李沁娟

　　图书馆档案管理实践与研究

　　李沁娟

　　在当今信息被广泛应用的时代，图书馆事业的发展也日趋被人们重视，而要促进图书馆事业的发展，做好管理便成为重要的前提条件。在图书管理中，档案管理作为一项不可或缺的管理工作占据着十分重要的地位，能否将这一工作做好，对图书馆日后的发展起决定性的影响。笔者根据自身对图书馆档案的认识，对图书馆档案管理工作在图书事业发展中起的作用做了分析，并提出了一些强化管理的建议和措施，希望能给相关工作人员提供参考。

一、图书馆档案管理实践中存在的问题

经过多年的实践，在我们的工作中仍然存在着一定的不足，影响着档案管理工作的整体效率和质量。这些问题主要表现在以下几方面：

　　（一）图书馆档案管理人员素质参差不齐

　　图书馆档案能够真实再现各项工作的历史面貌，有效保障单位的持续发展，为图书馆从事各项活动提供各种文字、图表及声像等有价值的参考资料。随着信息化时代的到来，图书馆的档案管理工作也由过去的纸质档案变为电子档案和纸质档案综合保存的状态。而目前从事档案管理工作的人员在专业素质、理论水平以及专业技术方面表现参差不齐。有些档案管理人员不熟悉电子档案管理操作流程，有些档案管理人员存在知识老化、学历偏低以及档案管理水平跟不上时代发展等问题，这就使得这些档案管理人员很难适应新形势下的档案事业发展。

　　（二）为档案入库而程序化作业

　　长期以来的工作中，人们习惯将文件与档案相分离，文件生成与流通都没有完全被纳入到档案管理中，仅仅是将已退出流通的文档，依照传统工作习惯，按多个步骤进行收集整理后入库保存，最终档案在长年累月的保管中它的查阅功能慢慢的被灰尘所掩盖。还有些图书馆的档案管理不是为了将来方便查阅，而是为了应付上级检查，将美观整齐作为归档要求。虽然我们图书馆在初期信息化和数字化的影响下，已经形成了纸质和电子双档案模式，电子档案发展迅速，但纸质档案还存在着利用率低的不良情况，有的档案甚至在归档后就没有在被查阅过，其作用和意义也将会随时间的推移而丧失。

　　（三）图书馆档案“重藏轻用”日益边缘化

　　档案工作长期存在的问题是重收集轻利用，以及消极的接收档案，档案服务的主动性严重不足。在图书馆档案纸质管理上，我们应该知道，档案的收集和保存需要耗费巨大的人力、物力和财力，结果是，它们巨大的存量却无法为图书馆带来相应的帮助，尤其是大海捞针式的检索方式根本无法在急需时解决燃眉之急。电子档案在系统构建上，存在的问题是技术不完善、人员管理体系不健全。整合档案资源，同时提供最符合需求的档案资源服务才是档案管理的责任，也才能实现为图书馆管理和发展规划谏言献策的愿望，所以在今后的工作中要解决档案的日益边缘化问题。

二、图书馆档案实施知识管理的必要性

科技的进步推动了知识经济的快速发展和信息化的迅速普及，各行各业都在努力融入到知识经济大潮中。因此，新时期的图书馆档案管理必将成为知识管理，并且全部的工作环节都将成为知识管理的必要程序。面对新的机遇和挑战，档案工作只有积极去迎合知识经济的发展主动为知识经济发展服务，才可以推动图书馆档案工作地快速发展，才能发挥档案工作在知识经济时代所应有的作用。

　　首先图书馆档案实施知识管理是自身的要求。档案知识作为经过规范化处理的显性知识，同时也是一种知识资源。因此它的管理就应该从知识资源管理的方向去认识、去推动。其次图书馆档案实施知识管理是现实的要求，因为作为一种知识资源，档案不能单纯地被看做是一种信息，也就不能按信息管理的规律去管理，具体来说就是通过全体参与，改变传统的收集方式，通过支持实际工作，解决档案分类不切实际和不能实时应用的问题。最后图书馆档案实施知识管理是提升图书馆竞争力的要求。档案管理的本意是要促进图书馆工作更有效益，因此到了知识经济时代，思想得到了解放，档案管理走向知识管理，从而提升了档案管理水平和效率，为图书馆提高竞争力夯实基础。

三、图书馆实施档案知识资源管理的条件

只有在充足的基本条件支持和保证下，才可以保证档案知识管理的顺利进行。所以，图书馆在实施档案知识管理建设中要考虑以下几个方面因素：

　　（一）网络基础设施条件

　　一定程度的网络基础设施是实现信息化的基础。比如通过网站，可以向群众提供各种数字信息服务，这些服务可以打破时空限制，实现真正意义上的信息资源共享。而一个网站的建设需要考虑城名申请、网站规划和设计、网站推广、服务器、数据库开发等多个方面。所以网络基础设施条件关系着档案知识管理在网络上能否有效传播。

　　（二）资金条件

　　图书馆档案部门进行档案知识资源管理的经济实力，是档案知识资源管理过程中的物质决定要素。所以，档案知识资源管理作为一项复杂的系统工程，从实现信息知识资源管理到实现网络化管理和运用，每一个环节都要投入大量的资金。总之，资金的充足与否是档案知识管理能否顺利开展的关键因素。

　　（三）人才条件

　　图书馆档案知识资源管理本质上就是一个新知识和新技术开发利用的过程，所以人才问题在档案知识资源管理中至关重要。原因是在建设过程中，需要多领域的高层次专业人才，比如系统分析与设计专家、系统管理与维护专家等，所以，人才问题同样关系着档案知识管理的效率。

四、图书馆档案知识资源管理方案实施

（一）档案知识资源管理组织建设

　　图书馆档案知识管理首先需要一个完整、系统的组织结构，以此来推进与保障知识资源管理的顺利进行。一方面就是设置知识资源管理部，主要负责档案知识资源库管理系统的日常运行和维护，还要设置知识应用规划部，负责跟踪图书馆的业务工作、事务工作的变化，以及知识资源内容建设。另一方面就是构建知识资源管理团队，专业人员团队负责网上对知识资源做收集、整理，聘请业内专家对专业团队的工作进行审查和判断。

　　（二）档案知识资源管理制度建设

　　为了图书馆档案知识管理的系统、组织和过程在法理上固化，同时也为了有效激发图书馆员工的积极性和诱导档案管理人员高效的服务，就必须要在图书馆原有的档案管理制度基础上建立档案知识资源管理制度体系。该体系应包括以下几个方面：档案知识资源安全访问权限制度、档案知识资源收集整理制度以及档案知识资源管理组织制度等。

　　（三）构建档案知识资源管理应用系统

　　该系统包括以下几个部分：（1）应用功能系统，它主要包括档案知识资源库，以及电子档案库到档案知识资源库转换处理系统，它们的主要功能是知识订阅、信息搜索、知识提供、在线考试、知识积累等。（2）资源库委托收集、整理系统。该系统主要包括非定形知识资源库，资源库的历史知识到电子档案库的转换系统以及领导决策工作经验和成果积累的系统等，主要功能是收集档案资源、审查档案信息、规范档案文件和业务考核等。（3）知识资源库管理系统。这个系统设计包括了业务事务协作流程管理系统和它的子系统等，主要功能是将关联的知识进行分类，制定档案模板，对关联知识提供链接等。

　　（四）强化队伍建设

　　档案管理拓展为知识资源管理之后，原来的管理人员转变为知识资源管理者和提供者，他们的工作性质和内容都发生了变化。这就要求档案管理人员要加强学习，不断提升自身素质。同时，随着信息技术日新月异，给档案知识的悼念、整理、加工和利用都带来了根本性的变化，因此，档案工作者需要充分认识到提高自身素质的紧迫性现实。另外，图书馆人才体系现状是图书资料专业人员多，档案专业人员少，其他专业人员也少；深层次管理人员少，普通层次管理人员多；女多男少，因此，在将来的档案管理人才队伍建设上要实现知识结构综合化，年龄层次适当化，性别构成比例均衡化，深层次管理人员比例程度化。

　　图书馆档案是图书馆重要的知识资源，但是现在很多图书馆一直在致力于外部知识（场馆建设、馆藏内容、获取荣誉）来形成图书馆的核心竞争力建设，忽视了档案这个已经拥有的内部的隐形知识，并且由于对档案价值认识不足等原因，导致利用率低和档案管理上问题的出现。所以，在今天数字化迅速普及的时代，将信息化运用到图书馆档案管理建设的同时，更要加强档案管理体制和模式的建立。这样才会调动档案管理的动力，才能发挥档案的真正作用，为图书馆发展提供有力支持。

　　（作者单位：重庆市少年儿童图书馆 400014）