王志军

　　浅议高校干部人事档案管理存在问题及应对措施

　　王志军

　　高等学校干部人事档案是组织人事工作的重要组成部分。近年来，随着高校快速的发展，对干部人事档案管理的要求越来越高，但档案管理中存在些问题制约了档案工作的发展，本文对存在的问题进行分析，提出了解决的建议。

　　干部人事档案 档案管理

　　党的十八大以来，以习近平同志为核心的党中央，为适应执政、改革开放和发展社会主义市场经济的新情况新问题提出了全面从严治党基本方针和根本要求。随后修订了《关于新形势下党内政治生活的若干准则》 和《中国共产党党内监督条例》文件，体现出中央从严治党管党的决心。高等学校干部人事档案是组织人事工作的重要组成部分，是历史地全面地了解干部的重要途径，是公道正派选人用人的重要基础。在从严治党背景下，干部人事档案工作得到了高校领导的高度重视，对做好干部人事档案管理工作既是机遇，同是也是挑战。2014年9月15日，中组部印发了《全国干部人事档案专项审核工作实施方案》，根据中组部文件精神，全国各地集中开展干部人事档案专项审核工作，对干部人事档案中的 “三龄两历”（年龄、工龄、党龄、学历、经历）进行了一次彻底地清查。最终形成一张干部人事档案专审表，由本人在表右上角签字，组织部门盖章认定。司法部原政治部主任卢某光就是通过认真核查干部档案发现的。通过核查干部档案，发现司法部原政治部主任卢某光1990年的入党志愿书中，竟写了学年习邓小平同志1992南巡讲话的体会，经进一步核实，其年龄，党龄，身份，学历，经历竟全部造假。这样的事件如果不被查处，将严重败坏了党和干部队伍在人民群众中的形象，破坏了社会诚信风气。

一、档案的发展历史和内涵

中央组织部、国家档案局颁布的《干部档案工作条例》第二条规定：“干部档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。”

　　人事档案是伴随人事管理活动而产生，自中国第一个奴隶制国家夏王朝建立以来，人事档案便相伴而生。奴隶制社会初期用人制度上，为了政权的稳定，从夏王朝尧舜禹时期的“推举禅让制”逐渐被以宗法血统关系的世袭制所替代，这种建立在血缘关系基础上的世袭制。依据血缘关系的亲疏程度，决定授予大小官职，是人事档案的萌芽。到了封建社会，为了巩固统治阶段的地位，在选拔官员时，十分重视对经历、德，才的考察。从人事档案构成要素来看，属比较完整意义上的最早的人事档案。中华民国时期，将人事档案作为档案中的一个独立的门类，完全集中管理，明确将人事档案与机关文书档案区别开来，单独立卷，开创了专业档案自成门类的先河。建国后，中组部颁布了我国第一部全国性的干部档案工作的法规《干部档案管理工作的暂行规定》，标志着党的干部档案工作走上正规化的轨道。

　　从档案产生和发展历史，就是执政者选人用人的历史。在不同的历史时期，在选人用人上都发挥着重要基础作用，被执政者所重视。

二、存在的问题

近年来，随着社会经济快速的发展，社会对人才的需求越来越多，并且越来越重视，高校做为培养人才的重要摇篮，也到了快速发展。档案做为高校管理工作中的一部分，随着高校的发展得到了快速的发展，但也存在一些问题制约干部人事档案的快速发展，如果解决不好，不但会阻碍进一步做好干部人事档案，也会影响高校的稳步发展。

（一）档案入档材料质量不高

在干部人事档案专项检查中，如发现入档的年度考核表纸张大小不统一；个人打印的考核表格不规范；有些文字资料使用圆珠笔书写；工资异动表上工作单位，出生年月，性别等很多信息填写不全；干部任免表上缺组织任命文件号等。干部人事档案的生产部门没有严格要求，认真把关。此外，许多该归档的材料，有的没归档，不该归档的材料混入了档案内，造成了档案案卷质量低。

（二）档案材料归档不及时

由于档案工作是“对历史负责”、“替将来着想”。对高校部分领导来看说，档案工作与之教学、科研、学生培养这些学校主要工作相比，很难看到工作成效的，也很难引起领导重视。因此存在部分单位负责档案工作人员，许多该归档的材料，由于没有及时归档，后期造成部分材料散失，原件无法找到，影响了档案的完整性、系统性和真实性，给档案保管保护带来严重困难，也致使档案后期利用带来麻烦。

（三）档案管理力量薄弱

在工作中，大部分高校管档人员身兼数职，在湖北省属院校中，例如武汉体育学院，湖北美术学院，武汉音乐学院等学校是采用兼职档案员。兼职档案员工作重心往往不是档案工作，组织人事部门工作任务本来就非常繁重，兼职档案员很难在档案上投入大多的时间，与组织人事部门其它工作相比，也往往是做起来次要，忙起来不要。这样的工作安排虽然便于查找干部档案中相关信息，但同时也了增大兼职干部档案工作者的工作负担，影响干部档案工作质量，造成档案入档材料审核不严格、整理不及时等问题。并且很少高校档案管理工作人员是专业对口的，干部档案管理知识的学习和培训更多的时候还停留在师徒相授、口耳相传的水平，档案管理员缺乏专业化的档案管理理念和技能。

（四）责任大，关爱少

由于档案信息在干部工作中发挥着重要作用，干部档案工作者往往也承担着巨大的责任和压力。而与之相比，干部档案工作者的政治、经济待遇和干部档案工作本身受重视的程度却偏低，管档干部的职业认同感和归属感不高，爱岗敬业精神有所淡化，工作积极性受挫。

三、建议

（一）加强组织领导

档案工作是一项基础性工作，是一项对将来负责的工作，在短期内很难看到成绩的工作，基于这样的工作性质，很难引起领导的关注，往往是说起来重要，做起来次要，忙起来不要。因此，档案工作要想做好，必须得到领导高度重视和各档案产生部门的支持、配合才能顺利完成。要将各项档案检查考评纳入对各单位，各部门目标考评体系，做为评优评先的指标。对长期不整理档案的个别单位进行通报，以此推动全的校档案工作稳步前进。对于丢失档案的行为和对严重违反档案法的个人依照《档案法》和相关法律法规进行从严处理。

（二）加强管理制度建设

高校干部人事档案管理工作经常是突击性完成工作任务，遇到上级部门对档案专项检查，就组织专项组工作人员进行阶段性工作，被动的执行。专项检查完成，档案管理的基础性工作就几乎没有继续推进，这样的突击式工作方式没有连续性，很难保证档案质量，对做好档案工作非常不利。因此必须要加强档案制度建设，制订和健全与档案法律法规相配套的档案管理制度，定期对档案进行收集、归类和整理等工作，并按照档案管理的相关管理文件，严格执行。要将各项档案检查考评纳入对各单位，各部门目标考评体系，做为评优评先的指标，明确档案工作责任制，与部门其它工作一起部署、一起检查、一起考核。档案管理人员应按档案相关规定，严格把关，在入档的过程中，对每一份材料都要仔细鉴别。检查入档表格是否印制规范，入档材料填写是否规范、完整，材料是否经组织审查盖章或本人签字，有无使用纯蓝、圆珠笔、铅笔、红墨水等，若不规范退回重填。只有合格的材料，才能归档。对归档材料进行清点是否完整，使档案收集整理规范化，不拖延、不积压、认真鉴别，及时归档。

（三）加强档案管理队伍建设

干部人事档案管理工作是一项对政治素质，思想道德素质，专业素质等综合素质要求很高的岗位。根据《《干部档案工作条例》每管理1000人档案部门，要配专门的档案管理员，但受高校干部职数的限制，高校往往不设专职的干部档案工作人员，通常指定人事部门工作的同志兼职代管。本来人事部门人员少，工作重，很难分出足够时间对档案管理工作进行学习，研究。因此，目前高校干部人事档案的管理工作也常常是缺乏计划性和规划性，不利于科学管理档案工作，不适应高校快速的发展。在引进干部人事管理人员中，要吸纳政治素质高，思想道德修养好，专业技能强的优秀人员到干部档案工作队伍中来。同时要以人为本，真心实意的关注管档人员的工作生活和个人成长，为他们打造一个良好的发展平台，使干部人事档案工作人员感受到做好档案工作是一项非常有意义的工作，愿意全身心的投入干部人事档案管理工作中。

（四）加强信息化建设，提高工作效率

档案信息化是干部人事档案的发展方向，干部人事档案一般记录在纸张上面，受档案存放的环境影响很大，把纸质的干部档案转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，通过网络化的形式互相连接，利用管理软件进行管理。不仅使查档，阅档工作变得高效、便捷，提高工作效率，同时档案数字化后，对档案存贮空间要求也比较低，减少档案库房对面积的要求。此外，对档案进行数字化后，建立电子档案副本，在档案日常管理借阅中，可仅调阅电子档副本进行查阅，减少档案管理过程中人为接触原始纸质档案的环节，避免档案正本被涂改的可能。

四、结语

高校干部人事档案管理工作是高校管理工作中的一部分，随着高校快速的发展，对档案管理工作要求也越来越高，高校要积极推动档案管理制度规范，加快档案管理队伍的建设，加强档案信息化建设，推动档案管理质量的提高，为高校干部管理工作服务，为高校快速的发展服务。

　　［1］司法部党组成员、政治部主任卢恩光涉嫌严重违纪接受组织调查［EB/OL］.http://www.ccdi.gov.cn/xwtt/201612/t20161216_91240.html，2016-12-13.

　　［2］赵思.浅谈高校干部人事档案管理工作存在问题及对策［J］.杨凌职业技术学院，2015（3）.

　　［3］韩冬云.干部人事档案造假现象探析［J］.兰台世界，2016（18）.

　　武汉体育学院人事处）