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高职院校档案管理工作中存在的问题及对策

时间:2023/11/9 作者: 散文百家·下旬刊 热度: 14629
王雅玲

  摘 要:高职院校档案管理是一项重要的工作,该工作不仅能关系到高职院校教学、科研等工作的开展,更关系到学生的发展,因此,高职院校必须高度重视档案管理工作。本文就高职院校档案管理工作中存在的问题及对策作了相关分析。

  关键词:高职院校;档案管理;问题;对策

  高职院校是技术型人才培养的主要阵地,其发展与自身的档案管理工作有着密切的关联性。高职院校档案是学校发展历史的见证,记录了学校教学活动、科研工作、学生管理等多方面的信息,而这些信息是优化教学、改革学校教育事业的重要依据。就目前来看,高职院校档案管理工作依然停留在传统的纸质档案模式下,档案信息的收集、处理等靠人工完成,再加上高职院校各部门各自为政,严重影响到了档案信息的开发利用。因此,高职院校必须认识到自身档案管理工作的不足,不断加以完善,强化档案管理,以便档案作用的高效发挥。

  一、高职院校档案管理工作中存在的问题

  1.档案管理意识不强。受传统观念的影响,学校一直把档案工作当作是一项技术含量比较低的工作,它的功能就是将教学相关资料进行整理和保准,对档案的管理和利用不重视,一定程度上影响到了档案价值的发挥。另外,学校管理的中心一直放在了教学上,对其他方面的管理,以至于许多信息不能被记录下来,影响到了档案的完整性。

  2.档案管理方式落后。现阶段来看,高职院校档案工作方式还比较落后,档案信息的收集、处理、调用等主要是靠人工方式来完成,这种人工方式效率非常低,严重影响到了档案的利用。同时,学校档案还是以纸质档案为主,而这种纸质档案有着一定的期限性,很容易随之时间和使用次数的增加而丢失。

  3.专业的档案管理人员不足。档案管理工作人员能力、素质的高低直接影响到了档案管理工作效率。然而就高职院校而言,其档案管理人员大多非专业的,缺乏经验和能力,无法满足档案管理工作的需要。另外,许多档案管理人员抱着完成任务的心态去工作,对档案信息的真实性、完整性不作考虑,以至于记录在案的档案信息失真现象严重。

  4.档案管理制度落后。在高职院校档案管理中,制度是根本,只有健全的管理制度才能更好地规范档案管理工作。然而就目前来看,学校尚未建立起与档案管理工作相匹配的管理制度,如监督制度、责任制度等。由于制度的缺失,使得档案管理工作处于无序状态,许多档案信息无法被及时、完整的记录下来[1]。

  二、高职院校档案管理工作的完善对策

  随着高职院校改革的深入,档案管理工作也愈发重要起来,学校领导要认识到档案工作的重要性,将档案管理工作上升到战略高度,构建与之相匹配的管理模式,从而确保档案价值的有效发挥。

  1.提高档案管理的认识。档案管理工作关系到高职院校的发展,为此,学校领导应当高度重视起档案管理工作。首先,要成立专业的档案管理部门,全面负责档案管理工作;其次,加大档案管理的宣传,提高各部门、教师对档案工作的认识,使他们主动配合档案管理工作,确保档案信息完整、真实。

  2.加快档案信息化建设。互联网时代里,信息技术的优越性逐渐显现出来,以信息技术为手段,可以大大提高工作效率。因此,在高职院校档案管理中,管理者要认识到信息技术的作用,加快档案信息化建设。首先,从软件、硬件入手,構建完整的信息系统,将学校各部门纳入到信息化系统中去,实现信息的共享;其次,结合学校档案工作实际,构建相应的档案子系统,建立电子档案,以便档案可以得到有效利用[2]。另外,在推进档案信息化建设过程中,要做好档案信息安全管理,借助信息安全技术,对档案信息进行保护,避免档案信息被窃取、村篡改。

  3.加强档案管理人员的培训。档案管理人员作为档案管理工作的主体,只有提高档案管理人员的能力和素质,才能保障档案管理的有效性。首先,学校要注重档案管理人员的专业知识培训,使其了解档案管理相关法律法规、学校相关制度,从而能够按照要求开展档案管理工作;其次,注重档案管理人员能力培训,有针对性地提升其档案管理能力,尤其是信息化操作能力;再者,强化职业素质培训,使档案管理人员认识到自身的职责所在,主动肩负起责任主体的职责[3]。

  4.健全档案管理制度。首先,学校要按照相关法律法规,构建与本校档案工作相匹配的管理制度,从制度层面对档案工作作出明确规定,完善档案工作流程;其次,落实档案信息审查机制,对入档的信息要进行全面的检查,确保档案信息真实、完整;再者,要落实档案管理责任,将档案管理的责任落实到具体部门、具体人身上,进而更好地规范档案管理工作[4]。另外,落实激励机制,通过各种激励手段来调动档案工作人员的工作热情,促进档案工作的有效开展。

  三、结语

  高职院校档案是高职院校发展史的记录和见证,是优化高职院校教育教学的重要依据,因此,学校必须重视起档案管理工作。基于档案管理工作的重要性,学校要树立正确的档案管理意识,加大专业档案管理人才的培养,完善档案管理制度,加快档案信息化建设,进而提高档案管理的有效性,促进档案作用的高效发挥。

  参考文献:

  [1]陈思.大数据时代高职院校档案管理中的问题与对策[J].黑龙江科学,2019,10(03):134-135.

  [2]谢志勋.新建高职院校档案管理如何面对工作中存在的问题[J].文教资料,2019(03):135-136.

  [3]郭迪.浅谈高职院校辅导员在学生管理工作中面临的问题及对策[J].时代农机,2018,45(12):130.

  [4]王颖.大数据时代高职院校档案管理中的问题与对策[J].纳税,2018,12(22):158.
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