引言:
在社会发展的今天,信息每天都在飞速传播中,生活工作中信息无处不在.人们对信息越来越重视.对档案管理工作者来说就有更多工作机遇,同时也面临着更多挑战.如何能进行高效的档案管理,需要档案管理者不断对现有问题进行分析,并采取积极应对措施,将管理工作同步到网络上,使用数字化科技进行档案管理,为人类社会提供更快捷的服务.
一、档案管理工作面临的问题
现在的档案管理工作普遍用到电子档案管理,有些单位还用到特殊技术进行档案存储,并且创建网上管理的网站.这是如今较好的管理模式,但是还存在不少单位连计算机档案管理都没有建立,这是进行简单的档案条目列出,甚至有些只是将计算机作为摆设.各个单位档案管理软件使用情况不一样,导致管控部门向各级单位传送数据时存在很多障碍,大量信息都需要管理者逐一输入,人工操作就使数据不能得到准确的保证,之后进行一一校对,严重降低了管理工作的效率.而且各个单位上报数据库也是问题,使之前的工作是一种时间和人员的浪费.电子档案比起纸质档案优点很明显,占据空间小、存储量大,方便资源共享以及容易存储等,但也是问题所在.电子档案容易被改动,保密性需要不断加强,而且电子文件这种东西容易丢失.我国现在没有比较规范的制度进行档案管理,档案管理工作还处在一种比较乱的阶段.信息化时代档案管理工作者的工作能力有待提升,很多档案管理者缺乏计算机方面的知识,使计算机档案管理的工作很难进一步发展.
二、面对挑战,档案管理工作采取的对策
对于档案工作面临的挑战需要积极采取应对方法,努力实现档案管理工作的标准化和数字化.(一)使档案管理统一化
随着科学技术的发展,档案管理形式也丰富起来,由之前的纸质记录变成现在电子档案的形式.电子档案的载体是计算机软硬件、网络以及存储容器等,将这些用不同形式保存的方案管理起来需要信息技术的支持.相关管理机构应该将多种形式的档案管理进行规范化调整,并且使用一种兼容性好、通用性强的数据库软件,让整个混乱的档案管理情况有所改善,逐渐形成一种良好正规的管理局面【1】.这样也能充分利用人力物资、节省时间,方便上下级之间数据库的交互,使工作效率和质量都能得到极大提高.(二)档案管理思想与时俱进
档案管理的思想要随着信息技术的不断发展做出相应的改变,从而适应飞速发展的社会.档案管理思想要现代化,以前的落后观念要摒弃,将现代科学技术融入到基本管理理念中,让档案管理工作朝着信息化、现代化、数字化方向前进.档案管理者在工作中需要不断吸收新理念,认识到档案管理工作在社会发展中的重要作用,学习新技术,提高工作效率.现在的档案管理需要改变单纯的管理模式,增强服务管理意识,用服务观念推动档案管理发展.档案管理工作者需要根据档案管理流程进行严格操作,认真对待档案管理工作中的每个细节,及时纠正方案管理中的错误,严格控制档案管理的质量【2】.方案管理工作人员在实际工作中要与时俱进,不断适应技术发展要求,努力提升管理技术和方法.(一)提高档案管理工作人员的技能和素质
档案管理工作是一项综合应用的基础建设工作,现代化的档案工作应用到计算机以及网络方面的技术,对档案管理工作者的技术有一定的要求.档案管理工作者需要具备计算机操作技能、熟悉数据库操作以及网络管理方面的知识.信息化时代对档案管理者的要求不能仅停留在档案管理上,还需要进行档案服务工作的开发.档案工作者需要认真对待工作,在工作中提升业务熟练度,还需要有洞察力和社会责任意识等.对档案管理人员进行必要的技术培训,以及推行新的技术,提高档案管理人员的素质.档案工作人员具备基本的档案管理专业知识,还对档案工作人员在信心处理上提出更高的要求.要求档案管理不断提高业务水平、不断学习新技能、强化知识体系,适应科技变化要求.相关部门抓住人才培养,提高档案管理工作者的技术水平和整体素质.(二)建设完善档案管理制度
现在社会中充斥着大量的网络信息,网络信息安全成为重点关注的对象.科技进步的同时出现新的问题,网络犯罪、高科技犯罪等问题越来越多.很多不法分子利用网络便利非法盗取计算机档案管理资源信息,进行恶意攻击,破坏社会秩序.所以,相关部门应该采取有效措施加强网络安全防护工作,加强网络安全教育,制定完善的网络制度,加大监管力度.同时还需要不断完善相关规章制度,建立先进科学的管理制度.对档案管理工作进行严格管理,形成一种合理安全的档案保存和处理方法以及统一系统化的综合管理体系,不断适应信息化时代的要求.三、结束语
档案管理工作在新的时代有着更多机遇,同时也面临着更多挑战.在解决问题的过程中需要档案管理相关机构,使档案管理工作更加规范化,形成通用性的管理软件以及完善管理制度.档案管理工作人员需要具备科学的管理观念,提升自身素质,提高档案管理工作的效率,推动档案管理事业的不断发展.
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