白亚旭 中勘冶金勘察设计研究院有限责任公司 河北省保定市 071000

一、企业档案数字化建设的意义

（一）提高档案利用效率

企业档案利用方式也会受档案数字化的影响发生改变，扩大档案的利用空间，实现现代化的档案管理以及利用手段，降低档案信息利用成本，提高档案利用效率，将企业档案的优势充分发挥出来。企业档案数字化之后，使用者借助网络，不需要时间与空间的限制就能够查阅自己需要的档案。另外，企业数字化档案还能够解决多人同时查阅的冲突，不需要受档案原件数量的影响，提高档案信息共享程度。数字化档案还能够借助网络实现异地传输，甚至在异地调阅利用档案信息，不需要受档案信息空间的影响。

（二）加强保护档案原件

企业档案需要长期保存并反复查阅，在这一过程中，不可避免的出现当前原件损坏或遗失等问题，企业档案管理和利用两者之间存在矛盾。加强企业档案数字化建设，通过权限控制在网上查阅和打印，逐渐代替传统档案原件的直接利用。减少档案管理人员和使用者接触档案原件的机会，降低对库存档案的调阅次数以及利用次数，解决档案保存与反复借阅之间的矛盾，保证档案元件的安全性。除此之外，对档案进行数字化管理，还能够减少档案的储存空间，不需要占用大量的库存面积，节省企业档案的保存空间。

（三）实现绿色企业形象

企业在外在形象也会影响今后的方向，绿色企业形象属于高素质企业形象的特征，为实现人类社会的可持续发展，应加强注重环境保护，注重树立企业绿色形象，企业在追求经济效益的同时，还应注重社会责任以及长远可持续发展。追求绿色形象的企业，相关行为与理念更加符合现代社会发展的根本利益，企业的绿色形象甚至将成为现代社会的最佳企业形象。企业档案数字化，能够实现网络化、无纸化、智能化，真正凸显环保、高效的绿色理念，将企业今后的可持续发展与社会的长远发展相互结合。

二、企业数字化档案管理存在的问题

（一）缺乏硬件设施建设

企业为真正实现档案的数字化管理，应加强硬件设施的建设。纵观企业的当前发展情况，尽管部分企业实现了档案的数字化管理，但因硬件基础设备较为落后，并没有紧跟时代的发展进行更新换代，运行速度与效率都难以满足当前企业发展的需求。另外，部分企业的网络建设相对较为落后，缺乏完善的机房网络基础设施以及安全防护措施，受这些因素的影响，都会直接影响企业档案管理工作的数字化建成，甚至对企业今后的健康稳定发展产生阻碍。

（二）尚未实现无缝对接

在企业数字化档案管理工作当中，所使用的软件都是通过专业的软件开发技术人员开发，但是有网络技术和计算机技术作为基础的办公自动化系统，通常是由上级主管部门或者本单位自行开发设计的，企业的档案管理系统与自动化管理系统难以真正实现无缝对接，在两套软件之间，缺乏统一的管理规范，为真正实现无缝对接，几乎是难上加难，再加上档案管理系统与自动化办公系统的兼容性较差，也会直接影响到企业档案数字化建设，对后期的顺利发展带来限制。

三、加强企业数字化档案管理的对策

（一）提高工作人员的能力

与传统的档案管理方式相比较，数字化档案管理更加方便与快捷，但应给予细节高度重视，假如数字化档案文件处理不当，极易可能出现文件损坏和丢失的情况。因此，在实施档案数字化管理的过程中，应明确工作重点，将书面化、全面化、同步化、专业化等环节融入其中。精心搜集文件的形成、搜集与整理的每一个环节，设立专职的档案管理人员，企业定期开展培训工作，档案管理人员进一步掌握相关专业知识，提高工作效率，在后期的使用过程中带来便利。

（二）采用现代化管理手段

在当前广泛应用的数字虚拟技术、高微缩技术、现代化的智能技术，就是所谓的现代化的数字化管理手段。在当前的大环境下，科学技术快速发展并得到广泛应用，语音识别技术、密码技术、指纹识别技术都得到广泛应用，文件管理的安全系数得到提高，以语音识别技术作为基础，实现档案的自动化管理，提高企业工作效率。市场化的档案管理，真正实现档案的共存共享，促进档案的开发利用，凸显档案的优势，为企业今后的健康发展奠定基础。

四、结语

在当前科学技术迅速发展的数字化时代，企业间的竞争越发激烈，为在激烈的竞争中展现自身优势，企业档案管理工作应紧跟时代的发展做到与时俱进，满足企业在生产运营管理中的要求，促进企业健康稳定发展。因此，强化企业档案的数字化管理工作，对管理工作模式与方法进行创新，相关工作人员树立创新意识，提高自身综合能力，全面提高企业的数字化档案管理水平。