供电企业随时随地都在发生着财务的进出收支、审计和更多繁杂的经济活动,这些经济活动和财务进出需要通过会计工作的细密辅助,无论是会计凭还是相关账簿、报表、报告等都是组成财务工作严谨进行的必要手段.而会计档案是上述手段的专业合集,既能够记录经营活动的出入明细,又能够反应经济业务的内涵与要义.因此,会计档案在供电企业发展建设中具有十分关键的作用.考虑到其重要性和机密性,会计档案的收集、立卷与归档,会计档案的保管、销毁、调阅与利用,须遵循国家财政部和国家档案局发布的《会计档案管理办法》,同时加强会计档案工作也是当前供电企业重视的一项内容.
一、建立健全供电企业会计档案管理制度.
供电企业会计档案规章制度是至关重要的,只有健全供电企业档案规章制度,才能做好会计档案的基础工作.供电企业的会计档案管理部门需要按照相关法律法规进行档案的管理工作;同时,还需要结合公司的实际情况,建立会计档案管理制度,建立健全供电企业内部控制制度,保证公司的会计档案基础工作的规范化与制度化.由此,供电企业需要采取多种管理方法及措施,定期对会计档案管理制度的落实情况进行检查和改进,并对管理过程进行监督控制,一旦发现问题,及时加以解决,避免造成不必要的损失.供电企业财务部门要结合本单位会计工作特点和实际情况,按照财政部、国家档案局规定对供电企业会计档案的收集、整理、鉴定、编目、销毁和有效利用等形成一整套的管理措施.必须建立完善收集整理归档机制,形成成体系的、丰富完善的档案资料.首先,要做好会计档案的收集,定期对会计工作中产生的会计凭证、会计账簿、会计报表等数据用统一纸质打印、装订、存档,这种管理方法与传统的会计档案管理方式相一致.其次,是丰富会计档案工作人员的业务知识,掌握会计档案的保管、保护,并进行会计档案数字化管理,以利于会计档案的保管和提供利用.二、 加强领导重视,提升供电企业会计档案管理科学水平.
领导重视是搞好供电企业会计档案管理工作的重要前提和关键,只有上层建设到位,才能落实好岗位责任制度,形成档案工作有人抓、有人管、有人负责的良好局面.上层重视,对于建立完善激励奖励机制,强化工作考核都是有利的,督促力和约束力的加强能够使每个相关人员增强工作责任心,深刻认识做好档案工作的重要性和必要性,提高做好档案工作的自觉性.严格的量化考核,既能够对档案管理工作态度积极、能力突出而又有实绩的工作人员进行表彰奖励,又能够对工作不力、造成不良影响的进行批评教育,对档案管理工作是大有裨益的.公司在分管档案负责人的领导下,可形成多方位多角度监管体系,由部门负责人以及档案专业人员组成鉴定小组,对档案进行鉴定.经鉴定需要销毁的档案必须登记《销毁档案清册》,由单位领导审查批准后进行监销.
三、 明晰供电企业内会计档案的归档范围.
会计档案主要包括会计账簿、会计凭证和会计报表等.其中会计凭证又包括在经济业务发生或完成时取得或填制的,用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的原始凭据和会计人员根据审核无误的原始凭证,按照经济业务的内容加以归类,并据以确定会计分录后所填制的记账凭证.会计帐簿是由一定格式、相互联结的账页组成,以各种会计凭证作为依据,系统完整地记录各项经济业务的簿籍.它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等.会计报表则是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面报表,主要有财务指标快报,月、季度会计报表、年度会计报表,包括资产负债表、损益表、财务情况说明等.其他会计核算资料也和会计核算、会计监督等工作息息相关,是由会计部门负责整理的有关数据资料.如:经济合同、核定资金定额的数据资料、会计档案销毁清册、财务清查汇总资料、财务数据统计资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册等.四、推进供电企业会计档案数字化管理
因电力事业快速发展,城、农网改造工程增多、审计、巡视需求,增加调阅原始会计档案次数.目前,会计档案保持原有成本装订,复印信息很难完整,且造成会计档案破损,针对这一情况,积极使用扫描仪、摄像机等方面的设备,采用实时数字化的处理系统,将其作为数字化影像文件进行保存,这样能够提升审计工作效率,及时发现经济往来中的错误,从而予以有效解决,降低工作失误.同时减少复制和篡改情况的出现,有效提升档案信息保存的安全性.五、 提高供电企业会计档案利用效率.
档案利用是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程.完整的档案信息对于供电事业发展及企业文化建设等方面发挥着无与伦比的作用.信息化时代带动着电力企业档案管理的科学改革,在各种信息资源中,电力档案因与企业各种经营活动的伴生关系及所载信息的原始性、真实性等特殊性质而占有独特的地位.科学高效的档案资源查阅,能实现部门与外部环境的联系与沟通,帮助公司整体工作水平更上一层楼. 综上,供电企业财务部门要结合本公式工作实际情况,并整合专业知识,进一步完善会计档案工作.供电企业要制定上下贯通,切实有效的管理制度,强化考核力度,运用信息化时代的手段和工具做好供电企业会计档案信息资源,以提高供电企业会计档案利用效率,相信未来会计档案管理工作会在日常的经营活动中发挥着更加有效的作用.
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