胡雨青

　　二级学院行政秘书服务意识和能力素质的研究

　　胡雨青

　　在高职院校二级学院中，行政秘书的主要职责是处理办公室的行政事务工作。在实际工作中，行政秘书还需帮助学院领导来解决那些日常琐碎的事情，并管理好各项工作，他们在学院中往往能够展现出重大的效用。然而，部分行政秘书在实际工作过程中依然存在着这样或那样的问题，由于部分行政秘书的服务意识比较薄弱，而且综合素质水平明显偏差，那么必然会妨碍到院校管理工作的进行。针对这种情况，文章将详尽阐述行政秘书的各项工作职责，然后再结合实际情况来探析二级学院行政秘书服务意识以及能力素质提升的有效策略。

　　二级学院 行政秘书 服务意识 能力素质

　　高职院校的二级学院是教学、科研、行政的基层办学单位。[1]学院办公室是开展学院工作的主要部门，二级学院的所有主要行政管理工作均由学院办公室来负责。而行政秘书则是在学院办公室主任的引导下，专门管理学院办公室行政事务工作。在行政事务工作过程中，二级学院行政秘书的重要性是不言而喻的，其实学院与其他院系、部门沟通交流的主要人员，同时还有助于协调学院领导与学院教职工之间的关系，并能够帮助学院领导处理一些日常事务，从此不难看出行政秘书在学院办公室工作中是极为关键的。

一、行政秘书的工作职责

（1）文书工作：在学院日常工作中，行政秘书需要做好二级学院规划、工作规划、有关报告、总结以及相关决议的制定，并将这些文件彻底分发给学院的相关人员。

　　（2）日常行政工作：在进行日常行政工作时，行政秘书务必严格遵守学校管理工作的相关要求。同时要认真仔细做好相关文件的接受与转达工作，安排好各项学院的会议活动，确保学院后勤工作能够保质保量地完成。

　　（3）档案管理工作：由于二级学院的行政工作将会涉及到诸多文件和材料，故二级学院行政秘书必须要对这些材料进行合理分类。对于学院里的诸多档案资料，行政秘书应该根据相关规范来进行管理，并将这些档案放置在适宜的位置，做好档案资料室的监管工作，并做好相关记录。

二、二级院校行政秘书服务意识的强化

二级院校行政秘书往往会承担着多个职务，在这种情况下，行政秘书不仅需要具有一定的灵活应对能力,而且还应该认真细心地对待每一项工作任务，务必将这些任务妥善处理完成。同时行政秘书还需始终秉持着以人为本的管理理念，通过学习来不断强化自身的综合能力，进而促使各项工作更具成效。而要想确保行政秘书的服务意识能够持续提升，那么就应该要达成以下几项要求。

　　（一）服务于领导

　　首先，行政秘书要学会察言观色，只有这样才能够更加迅速的知晓领导人员的实际意图，理清领导的工作思路，相关工作的关联也会更加清晰化。同时，行政秘书还应该根据事情的急缓程度来展开各项工作，并了解清楚与学院有关的各种信息，并对其进行分析整理，然后将整理后的报告交至领导人员，这样他们在制定各种决策时将有据可依。

　　（二）服务于广大师生

　　学院正常运转离不开后勤工作的撑持，行政秘书要与教师之间建立起紧密的联系，这样教学信息将能够更加顺利地转达到各位教师。同时，还可以为教师设立相关档案，帮助教师处理那些难以处理的问题，多与教师进行沟通交流，并及时向相关部门反映具体情况。再者，行政秘书应具备为学生服务的观念，如果学生对某些事情存在着一定的疑问，行政秘书应认真解答。对于生活比较困难的学生，应该多多给予帮助，确保他们能够顺利完成自己的学业。

　　（三）服务于其他部门

　　各部门的协同发展能够促使学院的行政效率不断提高，故行政秘书必须妥善处理好各部门之间的关系，进而完成各项任务。对于院校的来访者，行政秘书在接待过程中应该始终保持着良好的态度，这样有助于进一步改善院校的形象。

三、行政秘书应拥有的能力素质

（一）业务素质良好

　　（1）文字语言表达能力：在学院工作过程中，行政秘书不仅要善于与他人进行沟通交流，而且还需要具有一定的文字功底，这样才能做好院校的管理工作。不仅需要具备良好的文字功底，还需要具有良好的沟通协调能力，二者缺一不可。 文字是表达能力的具体体现，可以将学校的相关决策变成文字形式，变成各部门、师生间的互动活动。[2]而沟通交流水平则能够在一定程度上反映出行政秘书管理工作的成效，行政秘书需要协调好院校领导与师生之间的关联。要确保信息传播至二级学院的全体人员，摒除院内所存在的一些矛盾，从而为教学和科研工作创设出更加优良的工作环境。

　　（2）现代办公能力：伴随着科学技术水平的持续提升，各种信息设备开始运用于学校教学中，故行政秘书首先则需要掌握好现代化办公设备的具体操作步骤，这样才能更好地展开各项工作。再者，还需要学会相关自动化软件的实际使用方法，比如文字表格的处理。

　　（3）信息处理能力：校园网上上传的信息往往与校园生活有着紧密的联系，行政秘书要关注这些消息，对于那些与学院有关的信息内容，要立刻向学院领导人员进行汇报，并运用QQ群、校讯通等一系列手段来传播这些消息。

　　（二）较强个人综合素养

　　在二级学院中，行政秘书非常有必要拥有以下这几个方面的能力：

　　（1）理解与领悟能力：在实际工作中，行政秘书要通过学习来不断提升自己的理解与领悟能力，只有这样才能更快地掌握好领导的本意，然后就能够迅速展开对应的工作。

　　（2）交流协商能力：行政秘书的工作涉及到诸多方面的内容，并且要接触到各种各样的人，比如领导、管理人员、教师以及学生等等。同时，院校可能还会与校外相关企业部门进行合作，这时行政秘书要想做好学院的各项工作，那么就必须能够与各方面人员之间进行协商沟通，并促使领导与师生间能够建立起紧密的关系，这样不仅有助于教学工作的开展，而且可以促使教学效率持续提升，故行政秘书务必注重各项工作的开展。

　　（3）独立工作能力：行政秘书必须具备独当一面的能力。[3]在实际工作过程中，行政秘书不能总是犹豫不决，要能够独自处理各种情况，比如最优方案的挑选等等。行政秘书在遭遇突发状况时，务必要稳定好自身的心态，处理好人际关系，虚心听取各方面的建议。现如今，二级学院行政秘书的职责变得越来越重，在这种情况下，行政秘书非常有必要强化自身的责任意识，并通过学习来促使自身的能力素质达到更高的水准，进而能够为学院的管理工作提供更加优质的服务，促使学校能够实现全方位提升。

　　（三）过硬的心理素质

　　由于行政秘书将会面临着诸多繁杂的事务，故要想做好自身的工作，那么心理素质则必须比较强。

　　（1）始终保持着自信乐观的态度：行政秘书要喜爱自身的职业，并能够迅速融入到现实环境中来，促使自身的潜能被不断挖掘出来。

　　（2）热情主动：热情坦率的工作态度能营造和谐的人际关系，能变被动为主动，变消极为积极。[4]

　　（3）开拓进取：行政秘书在工作过程中必然会遭遇到一些烦心事，需要能够承受得住这些压力，并能够取得一定的进展。

四、结语

高职院校二级学院的行政秘书务必要注重自身的管理职责，强化自身的服务意识更加，确保自身的能力素质符合该项工作的需求。同时，要认真完成各项工作人员，推进学院的建设，促使高职院校二级学院能又快又好地发展下去。

　　[1]柏贺达．新时期下独立学院行政秘书应具备能力探析[J]．中小企业管理与科技(中旬刊), 2014(02):21～23．

　　[2]宋柳萍．浅谈高职院校系部行政秘书应具备的工作意识[J]．中小企业管理与科技(下旬刊),2014(09):69～71．

　　[3]王春瑜,胡雨青,王喜鸿． 浅谈高校二级学院行政秘书的“配角”意识[J]．企业导报,2015(14):51～53

　　[4]张露萍． 文秘行政管理能力培养研究[J]．赤峰学院学报(汉文哲学社会科学版),2015(02):121～122．

　　（作者单位：三亚学院）