浅谈电子档案管理在大学档案管理中的应用
张雪丽
随着信息化技术的普及与发展，信息化的管理技术也渗透到各行各业，电子档案越来越方泛地被应用于社会各个单位的日常管理工作中。在大学的档案管理工作中，电子档案也发挥着重要作用。本文着重就电子档案管理在大学档案管理工作中的具体应用境况和应用策略加以探究。
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虽然档案管理工作即繁琐又严肃，但是因为档案的特殊性与重要性，这项工作在各个社会单位中都受到重视。随着信息化技术在管理工作内的普及化，电子档案的应用也越来越广泛，特别是在高校的档案管理当中发挥着越来越高的效用。
一、大学档案管理工作中在传统档案管理情况下存在的问题
（一）档案管理工作量大
高校的档案管理工作种类繁多，例如：教学计划档案、课程安排档案、教职工人事档案、学生档案等等。每一年这些相关的答案数据都会有一定程度的变动、迁出或录入。一次小的变动其工作量都是很庞大的，如果涉及到例如学生毕业档案的管理工作，具有变化量大、数据变动频繁、需要跨区域传送等等特征，给档案的维护、保存和更新等相关管理工作带来了很大的挑战。（二）档案管理标准化不够
虽然各个高校都具有自己较为完备的档案管理体系，但是在档案管理的操作标准上却都多少存在差异。这主要源于每个学校在档案的管理制度和规范上存在自己独特的标准，这就导致各个学校间的档案管理操作不能一致，如果出现学校间的学生交换学习、教学人才交流等活动，会给档案的管理工作带来很多负面的影响。（三）档案管理信息化提升
目前信息化档案管理工作正在高校中逐步普及，这种新的档案管理形式也给高校的档案管理工作带来了新的挑战。虽然电子化档案具有高效、便捷等优势，但是目前的档案管理电子化还处于初级阶段，档案管理工作依然以纸质档案为主，电子档案只作为检索、备份等辅助工作。而且部分学校的电子档案由于录入或技术原因限制，并不能做到完全取代纸质档案。二、大学档案管理工作中电子档案的使用基本状况
（一）大学档案管理工作中电子档案的优势
首先，高效处理信息数据，有效提升工作效率。在传统的纸质档案管理工作阶段，档案多由人工抄写，在统计、存档等方面对于人力、物力的消耗较大，而且大的工作量容易出现人为的错误。这些问题在采用电子信息档案管理之后，都有事先设计好的公式进行整理和计算，这样档案的正确率、分类、查阅等都变得更加高效，而且电子版的档案储存更为安全可靠。其次，电子档案标准化更明确，调配上更便捷。使用电子档案的过程中，大部分高校都会采用较为成熟的档案管理系统。这样高校间的档案管理标准就多以统一的标准进行归档整理，这样各个高校间的人才与学生档案流动就更加便利。遇到远距离的档案调送问题，电子档案的传递更加便捷安全，提升速度的同时也提升了档案送达的安全与完整度。
最后，档案存档更环保安全。传统的档案管理多为纸质档案，由于档案设计的数据量大、种类繁多需要的档案纸张数量也非常巨大。加之每年基本都有档案的更新和变动，被淘汰掉的旧档案纸造成了更多的纸资源浪费。在这种情况下，使用电子档案，其储存量大、而且储存更加环保、数据的安全度与完整度也更高。
（二）大学档案管理工作中电子档案的缺陷
第一，储存安全性也存在风险。电子档案虽然比传统的纸质档案咋传送或保存上降低了自然伤害和人为的疏漏，但是电子档案系统由于处在信息网络的大环境下，也更容易受到不法分子的攻击。例如：目前全球流行的勒索病毒，就让很多电子档案出现了瘫痪。此外电子档案的格式与标识不具有特殊性，对于真伪性的识别上也带来了更大的安全隐患。第二，数据的更新要求度更高。对于传统的纸质档案而言，必须要留下纸质的存根，及时没有做到数据的及时更新，也可以根据这些存根对档案内容进行完善。而电子档案就必须要进行实时更新，一旦出现延误很可能就造成阶段性、大面积的档案信息缺失。
三、改善大学档案电子化管理的具体应用
为了让电子档案的运用更加完善，让这样高效的档案管理方式在高校档案管理工作中发挥更大的效用，可以通过以下措施进行努力：第一，加强档案加密与网络安全维护。在档案文件上进行档案加密，储存设备做到专机专人专用，定期对设备和软件进行更新升级，并做好设备的网络安全维护等等一系列措施防治档案的丢失被盗。还可以借助防火墙、指纹识别、身份验证等最新的信息技术手段，保证档案在传输过程中的安全和保密，提升电子档案的安全管理系数。
第二，加强管理员素质培养，规范操作流程。学校应该市场对档案管理员进行最新技术与相关安全知识的培训和测试，让管理员始终保持良好的职业道德意识和安全意识。此外也可以进一步规范管理员的操作流程，降低人为的疏漏出现。
第三，时常更新管理系统，延长数据的使用寿命。由于电子信息档案的储存量大，就会造成大量的数据垃圾。因此在档案管理过程中要时常保持系统的更新，对系统中的数据进行整理和筛选，延长数据的使用价值。
［1］赵海燕.浅析高校档案管理中电子档案的优势与局限［J］.科教导刊：电子版，2017（3）.
［2］王甜.浅析高校办公自动化下的电子档案管理［J］.人才资源开发，2017（2）.
青岛农业大学海都学院）
