机关离退休人员档案利用浅见_长江丛刊_杂文_网络文摘

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　　宜昌市人民政府办公室

一、建立健全完善的档案管理各项规章制度

机关离退休人员的档案管理工作一方面需要做好保护与管理工作，另一方面更要提高信息服务质量，可以让利用者享受好好的服务。档案管理人员应该充分的认识到档案管理工作的重要性，深知这是一份服务类型的工作，主动的为机关离退休人员提供服务，紧紧围绕服务民生、服务经济、服务社会这一宗旨，创新服务的方式，优化服务的手段，为机关离退休人员提供更优质的服务，把档案管理工作应有的服务最大限度的表现出来，为调整待遇、查询信息、社会化发放、社会化管理服务提供方便，建立离退休人员平台，想方设法的为离退休人员进行优质服务。

　　管理体制的构建无疑对离退休人员档案管理有着重大的意义，一个科学合理的档案管理系统是开展管理工作的基础，机关单位中应当对于机关离退休人员的档案管理工作给予高度的重视，对于档案管理工作应该成立专门的领导工作小组，专门负责管理机关离退休人员的档案，对于档案管理工作进行统筹规划，对于离退休人员的档案管理中出现的各种问题以及困难要及时进行解决和处理，确保档案管理工作中责任清晰、任务明确。在档案管理工作中，要严格按照国家档案局制定的相关的档案管理标准，并且结合机关单位自己的实际情况从而制定出适合机关单位内部离退休人员档案管理的规章制度，进一步规范档案管理工作，使得档案管理工作有条不紊地进行。

　　在《档案接收管理制度》中规定，对于档案的接收、保存以及销毁等处理必须要有齐全的手续，并且每一年的年终都要对离退休人员的档案库存进行一次全面细致的清点以及校对，确保没有遗失或者混淆的档案；对于使用完之后的档案要及时地放回档案库中，并在放回之前进行检查校对；档案管理工作人员不得擅自对离退休人员的档案内容进行修改、涂抹或者伪造，更不容许将档案进行销毁或者用作他途。对于机关离退休人员的档案要加强管理和保护，根据机关单位的实际情况制定合理的并且行之有效的档案保护制度，为了离退休人员的档案的安全，应该建立专门的档案存放库房，做到防火、防盗、防尘、防蛀、防潮以及防高温，以免档案因为保存时间过长而受到损伤。并且要库房中保存的档案进行定期的全面的检查，并将检查的结果做好记录，在检查过程中如果发现档案出现问题应该及时通过相应的有效措施进行处理，避免档案受到更大的损伤。

二、建立现代化的档案目录自己档案检索

伴随着信息技术的不断发展，档案管理工作迎来了新的发展契机，在档案管理工作当中成功的引入现代化的手段，是让其快速发展，满足人们日益提高的需求的重要途径，现代化的机关单位需要在离退休人员档案管理过程中积极的引入先进的现代化管理手段，逐步增强机关离退休人员档案管理的信息化水平，逐步完成现代化的转变。详细来说，目前的机关离退休人员档案管理工作不应该继续沿用古老的手工控制管理模式，应该把计算机技术成功的引入进来，建立计算机管理体制，通过应用计算机技术打造一个严格的、标准的、规范的离退休人员档案数据库，通过图形、文字等形式来把机关单位离退休人员的有关资料数据进行有效的管理、通过计算机来完成存储功能，如此一来能够建立一个高效的档案目录控制模式，能够更好的把离退休人员的档案加以利用。依托于完整的计算机控制体系，然后能够根据档案的不同类型及内容建立系统的电子档案目录，如此一来更方便于机关离退休人员档案管理工作的进行，并且有条不紊，完全符合相关的规范要求，实现协调统一的管理思想。

三、转变传统的档案管理观念，进一步完善档案管理措施

根据目前的发展形势来看，离退休人员档案管理工作越来越重要，机关单位应该一改原本忽视它的态度，深刻的体会到其具有的深远意义，重视离退休人员档案管理工作的开展，加大这方面内容的宣传工作。机关单位的领导需要结合自身单位的发展情况与离退休人员的管理情况来形成一个健全、高效的离退休人员管理体制，并且需要在硬件上做出突破，研究新的档案管理设备，或者成功引进新的技术，以此增强机关离退休人员档案管理的全面效果，在针对机关离退休人员进行管理的时候，应该使用归类管理的中心思想，针对不同类型的档案应用不同的管理方针，提供给机关离退休人员更好的服务。对于社会化管理而言，机关离退休人员档案管理工作是一项基础性工作，利于保障退休人员的晚年生活。