杨海平

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　　浅谈档案管理工作

　　杨海平

　　近年来，随着国民经济发展，各种项目建设也出现稳步加快的局面，逐渐形成大量各种项目档案，如何做好这些项目档案的管理工作，是当前档案工作面临的重要问题。

　　项目档案 管理 做法

　　档案管理，亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。档案管理工作，是指科学的原则和方法管理档案。它的基本内容包括：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务。

　　档案管理和资料管理是两个概念，档案是文件在实际使用价值消失后仅有凭证和参考价值，是资料的终端，而资料可以包括档案，同时也可以使正在实际使用的文件。管理的范围不同导致管理的方式方法也就不相同。档案管理可以采用一般的档案管理办法，而资料管理更要求实际和灵活，所以要有一定宽泛性，不必像档案管理的那么严谨。

一、充分认识档案管理的内容、性质及其重要性

档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编著等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益，所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，一部分档案不对外开放，而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。

二、如何做好项目档案管理工作

进行档案管理工作，要遵循集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。集中统一指国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存，并制定统一的法规进行管理。维护完整有两方面的含义：一是从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；一是从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：一是力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；一是保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。本文从一个项目档案管理者的角度，谈一下如何做好项目档案管理工作。

　　（1）加强对档案工作的组织领导。成立档案工作领导小组，建立案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。

　　（2）加强建设项目档案管理制度建设。俗话说“没有规矩，难成方圆”。要想在档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门的力量是根本办不到的。因此，加强和完善有关的制度建设，就成为做好档案管理工作的根本保障。

　　（3）加大档案人才的培养，努力提高档案人员的素质。面对经济和科技的发展，档案人员的素质必须提高，以业务素质提高为重点，对档案专业知识进行学习，对现有的档案人员，可以通过委培、进修、培训，不断拓宽知识面，加强与相关学科的学习，掌握管理项目档案所需要的相关知识和计算机管理档案的技能及一定外语水平.使档案工作者能更好地为重点项目服务。

　　（4）加强档案人员在工作中的监督指导。对正在建设的工程档案加强过程管理，就是档案管理人员在工程建设中，依据前期制定的标准对各参建单位的档案形成、积累、整理归档工作，进行定期监督、检查、指导，针对工作中出现的问题及时处理解决，使档案从形成到整理直到最后完成竣工档案归档工作。应做到档案收集工作与工程建设同步进行，及时做好工程档案的过程管理工作。

　　（5）加快档案管理现代化步伐时代在快速发展。按《档案法》规定，“采用先进技术，实现档案管理的现代化”。计算机技术的出现和普及给档案管理工作带来了深刻的影响，传统的档案保存及管理技术正面临着挑战。各级档案部门联合科技部门积极开展了档案管理现代化的试验工作。

　　档案管理工作落实科学发展观归根到底要解决“两个怎样”为主题的问题：一是档案工作怎样为科学发展服务；二是档案事业自身怎样科学发展。因此，作为见证历史、服务当代、传承未来的高校档案工作，就必须围绕这一学习实践的载体，树立现代档案工作者的新思维、新理念，才能取得档案事业新的跨越式的发展。

　　［1］陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础第三版［D］.北京:中国人民大学出版社.

　　［2］傅荣校著.档案管理现代化［D］.浙江:浙江大学出版社. ［3］冯惠玲主编.电子文件管理教程［D］.北京:中国人民大学出版社.

　　（作者单位：湖北省襄阳市交通物流发展局）