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浅谈如何做好机关档案管理工作

时间:2023/11/9 作者: 山东青年 热度: 17438
徐长征

  机关档案是机关工作的珍贵参考材料。收集管理机关档案,为当前和今后提供有价值的参考依据,是档案工作人员的职责。但是,由于管理条件差、人员不稳定等原因,机关档案管理工作受到很大制约。

  一、机关档案管理工作存在的问题

   (一)保管条件落后。随着经济发展和社会进步,多数机关单位办公场所紧张,没有规范统一的专用档案室;有的单位档案室与办公室合二为一,办公室放几个资料橱,就摇身一变成了档案室;有的档案室与仓库混为一谈,档案没有多少,桌椅板凳、报纸杂志等杂物却堆满房间,汗牛充栋;有的“六防”设施不配套,档案材料霉变、虫蛀、查找困难和遗失等现象时有发生。

   (二)档案管理分散。一些机关下属科室均设有兼职管理人员,档案分散管理,兼职档案管理人员一身多任,各自为政,投入档案工作的精力有限,而且由于工作不专业、业务不熟悉,无法对档案进行科学有效的管理,造成文件材料收集不齐全、不完整,档案管理难以实现规范化、标准化和长期化。

   (三)管理水平不高。一方面,档案管理缺乏制度保障。有的机关档案管理制度不健全,管理混乱;少数有制度的,也缺乏针对性和可操作性;还有的没有相关配套实施办法和检查考核措施,制度成为一纸空文,纯属纸上谈兵。另一方面,档案管理缺乏现代化手段。随着计算机的普及,不少机关单位开始运用计算机及网络技术管理档案,相当一部分档案管理人员还实行手工收集、手中操作、手工检索,利用现代化技术设备的水平不高、范围不广,不利于档案的收集、编研、开发利用和档案技术支撑作用的充分发挥。

  二、存在问题的原因

   (一)对档案管理工作认识不足。社会的每一点进步,对档案工作地位的提高和自身发展都会产生巨大推动作用,但档案工作在一些领域尚没有得到足够重视。主要表现为,一些机关领导对档案工作的重要性认识不足,认为档案管理不是单位的主要工作,只不过是抄抄写写、保管性的事务工作,对创造经济社会效益、完成工作目标任务帮助不大,只要“守好摊”,不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行。因此,执行档案管理的相关法律法规不认真、不彻底,导致机关档案管理人浮于事,档案资料收集、整理、归档工作滞后,档案管理工作的作用得不到充分发挥。

   (二)档案管理人员素质不强。档案业务具有很强的专业性、技术性、连续性,需要相对固定的工作人员。但现实当中,档案管理人员不稳定,专职少、兼职多,工作缺乏积极性。一是工作不安心。缺乏长远计划和打算,安不下心来,对档案工作的责任心不强。二是学习业务不专心。档案管理人员的素质提升和继续教育没有纳入培训计划和要求,他们认为下工夫学好了业务,也该换岗了,学了也是白学。三是工作不用心。由于档案管理人员调整频繁,大部分兼职人员没有经过专业档案知识培训,对档案的重要性和管理要求掌握不全面、不系统,对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不熟悉,档案收集意识淡薄,交接不认真,往往造成档案管理水平不高,缺乏连续性、衔接性。

   三、机关档案管理工作的思路

   (一)必须引起领导重视。领导重视是搞好机关档案管理工作的关键。要想得到领导的信任和支持,档案管理人员必须提高自身素质,搞好工作协调。一要爱岗敬业。热爱档案岗位,学好业务知识,提高管理水平,干好本职工作,以出色的工作业绩,引起领导的关注和支持。二要强化宣传。采取多种形式,搞好《档案法》、《保密法》及有关法律法规的宣传,使单位上下充分认识到档案工作的重要意义。同时,积极向领导建议,将档案室基础设施建设、设备配置、档案保护、人员培训等列入本单位发展规划,并根据工作需要拨付经费。三要树立服务意识。围绕单位中心工作,及时、准确地为领导和相关科室、部门提供档案信息服务,提升档案管理工作影响力,推动档案管理工作顺利开展。

   (二)必须健全机构机制。健全的机构和机制是搞好机关档案管理工作的保证。机关单位在成立业务科室的同时,要相对固定兼职档案管理人员,人员调整时必须认真做好档案资料的交接。同时,要建立健全档案工作管理机制,完善归档、保管、鉴定、利用等制度,明确岗位责任制,确保档案业务规范执行;要理顺机关科室和档案室之间的关系,逐步推动档案由多头分散管理向集中统一管理转变;要将档案工作与业务工作置于同等重要的位置,与业务工作同计划、同布置、同检查、同落实,充分调动档案管理人员的工作积极性。

   (三)必须提高从业人员素质。提高档案人员素质是搞好机关档案管理工作的基础,必须在提升档案工作的生命力、档案事业的保障力、档案队伍的战斗力上动脑筋、下功夫。一是加强机关档案人才队伍建设。拓宽人才培养渠道,有针对性地选择综合素质好、发展潜力大、责任心强的人员进行教育培养,引导他们从事档案管理工作,关心他们的工作和生活,充分发挥他们的积极性和创造性。同时,要抓好智力引进工作,注重引进档案专业人才或公开招录档案学、汉语言文学、历史学、计算机等专业人才从事机关档案工作,壮大机关档案人才队伍。二是加强档案管理人员业务培训。档案管理工作专业性很强,要求从业人员既要有高度的责任感,又要具有一定的专业水平,尤其是具有运用现代科技手段管理档案的基本技能。要经常组织档案管理人员学习《档案法》及其《实施办法》和《管理条例》等法律法规;要强化信息技术、缩微技术、数码复印新技术、相关标准规范和档案基础业务知识培训,优化知识结构,实现理论和实践有机结合;要坚持走出去,学习先进工作经验,增长见识,开阔视野,拓宽思路。三是注重自我提高。档案工作人员要积极探索管理新模式,掌握管理新方法,自觉提升专业水平,实现机关档案管理的规范化、标准化、科学化。

  (作者单位:郓城县人力资源和社会保障局,山东 郓城 274700)
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