使用广泛、具有法定效用的应用文体，在各单位的具体工作中发挥着诸多作用。本文作者认为，对于已经成为管理工具的公文而言，除注重其内容上的准确性之外，还应特别强调其在格式上的规范性，唯有如此统一，才能更有效地增强公文固有的权威性，更高效地实现公文的应用价值。
关键词：公文；格式；规范
公文格式，就是公文的表现形式，专指法定公文文种外形结构的组织与安排，它是人类在长期的社会历史演变过程中，通过实践，不断地趋于完善，约定俗成的书面语言文字表述形式。一份完整的公文是由一些规定的数据项目构成的，对各数据项目在公文文面上所处的位置和书写的样式，《格式》中都作了非常严格的规定。
我国的国家行政机关公文，正是利用公文的文章功能，来充当行政管理的工具，领导和指导着各单位的具体工作。国家质量监督检验检疫总局和中国国家标准化管理委员会2012年6月29日正式发布了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704—2012），并于2012年7月1日起开始实施，这一规定使《党政机关公文格式》（以下简称《格式》）国家标准在贯彻实施中具有了法律效力。
一、规范公文格式，便于降低公文成本
所谓公文规范化，指的是根据公文的约定俗成或是明文规定的规格标准。规范化就是制定公文的全面系统的规格标准，使人们的工作行动合乎这些规格标准。公文格式如出现不规范、不标准的情况，往往会影响其常规作用的发挥。例如，某领导机关要求秘书部门一周内将一份工作意见拟好发文。秘书部门接受任务后，为了抢时间争速度，按领导意图拟稿后只交给本业务部门负责人审核，即送到打字室进行缮印。最终指使打印出来的一百多份“工作意见”由于格式要素不规范而全部作废，造成人力、才力、物力的浪费，耽误了文件的准时下发，增加了公文的制作成本，造成了不应有的损失。又例如，一份《xx公司第三分公司关于招聘新员工的请示》若省略为《请示》，一份《xx省人民政府办公厅转发教育厅等关于贯彻国务院办公厅国办发7号文的意见的通知》若添加为《xx省人民政府办公厅转发教育厅、高教局、人事局、劳动局、关于贯彻国务院办公厅转发教育部关于职工大学、职工业余大学、高等学校举办的函授和夜大毕业生若干问题的请示的通知的意见的通知》，如此随意把握公文的标题形式，只会造成公文的受文者不能准确、及时地理解公文的主旨，给工作带来被动。
二、规范公文格式，便于发挥公文的作用
公文的作用在于领导工作、规范行为、联系公务及传递信息。如果公文格式不规范、不标准，公文的实际作用就不能得到正常的发挥，工作效率势必受到影响。例如，行政机关公文中的最高形式的文种—命令。与其他公文文种相比，命令通常篇幅短小，语言要求特别精确，行文格式更有其特定性，由于命令担负着统一行动的使命，指导着党和国家的重大社会活动，意在实现国家的重大意图，写作中为了更集中地表现命令的权威性、强制性和严肃性，必须严格规范其写作格式。例如：
中华人民共和国主席令（用红色印制发文机关名称后加“命令”或“令”。）
第八十六号（发文机关名称下空2行字距标识“发令的令号”居中排布。）
《全国人民代表大会常务委员会关于……的决定》自2017年12月28日起施行。（在“令号”下空2行字距标识正文内容）
中华人民共和国主席 习近平
（在正文下空一行字右侧空4个字盖上签名单——发文机关负责人的手写签名章，在签名章左空2个字标识负责人的职务）
2017年12月27日（在签名章下空一行字距右空2字标识成文日期。）
三、规范公文格式，便于公文的归档和检索
行政机关的文书材料从处理阶段转入档案管理阶段。公文立卷部门立好的案卷按照程序要逐年移交给机关的档案室集中保管，文书案卷的归档一方面能保证行政机关档案的完整，另一方面则便于利用者查找利用。在公文立卷工作中有一个很重要的环节，那就是编制文件检索工具，主要內容包括文号索引和文件分类目录，其要素通常涉及文件作者（加标题）、文号、文件日期、卷页号、类别、顺序号、封面和封底。公文格式实现规范化、标准化后，文秘人员可按照公文的相关属性进行科学分类，建立公文的分类体系，以便于计算机或其他现代化设备对公文进行档案管理，便于提高公文检索处理的速度，否则最终会导致检索文件的繁琐和遗漏。例如下列案卷：
X学院关于2016年度管理年工作、人员任免、XX问题的总结、通知（永久）（卷1）
X学院关于2016上半年度管理年工作、人员安排、XX问题的总结、通知（长期）（卷2）
X学院关于2016年3月份管理年工作、人员安排、XX问题的总结、通知（短期）（卷3）
不难看出，以上这种案卷，对公文的利用者而言，显然达不到快速检索文件资料的目的。我们应该有一个明确的思路：公文立卷归档的目的在于最有效地检索所需文件资料，更好地解决公务中出现的问题，所以，公文格式规范后，做到检索的“快、准、全”便具备了条件。现在，我们不妨将上面的三个案卷整合为一：
X学院关于2016年度管理年工作、人员任免、XX问题的总结、通知（卷1）
无疑，在公文立卷归档时，屏弃那些已无实际意义的内容特征，能有效提高文书检索质量，这也与公文格式规范化的要求更加切合。
（作者单位：广东科技学院，广东 东莞 523083）
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