PPT的本质在于可视化冲击力，就是要把原来看不见、摸不着、生涩难懂的抽象文字转化为由图表、图片、动画及声音所构成的生动场景，以求通俗易懂、记忆深刻。所谓PPT设计，就是对多种元素进行合理的规划和安排，从中找到表现创意的最佳方式。面对于很多人来说，PPT做的不够好看并非是制作技巧和软件操作能力的不足，而是设计意识没达到一定的层次和境界。而PPT中最为重要的就是排版的设计意识。
排版是指将文字、图片、图形等可视化信息元素在版面布局上调整位置、大小、是使版面布局条理化的过程。PPT排版遵循步骤应该是：明确排版基本风格，选好排版构成要素，依据排版原则布局。
恰当的PPT，为恰当的人。一个PPT只为一类人服务，针对不同受众者制作不同层次内容。根据PPT的用途和类型来划分PPT的排版基本风格，根据PPT所要表现的中心内容以及排版风格进行发散思维，选好排版的构成要素。1.用于工作汇报、年度总结、数据分析等与数字、工作流程、空间关系、逻辑关系等有关的PPT，应尽量使用图像、表格、流程图等来直观地展现。尽量少或者不用多余的文字进行阐述。2.用于相册制作、多媒体宣传、图片展示的PPT。PPT中图片的处理、排列、组合等因素便成了PPT制作的核心。配上适合的音乐，便可以增强此类PPT的展现效果，更有意境。3.用于竞赛炫技、追求绚丽效果的PPT，则应该注重版面的视觉冲击效果，PPT切换动作、动画动作、幻灯片播放动作的处理，这需要制作者长期积累磨炼，才能达到学以致用，收放自如的境界。4.用于课堂教学、案例讲解等的PPT，根据所授科目的内容重点，通过相关案例教学文字和图片以及发散思维的一些小元素的完美结合，则可以达到吸引学者，授人以渔的效果。
排版通过设计语言，传达给观众沉稳、深度、专业、严谨等视觉感官信息，给人以庄严理性之感。也可运用具体的设计才能、技术与经验，传递给观众生动、活跃、开放等视觉感官信息，给人以轻松惬意之感。设计元素强调抽象、极简、符号化的扁平形式。按照布局方式来进行划分，可分为规则型和自由型。规则型是自由型的基础，基础打不好，就很难有所突破，就达不到一定成就。
掌握排版的基本原则：每个人的审美标准是不同的，但总有一些规律是相通的，掌握并遵守这些规则，将使你的PPT设计得到大多数人的认可。依据排版原则布置排版必须遵循的基本原则。对齐原则：任何元素不应该随意摆放，每个元素都应该与页面上的另一个元素有某种视觉联系。对比原则：避免页面上的元素太过相似，如果元素不相同，那就让他们截然不同，包括大小、颜色等方面的对比。重复原则：重复颜色、形状、材质、空间关系、线宽、字体、大小和图片，重复的元素要保持一致。既可以增加条理性，又可以加强统一性，以实现风格的统一。亲密性原则：彼此相关的的项应该靠近，归组在一起；同等重要或者相同级别的部分表现亲密，不同重要性或者级别的部分留白显著拉开。而只要在版式设计中暗含一种简单的、基础的规律原则，整个设计就会在这个原则的指导下发散、生长、进而发生奇妙的变化。
同样的文稿或素材，不同的PPT制作者可能有着不同的理解和风格呈现。通常人们会问PPT里面还需要添加什么元素，其实PPT什么元素都不缺，而是应该考虑如何让这些元素变得不可或缺。PPT排版从来都不是把元素随意拼凑摆放，完全依靠感性可能会有意外收获，但完全依靠理论也会错失很多灵感的迸发。1. 突出设计元素，使其成为主体。在制作PPT时，想要精准表达文案信息，仅仅通过排列好文字，在空白处插入图形和图片是出不了彩的的，恰如其分地使用元素尤为重要，越少的文字，越有冲击力的元素越能吸引目光。2.使用通俗易懂的表格。优秀的图表是别人一眼就能理解你的表达意图，删除不必要的装饰，保留精华内容和元素，强化重点信息是表格传达的核心。优先让人通俗易懂，再去考虑如何美化。3.引人入胜的流程图。流程图的本质是表达事物的顺序和流程，视线的流畅性尤为重要，没有装饰显得苍白，过度装饰又显得力不从心，保持流程图的氛围感以引起目标群体的兴趣，一步步跟着你的步调走。4.跟随图片角度。把文字和和相关元素统一起来，让版式变得更加灵动。在画面的动态走势上做文章，让元素或文字成为一体。5. 补全视觉网格。在PPT中，图片的风格可以有很多形式，竖向、横向，虽然对内容进行统一尤为重要，但是强行统一未必适用，适当用文字进行网格补全，效果更出彩。6.拆分扩散找图思维。面对无法寻找的图片，将文字信息进行拆分处理，组合思维是最好的表达方式。优先对原始文案内容进行梳理，提取关键词与联想词汇；找到适合的图片，表述图片的内容。7.突出重点文字。在PPT中处理文字排版时，会对重点文字进行加粗、放大、变色等特殊处理，但字号的改变会破坏原始的段落间距，为了保持间距上的视线统一，应该把其提取出来，进行独立处理和单独排布。8. 打破规律。PPT排版，最为重要的是灵活有趣的排版，有时候，打破常规印象的排版比严格对齐更有自由新鲜感。
排版的时候，不仅要根据主题内容考虑整个排版，权衡各个元素的位置关系，还应有细节上的重视与处理，增加排版的细腻细致程度。PPT设计应当有无限种可能，不做毫无意义的设计更为重要，大道至简，在遵从既有法则上打破设计常规，会让人产生更多灵感，呈现的效果也会更好。
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